Que sont les résumés dans Task Manager ?
Vous revenez à un fil de discussion dans lequel cinq personnes ont échangé pendant une semaine et vous devez comprendre en une minute où en sont les choses. Les résumés dans Task Manager proposent un mode de lecture du fil où chaque message est condensé. Au lieu de tout faire défiler depuis le début, vous parcourez les résumés et vous arrêtez là où une décision a réellement été prise.
Ce n’est ni une fenêtre séparée ni une discussion ajoutée à côté. L’Assistant IA de Task Manager peut structurer les messages d’une tâche, d’une discussion ou d’un fil dans la Messagerie. Vous pouvez poser une question sur le contenu des pièces jointes séparément, en mode privé. Le champ de réponse comporte le bouton « Structurer » et quatre modes de lecture : Contenu original désactive l’IA, Améliorer restitue le même contenu de façon plus concise et à la première personne, Résumer condense chaque message en une ou deux phrases, ou en trois points maximum, et Expert adopte un ton professionnel et ajoute une ligne « Conseil de l’expert » - un conseil, un risque ou une question à approfondir.
Expert est le seul mode dans lequel le modèle peut ajouter quelque chose de lui-même dans la ligne « Conseil de l’expert ». En modes Améliorer et Résumer, l’IA reformule ce qui a réellement été écrit. L’interdiction d’inventer s’applique aux trois modes IA. Sous chaque message traité figure la mention « L’IA peut commettre des erreurs », car il est plus honnête de le préciser que de présenter le résumé comme une vérité absolue.
À quoi ressemble un fil de discussion résumé ?
L’IA traite les messages ordinaires par lots de huit, en commençant par les plus récents. Une bannière indiquant le mode actif apparaît en haut du fil, suivie du bouton « Structurer les messages plus anciens (N) » - cliquez dessus pour remonter plus loin. Les anciens messages non traités ne s’affichent pas dans leur version originale sous les résumés tant que vous n’avez pas demandé le lot suivant. Pour revenir au fil complet, choisissez le mode « Contenu original ». Les messages système, les réponses de l’IA et vos questions privées à l’Assistant restent inchangés.
Le résultat n’est enregistré nulle part. Il est valable uniquement pendant la session - le contenu des messages étant parfois chiffré, conserver leur résumé en clair dans la base de données serait un recul en matière de confidentialité. En contrepartie, vous pouvez revenir instantanément à un mode déjà calculé : passez de Résumer à Expert sans attendre à nouveau, si les deux modes ont déjà été calculés pendant cette session.
Si vous préférez poser une question sur le fil plutôt que le lire, un deuxième bouton est disponible dans le champ de réponse - Assistant IA. L’éditeur devient violet et une barre au-dessus précise que vous serez le seul à voir votre question : elle ne sera pas envoyée aux participants. La réponse apparaît dans le fil avec le badge UNIQUEMENT POUR VOUS. Vous pouvez aussi demander un fichier : « prépare un document Word avec le résumé de ce fil » - l’IA rédige le contenu, l’application crée le document et ajoute le bouton « Télécharger ».
Qu'y gagnez-vous ?
Vous rentrez de deux semaines de congé sans avoir à réserver une heure pour rattraper votre retard. Au lieu de lire quatre-vingts messages dans l’ordre où ils ont été écrits, vous consultez les résumés par lots et vous arrêtez aux trois messages qui vous concernent vraiment. Les autres correspondaient à des échanges entre deux autres personnes, et vous le savez en cinq secondes plutôt qu’en cinq minutes.
Une nouvelle personne dans le projet cesse de poser des questions dont la réponse a été donnée un mois plus tôt. Vous n’avez pas à demander à quelqu’un de « lui résumer la situation » - ce qui prenait généralement un quart d’heure à une personne et faisait quand même passer à la trappe la moitié du contexte. Elle lit le même fil, simplement sous une forme plus courte.
Vous n’avez pas à chercher vous-même dans une longue conversation les points qui méritent d’être approfondis. Vous disposez d’un point de départ pour vérifier un risque éventuel ou poser une question supplémentaire, au lieu de terminer votre lecture avec le sentiment d’être passé à côté de quelque chose.
Quand est-ce utile ?
Vous gérez une réclamation client. Le fil dure depuis trois semaines : décisions, changements de date et deux pièces jointes contenant des procès-verbaux mentionnés dans les messages. Votre responsable vous demande où vous en êtes pendant une réunion. Vous activez le mode Résumer et parcourez les résumés par lots de huit messages. Dans les lots suivants, vous trouvez les messages sur le report de la date et la dernière décision, qui attend encore votre réponse.
Vous passez ensuite en mode Expert, car vous voulez savoir ce que vous avez pu manquer. La ligne « Conseil de l’expert » peut signaler un risque, donner un conseil ou suggérer une question à approfondir. Il ne reste qu’une dernière étape : vous activez le mode privé et demandez un document Word avec le résumé du fil, pour avoir un document à poser sur la table. Aucun participant ne voit que vous l’avez demandé.
Questions fréquentes
Le résumé inclut-il le contenu des pièces jointes ?
Non. Le mode « Structurer » traite les messages du fil de discussion, et non le contenu des pièces jointes. Vous pouvez poser une question sur les pièces jointes séparément, en mode privé « Assistant IA », qui a accès au contenu du fil et aux pièces jointes. Il lit les fichiers TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX et PDF. Les PDF scannés sans couche de texte ne seront pas lus, car le programme ne dispose pas de reconnaissance optique de caractères (OCR).
Puis-je modifier la longueur du résumé ?
La longueur dépend du mode choisi. « Résumer » produit une ou deux phrases par message, ou jusqu’à trois points. « Améliorer » restitue le même contenu de façon plus concise et à la première personne. Vous pouvez changer de mode dans le menu à côté du bouton « Structurer ».
Le résumé est-il enregistré dans le fil de discussion ?
Non. Le résultat est valable uniquement pendant la session et n’est pas enregistré dans la base de données. Si vous avez besoin d’un résumé distinct à télécharger, demandez à l’Assistant en mode privé de créer un fichier Word, PDF ou HTML contenant le résumé du fil. Il ne s’agit pas de l’enregistrement du résultat du mode « Structurer ».
Où va le contenu du fil de discussion ?
Au fournisseur d’IA choisi par l’administrateur dans Paramètres → IA - OpenAI, Gemini, Claude ou Grok. L’administrateur y configure la clé API du fournisseur. Le bouton IA est visible uniquement si l’administrateur a configuré l’IA et si vous avez l’autorisation de l’utiliser dans les tâches ou les discussions.