Cosa sono i riepiloghi in Task Manager?
Torni a una discussione a cui cinque persone hanno risposto nell'arco di una settimana e devi capire in un minuto cosa è emerso. I riepiloghi in Task Manager sono una modalità di lettura della discussione in cui ogni messaggio ha una versione abbreviata: invece di scorrere tutto dall'inizio, leggi i riepiloghi e ti fermi dove è stata presa una decisione concreta.
Non è una finestra separata né una chat aggiunta a lato. L'Assistente AI in Task Manager può riordinare i messaggi in un'Attività, una chat o una discussione nella Posta. Puoi chiedere informazioni sugli allegati separatamente, nella modalità privata per le domande. Nel campo di risposta trovi il pulsante «Riordina» e quattro modalità di lettura: Contenuto originale disattiva l'AI, Rifinisci presenta lo stesso contenuto in modo più breve e in prima persona, Riassumi riduce ogni messaggio a una o due frasi oppure a tre punti, mentre Esperto scrive in modo professionale e aggiunge una riga «Nota dell'esperto» - un consiglio, un rischio o una domanda utile da approfondire.
Esperto è l'unica modalità in cui il modello può aggiungere qualcosa di suo nella riga «Nota dell'esperto». Nelle modalità Rifinisci e Riassumi, l'AI rielabora ciò che qualcuno ha effettivamente scritto. Il divieto di inventare vale per tutte e tre le modalità AI. Sotto ogni messaggio elaborato compare la nota «L'AI può commettere errori», perché è più onesto che fingere che il riepilogo sia infallibile.
Come appare una discussione riassunta?
L'AI lavora in blocchi di otto messaggi ordinari più recenti. In cima alla discussione appare un banner con il nome della modalità attiva e, sotto, il pulsante «Riordina i messaggi meno recenti (N)» - fai clic quando vuoi andare più indietro. I messaggi meno recenti non elaborati non vengono mostrati nella versione originale sotto i riepiloghi finché non richiedi un altro blocco. Per tornare alla discussione completa, seleziona la modalità «Contenuto originale». I messaggi di sistema, le risposte dell'AI e le tue domande private all'assistente restano inalterati.
Il risultato non viene salvato da nessuna parte. È valido solo per la durata della sessione: il contenuto dei messaggi può essere crittografato, quindi conservarne il riepilogo in chiaro nel database sarebbe un passo indietro per la privacy. In compenso, tornare a una modalità già elaborata è immediato: puoi passare da Riassumi a Esperto senza aspettare di nuovo, se entrambe le modalità sono già state elaborate nella sessione.
Se invece di leggere la discussione preferisci farle una domanda, nel campo di risposta trovi un secondo pulsante - Assistente AI. L'editor diventa viola e una barra sopra lo indica chiaramente: la domanda la vedrai solo tu, non verrà inviata ai partecipanti. La risposta compare nella discussione con l'etichetta SOLO PER TE. Puoi anche chiedere un file: «prepara un documento Word con il riepilogo di questa discussione» - l'AI scrive il contenuto, l'applicazione crea il documento e aggiunge il pulsante «Scarica».
Cosa ci guadagni?
Torni da due settimane di ferie e non devi riservare un'ora per recuperare tutto. Invece di leggere ottanta messaggi nell'ordine in cui sono stati scritti, consulti i riepiloghi a blocchi e ti fermi sui tre che ti riguardano davvero. Gli altri erano decisioni prese tra altre due persone, e lo capisci in cinque secondi invece che in cinque minuti.
La nuova persona nel progetto smette di fare domande a cui era già stata data risposta un mese prima. Non chiedi a qualcuno di «spiegarle di cosa si tratta» - una richiesta che di solito costava un quarto d'ora del tempo di qualcuno e finiva comunque per tralasciare metà del contesto. Legge la stessa discussione, solo in forma più breve.
Non devi cercare da solo nella lunga conversazione i punti su cui vale la pena approfondire. Hai un punto di partenza per verificare un possibile rischio o porre un'altra domanda, invece di finire la lettura con la sensazione che ti sia sfuggito qualcosa.
Quando è utile
Stai gestendo un reclamo con un cliente. La discussione va avanti da tre settimane: decisioni, cambi di data e due allegati con il verbale, menzionati nei messaggi. Durante una riunione, il capo ti chiede a che punto siete. Attivi la modalità Riassumi e consulti i riepiloghi in blocchi di otto messaggi. Nei blocchi successivi trovi i messaggi sul rinvio della scadenza e sull'ultima decisione, in attesa di una vostra risposta.
Poi passi a Esperto, perché vuoi sapere cosa potrebbe esserti sfuggito. La riga «Nota dell'esperto» può segnalare un rischio, dare un consiglio o suggerire una domanda da approfondire. Resta un ultimo passaggio: attivi la modalità privata per le domande e chiedi un documento Word con il riepilogo della discussione, così hai qualcosa da mettere sul tavolo. Nessuno dei partecipanti vede che l'hai chiesto.
Domande frequenti
Il riepilogo include il contenuto degli allegati?
No. La modalità «Riordina» elabora i messaggi della discussione, non il contenuto degli allegati. Puoi chiedere informazioni sugli allegati separatamente nella modalità privata «Assistente AI», che può vedere il contenuto della discussione e gli allegati. Legge TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX e PDF. I PDF scansionati senza livello di testo non vengono letti, perché il programma non dispone di OCR.
Posso modificare la lunghezza del riepilogo?
La lunghezza dipende dalla modalità selezionata. «Riassumi» restituisce una o due frasi per messaggio oppure fino a tre punti, mentre «Rifinisci» presenta lo stesso contenuto in modo più breve e in prima persona. Puoi cambiare modalità dal menu accanto al pulsante «Riordina».
Il riepilogo viene salvato nella discussione?
No. Il risultato è valido solo per la durata della sessione e non viene salvato nel database. Se ti serve un riepilogo separato da scaricare, chiedi all'assistente, nella modalità privata, un file Word, PDF o HTML con il riepilogo della discussione. Non si tratta del salvataggio del risultato della modalità «Riordina».
Dove finisce il contenuto della discussione?
Al provider AI scelto dall'amministratore in Impostazioni → AI - OpenAI, Gemini, Claude o Grok. L'amministratore configura lì la chiave API del provider. Il pulsante AI è visibile solo se l'amministratore ha configurato l'AI e hai l'autorizzazione a usarla nelle Attività o nelle Chat.