Mitä ovat yhteenvedot Task Managerissa?
Palaat viestiketjuun, jossa viisi ihmistä on vastannut viikon ajan, ja sinun on minuutissa saatava selville, mihin päädyttiin. Task Managerin yhteenvedot ovat viestiketjun lukutila, jossa jokaisesta viestistä näytetään lyhennetty versio. Sen sijaan, että vierittäisit ketjun alusta asti, voit käydä tiivistelmät läpi ja pysähtyä kohtiin, joissa jotakin todella sovittiin.
Kyse ei ole erillisestä ikkunasta tai viereen liimatusta keskustelusta. Task Managerin AI-avustaja voi jäsentää tehtävän, keskustelun tai Sähköpostin viestiketjun viestejä. Voit kysyä liitteiden sisällöstä erikseen yksityisessä kyselytilassa. Vastauskentässä on ”Jäsennä”-painike ja neljä lukutilaa: Alkuperäinen sisältö poistaa AI:n käytöstä, Muotoile esittää saman sisällön lyhyemmin ja minä-muodossa, Tiivistä lyhentää jokaisen viestin yhteen tai kahteen lauseeseen tai enintään kolmeen kohtaan, ja Asiantuntija kirjoittaa asiantuntevasti ja lisää yhden rivin ”Asiantuntijan huomio” - neuvon, riskin tai kysymyksen, jota kannattaa selvittää.
Asiantuntija on ainoa tila, jossa malli voi lisätä omia huomioitaan ”Asiantuntijan huomio” -riville. Muotoile- ja Tiivistä-tiloissa AI käsittelee vain sitä, mitä joku todella kirjoitti. Kaikissa kolmessa AI-tilassa on kiellettyä keksiä asioita. Jokaisen käsitellyn viestin alla on huomautus ”AI voi tehdä virheitä”, sillä se on rehellisempää kuin antaa ymmärtää, että tiivistelmä olisi erehtymätön.
Miltä tiivistetty viestiketju näyttää?
AI käsittelee kerrallaan kahdeksan uusinta tavallista viestiä. Viestiketjun yläosaan ilmestyy aktiivisen tilan nimi sisältävä banneri ja sen alle painike ”Jäsennä vanhempia viestejä (N)” - napsauta sitä, kun haluat siirtyä taaksepäin. Käsittelemättömiä vanhempia viestejä ei näytetä tiivistelmien alla alkuperäisessä muodossaan, ennen kuin pyydät seuraavan erän. Voit palata koko viestiketjuun ”Alkuperäinen sisältö” -tilassa. Järjestelmäviestit, AI-vastaukset ja yksityiset kysymyksesi AI-avustajalle jätetään ennalleen.
Tulosta ei tallenneta mihinkään. Se on käytettävissä vain istunnon ajan - viestien sisältö voi olla salattu, joten sen tiivistelmän tallentaminen tietokantaan selväkielisenä heikentäisi tietosuojaa. Jo lasketun tilan käyttöön palaaminen on silti välitöntä: voit vaihtaa Tiivistä- ja Asiantuntija-tilan välillä odottamatta uudelleen, jos molemmat tilat on jo laskettu tässä istunnossa.
Jos haluat kysyä viestiketjusta lukemisen sijaan, vastauskentässä on toinen painike - AI-avustaja. Muokkausalue muuttuu violetiksi, ja sen yläpuolella oleva palkki kertoo selvästi: vain sinä näet kysymyksen, eikä sitä lähetetä osallistujille. Vastaus näkyy viestiketjussa tunnisteella VAIN SINULLE. Voit myös pyytää tiedostoa: ”tee Word-tiedosto tämän viestiketjun yhteenvedosta” - AI kirjoittaa sisällön, sovellus luo asiakirjan ja lisää ”Lataa”-painikkeen.
Mitä hyödyt?
