O que são os resumos no Task Manager?
Volta a uma conversa em que cinco pessoas trocaram mensagens durante uma semana e precisa de perceber em um minuto o que ficou decidido. Os resumos no Task Manager são um modo de leitura da conversa em que cada mensagem recebe uma versão abreviada - em vez de percorrer tudo desde o início, consulta os resumos e detém-se onde algo foi realmente decidido.
Não é uma janela separada nem um chat acrescentado ao lado. O Assistente de IA no Task Manager pode organizar mensagens numa tarefa, num chat ou numa conversa do Correio. Pode perguntar separadamente sobre o conteúdo dos anexos, no modo privado de perguntas. No campo de resposta, tem o botão «Organizar» e quatro modos de leitura: Conteúdo original desativa a IA, Melhorar apresenta o mesmo conteúdo de forma mais breve e na primeira pessoa, Resumir reduz cada mensagem a uma ou duas frases, ou até três pontos, e Especialista escreve de forma profissional e acrescenta uma linha «Nota do especialista» - um conselho, um risco ou uma pergunta que valha a pena fazer.
Especialista é o único modo em que o modelo pode acrescentar algo por iniciativa própria, na linha «Nota do especialista». Nos modos Melhorar e Resumir, a IA reformula o que alguém escreveu realmente. A proibição de inventar aplica-se aos três modos de IA. Por baixo de cada mensagem processada, fica a nota «A IA pode cometer erros», porque é mais honesto do que fingir que o resumo é infalível.
Como é apresentada uma conversa resumida?
A IA trabalha em lotes de oito mensagens normais mais recentes. No topo da conversa, aparece um banner com o nome do modo ativo e, por baixo, o botão «Organizar mensagens mais antigas (N)» - clique nele quando quiser recuar mais. As mensagens mais antigas ainda não processadas não são apresentadas no original por baixo dos resumos, a menos que peça o lote seguinte. Para voltar à conversa completa, selecione o modo «Conteúdo original». As mensagens do sistema, as respostas da IA e as suas perguntas privadas ao assistente ficam inalteradas.
O resultado não é guardado em lado nenhum. Só fica disponível durante a sessão - o conteúdo das mensagens pode estar encriptado, pelo que guardar o respetivo resumo em texto simples na base de dados seria um retrocesso em termos de privacidade. Em contrapartida, pode voltar instantaneamente a um modo já calculado: pode alternar entre Resumir e Especialista sem esperar novamente, se ambos os modos já tiverem sido calculados nesta sessão.
Se preferir perguntar sobre a conversa em vez de a ler, há um segundo botão no campo de resposta - Assistente de IA. O editor fica roxo e a barra acima indica claramente que só você verá a pergunta, que não será enviada aos participantes. A resposta aparece na conversa com a etiqueta SÓ PARA SI. Também pode pedir um ficheiro: «prepare um documento Word com o resumo desta conversa» - a IA escreve o conteúdo, a aplicação cria o documento e acrescenta o botão «Transferir».
O que ganha?
Regressa de duas semanas de férias sem ter de reservar uma hora para se pôr a par. Em vez de ler oitenta mensagens pela ordem em que foram escritas, consulta os resumos por blocos e detém-se nas três que realmente lhe dizem respeito. As restantes eram decisões entre outras duas pessoas, e fica a saber isso em cinco segundos, não em cinco minutos.
Uma pessoa nova no projeto deixa de fazer perguntas cuja resposta já tinha sido dada há um mês. Não precisa de pedir a alguém que «lhe resuma o que se passa» - algo que normalmente ocupava quinze minutos a outra pessoa e, mesmo assim, acabava por deixar de fora metade do contexto. Lê a mesma conversa, só que de forma mais breve.
Não precisa de procurar por si próprio, numa conversa longa, os pontos sobre os quais vale a pena fazer perguntas. Recebe um ponto de partida para verificar um possível risco ou fazer uma pergunta adicional, em vez de terminar a leitura com a sensação de que algo lhe escapou.
Quando é útil
Está a tratar de uma reclamação com um cliente. A conversa prolonga-se há três semanas: decisões, alterações de prazo e dois anexos com atas, mencionados nas mensagens. O seu chefe pergunta numa reunião em que ponto estão. Ativa o modo Resumir e consulta os resumos em blocos de oito mensagens. Nos blocos seguintes, encontra as mensagens sobre o adiamento do prazo e a última decisão, que aguarda a vossa resposta.
Depois, muda para Especialista, porque quer saber o que lhe escapou. A linha «Nota do especialista» pode indicar um risco, dar um conselho ou sugerir uma pergunta que valha a pena fazer. Falta o último passo: ativa o modo privado de perguntas e pede um documento Word com o resumo da conversa, para ter algo para apresentar. Nenhum dos participantes vê que fez esse pedido.
Perguntas mais frequentes
O resumo inclui o conteúdo dos anexos?
Não. O modo «Organizar» processa as mensagens da conversa, não o conteúdo dos anexos. Pode perguntar sobre os anexos separadamente, no modo privado «Assistente de IA», que consegue consultar o conteúdo da conversa e os anexos. Lê ficheiros TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX e PDF. Os documentos PDF digitalizados sem camada de texto não serão lidos, porque o programa não tem OCR.
Posso alterar a extensão do resumo?
A extensão depende do modo selecionado. «Resumir» apresenta uma ou duas frases por mensagem, ou até três pontos; «Melhorar» apresenta o mesmo conteúdo de forma mais breve e na primeira pessoa. Pode mudar de modo no menu junto ao botão «Organizar».
O resumo fica guardado na conversa?
Não. O resultado só está disponível durante a sessão e não é guardado na base de dados. Se precisar de um resumo separado para transferir, peça ao assistente, no modo privado de perguntas, um ficheiro Word, PDF ou HTML com o resumo da conversa. Esse ficheiro não é o resultado guardado do modo «Organizar».
Para onde vai o conteúdo do tópico?
Ao fornecedor de IA selecionado pelo administrador em Definições → IA - OpenAI, Gemini, Claude ou Grok. O administrador configura aí a chave API do fornecedor. O botão de IA só é visível quando o administrador configurou a IA e tem autorização para a utilizar em tarefas ou conversas.