Co je AI agent v Task Manageru?
AI agent v aplikaci Task Manager přebírá úkoly rozložené v čase: „pošli e-mailem shrnutí, a pokud klient do pátku neodpoví, napiš mi o tom do vlákna“. Nedává vám jen odpovědi ke čtení. Sestavuje kroky, které se mají provést okamžitě, v určeném termínu nebo po splnění podmínky; včasné provedení naplánovaných kroků vyžaduje CRON.
Rozdíl oproti AI asistentovi je jednoduchý. Asistent pracuje tady a teď: položíte otázku a dostanete odpověď nebo provedenou akci. Agent vyřizuje úkoly, ve kterých se objevuje „později“, „pokud“ nebo „ohlídej“. Plán může mít maximálně deset kroků a platnost mu vyprší po třiceti dnech.
Agent se před spuštěním neptá na souhlas. Plán je aktivní hned po vytvoření a kroky, jejichž termín už uplynul, se provedou okamžitě. E-maily se odesílají přes vaše osobní SMTP, takže příjemce vidí vaši adresu. Úkol můžete později zrušit pouze v režimu „AI asistent“ ve vlákně úkolu nebo chatu: začněte zprávu textem „zrušit plán 13“ nebo „zrušit vše“. V okně AI asistenta plán nezrušíte. Zrušit můžete pouze vlastní aktivní plány.
Jak úkol vypadá zevnitř?
Task Manager nejprve vyhodnotí, zda je vaše věta úkolem. Otázka „kolik mám úkolů po termínu?“ přejde k AI asistentovi. Věta s časem, podmínkou nebo e-mailovou adresou přejde k Agentovi. Ten sestaví plán: krátké shrnutí a seznam kroků s časy v časovém pásmu Evropa/Praha a případnými podmínkami.
Existuje šest druhů kroků. Provádění kroků závislých na termínu - nejen odesílání e-mailů - vyžaduje CRON. Bez něj se tyto kroky spustí se zpožděním a pouze tehdy, když někdo aplikaci používá. Agent může vaším jménem napsat zprávu do vlákna, odeslat e-mail, upozornit konkrétní osobu nebo zkontrolovat historii konverzace. Může také počkat na něčí odpověď nebo na klíčové slovo ve vlákně. V posledním případě se krok spustí až poté, co uvedená osoba napíše zprávu obsahující dohodnuté slovo.
Při vytváření plánu může agent jako účastníka kroku uvést pouze osobu ze seznamu účastníků. Při odesílání zprávy kontroluje, zda k ní mají její adresáti přístup. Zprávy ve výchozím nastavení přebírají soukromí vašeho zadání: pokud zadáte úkol soukromě, odpověď agenta vidíte pouze vy. Výslovně označená veřejná zpráva se zobrazí ve vlákně všem. U takové veřejné zprávy agent odešle e-mailové upozornění zmíněným osobám podle jejich nastavení oznámení.
Co získáte?
Nemusíte si pamatovat termín odpovědi od dodavatele, potvrzení schůzky ani rozhodnutí klienta. Zadáte, co se má stát a kdy. Pokud neodpoví, dostanete o tom zprávu, aniž byste to museli neustále kontrolovat.
Nemusíte se ani večer vracet ke zprávě, která má odejít zítra ráno. Zadáte její odeslání předem a nemusíte na ni myslet. Je dobré vědět, na čem závisí včasné provedení: bez nakonfigurovaného cronu se kroky provedou, až když je v aplikaci kdokoli z týmu. Když nikdo nepracuje, čekají. S cronem se spouštějí bez ohledu na to, zda je někdo přihlášený.
U zkušebně zadávaných úkolů je ale potřeba opatrnost. Plán se spustí bez potvrzení, takže takové zadání bude fungovat stejně jako promyšlený pokyn. Berte ho jako úkol zadaný někomu z týmu, ne jako náčrt nápadu.
Jak to vypadá u někoho, kdo to používá
Odešlete nabídku a chcete mít jistotu, že na ni nikdo nezapomene. Zadáte agentovi, aby odeslal e-mail se shrnutím. Požádáte ho také o další dva kroky: ozvat se ve vlákně ve čtvrtek ráno a samostatný krok, který se spustí, když odpovědná osoba napíše do vlákna „souhlasíme“. Pokud už nastal čas odeslání, e-mail odejde v rámci stejného požadavku z vaší adresy. Ostatní kroky čekají na termín nebo splnění podmínky.
V úterý účastník vlákna uvedený v plánu napíše po rozhovoru s klientem „souhlasíme“. Krok čekající na klíčové slovo se spustí, protože zprávu napsala určená osoba a použila dohodnuté slovo. Do vlákna dostanete zprávu.
Ve čtvrtek ráno se spustí krok závislý na termínu a téma se znovu dostane do popředí bez ohledu na to, co se dělo předtím. A kdybyste ve středu usoudili, že už věc není aktuální, napsali byste do vlákna „zrušit plán 13“.
Nejčastější dotazy
Čím se AI agent liší od AI asistenta?
Asistent odpovídá a jedná okamžitě, během konverzace. AI agent vykonává úkoly rozložené v čase nebo závislé na určité podmínce. Plán může mít maximálně deset kroků.
Zeptá se mě agent před provedením plánu na souhlas?
Ne. Plán se spustí po vytvoření a kroky, jejichž termín už nastal, se provedou okamžitě, včetně odeslání e-mailu. Potvrzovací okno „Ano, provést“ se týká akcí AI asistenta prováděných ihned, nikoli Agenta.
Jak zruším úkol, který už byl spuštěn?
Ve vlákně úkolu nebo chatu v režimu AI asistenta napište „zrušit plán“ s číslem plánu, nebo „zrušit vše“. Zrušit můžete jen vlastní, stále aktivní plán. V samostatném okně AI asistenta se plány neruší - tam vedete běžnou konverzaci.
Z jaké adresy agent odesílá e-maily?
Agent používá výhradně váš osobní SMTP server nakonfigurovaný v Nastavení → Profil.
Jak dlouho úkol platí?
Úkol vyprší třicet dní po uložení plánu.