Palaat kahden viikon lomalta, eikä sinun tarvitse varata tuntia asioiden kertaamiseen. Sen sijaan, että lukisit kahdeksankymmentä viestiä niiden kirjoitusjärjestyksessä, käyt läpi tiivistelmät erissä ja pysähdyt niiden kolmen viestin kohdalle, jotka todella koskevat sinua. Loput olivat kahden muun henkilön välisiä sopimuksia, ja tiedät sen viidessä sekunnissa - et viidessä minuutissa.
Uusi projektin jäsen lakkaa esittämästä kysymyksiä, joihin vastattiin jo kuukausi sitten. Sinun ei tarvitse pyytää ketään ”tiivistämään, mistä on kyse” - siihen kului yleensä varttitunti jonkun aikaa, ja silti puolet kontekstista jäi pois. Hän lukee samaa viestiketjua, mutta lyhyemmässä muodossa.
Sinun ei tarvitse itse etsiä pitkästä keskustelusta kohtia, joista kannattaisi kysyä lisää. Saat lähtökohdan mahdollisen riskin tarkistamiseen tai lisäkysymyksen esittämiseen, etkä joudu lukemisen jälkeen miettimään, jäikö jotakin huomaamatta.
Milloin tästä on hyötyä
Hoidat asiakkaan reklamaatiota. Viestiketju on jatkunut kolme viikkoa: siinä on sovittuja asioita, aikataulumuutoksia ja kaksi pöytäkirjaliitettä, joihin viesteissä viitataan. Esihenkilö kysyy palaverissa, missä mennään. Otat käyttöön Tiivistä-tilan ja käyt tiivistelmät läpi kahdeksan viestin erissä. Seuraavista eristä löydät viestit aikataulun siirtämisestä ja viimeisimmästä sovitusta asiasta, johon odotetaan teidän vastaustanne.
Vaihdat sitten Asiantuntija-tilaan, koska haluat tietää, mitä et huomannut. ”Asiantuntijan huomio” -rivi voi nostaa esiin riskin, antaa neuvon tai ehdottaa lisäkysymystä. Jäljellä on vielä viimeinen vaihe: otat yksityisen kyselytilan käyttöön ja pyydät Word-tiedoston viestiketjun yhteenvedosta, jotta sinulla on jotain pöydälle laitettavaa. Kukaan osallistujista ei näe, että pyysit sitä.
Usein kysytyt kysymykset
Sisältääkö yhteenveto liitteiden sisällön?
Ei. ”Jäsennä”-tila käsittelee viestiketjun viestejä, ei liitteiden sisältöä. Voit kysyä liitteistä erikseen yksityisessä ”AI-avustaja”-tilassa, jossa AI-avustaja näkee viestiketjun sisällön ja liitteet. Se lukee TXT-, CSV-, MD-, JSON-, XML-, HTML-, DOCX-, XLSX- ja PDF-tiedostoja. PDF-skannauksia, joissa ei ole tekstikerrosta, ei lueta, koska ohjelmassa ei ole OCR-toimintoa.
Voinko muuttaa yhteenvedon pituutta?
Pituus määräytyy valitun tilan mukaan. ”Tiivistä” antaa viestistä yhdestä kahteen lausetta tai enintään kolme kohtaa, ”Muotoile” esittää saman sisällön lyhyemmin ja minä-muodossa. Voit vaihtaa tilaa ”Jäsennä”-painikkeen valikosta.
Tallentuuko yhteenveto viestiketjuun?
Ei. Tulos on käytettävissä vain istunnon ajan, eikä sitä tallenneta tietokantaan. Jos tarvitset erillisen yhteenvedon ladattavaksi, pyydä AI-avustajaa yksityisessä kyselytilassa tekemään viestiketjusta yhteenveto Word-, PDF- tai HTML-tiedostona. Tämä ei tallenna ”Jäsennä”-tilan tulosta.
Minne viestiketjun sisältö päätyy?
Asetuksissa ylläpitäjän valitsemalle AI-palveluntarjoajalle - OpenAI, Gemini, Claude tai Grok. Ylläpitäjä määrittää palveluntarjoajan API-avaimen siellä. AI-painike näkyy vain, jos ylläpitäjä on määrittänyt AI:n ja sinulla on oikeus käyttää sitä tehtävissä tai keskusteluissa.