O que é o Agente de IA no Task Manager?
O Agente de IA no Task Manager trata de pedidos que se prolongam no tempo: «envia um resumo por e-mail e, se o cliente não responder até sexta-feira, avisa-me no tópico». Não se limita a dar-lhe uma resposta para ler. Organiza passos a executar imediatamente, numa data definida ou quando uma condição for cumprida; a execução pontual dos passos agendados requer um CRON.
A diferença em relação ao Assistente é simples. O Assistente atua no momento: faz uma pergunta e recebe uma resposta ou uma ação executada. O Agente trata de pedidos que incluem «mais tarde», «se» ou «fica atento». Um plano pode ter até dez passos e expira após trinta dias.
O Agente não pede autorização antes de começar. O plano fica ativo assim que é criado, e os passos cujo prazo já venceu são executados de imediato. Os e-mails são enviados através do seu SMTP pessoal, pelo que o destinatário vê o seu endereço. Mais tarde, só pode cancelar o pedido no modo «Assistente de IA», no tópico de uma tarefa ou de um chat: comece a mensagem por «anular plano 13» ou «anular tudo». Não é possível cancelar um plano na janela do Assistente de IA. Só pode cancelar os seus próprios planos ativos.
Como funciona uma tarefa por dentro?
O Task Manager começa por determinar se a sua frase é um pedido. A pergunta «quantas tarefas tenho atrasadas?» é encaminhada para o Assistente. Uma frase que inclua uma data, uma condição ou um endereço de e-mail é encaminhada para o Agente. Este organiza um plano: um breve resumo e uma lista de passos com horas no fuso horário Europa/Warsaw e eventuais condições.
Há seis tipos de passos. A execução dos passos dependentes de um prazo - não apenas o envio de e-mails - requer um CRON. Sem ele, estes passos são executados com atraso e apenas quando alguém está a utilizar a aplicação. O Agente pode escrever uma mensagem na conversa em seu nome, enviar um e-mail, notificar uma pessoa específica ou verificar o histórico da conversa. Também pode aguardar uma resposta de alguém ou uma palavra-chave na conversa. Neste último caso, o passo só é iniciado quando a pessoa indicada escrever uma mensagem que contenha a palavra acordada.
Ao criar o plano, o Agente só pode indicar como participante de um passo uma pessoa que conste da lista de participantes. Antes de enviar mensagens, verifica se os destinatários têm acesso. Por predefinição, as mensagens herdam a privacidade da sua instrução: se fizer um pedido privado, só você verá a resposta do Agente. Uma mensagem explicitamente assinalada como pública é publicada na conversa para todos. Nesse caso, o Agente envia uma notificação por e-mail às pessoas mencionadas, de acordo com as respetivas definições de notificação.
O que ganha?
Não precisa de se lembrar do prazo para receber uma resposta de um subcontratado, da confirmação de uma reunião ou da decisão de um cliente. Indique o que deve acontecer e quando. Se não houver resposta, será informado sem ter de estar sempre a verificar.
Também não precisa de voltar à noite a uma mensagem que tem de ser enviada na manhã seguinte. Programe o envio com antecedência e não precisa de se lembrar disso. Convém saber de que depende a pontualidade: sem um cron configurado, os passos são executados quando alguém da equipa está na aplicação. Se ninguém estiver a trabalhar, ficam à espera. Com um cron, são executados independentemente de alguém ter sessão iniciada.
Ainda assim, tenha cuidado com tarefas lançadas só para experimentar. O plano começa sem confirmação, por isso uma instrução desse tipo será executada como qualquer outra. Trate-a como uma instrução dada a alguém da equipa, não como um rascunho de uma ideia.
Como funciona na prática para quem o utiliza
Envia uma proposta e quer garantir que ninguém se esquece dela. Pede ao Agente que envie um e-mail com um resumo. Pede também mais dois passos: que escreva na conversa na quinta-feira de manhã e que execute um passo separado quando o responsável pelo assunto escrever «aceitamos» na conversa. Se o prazo para o envio já tiver chegado, o e-mail é enviado no mesmo pedido a partir do seu endereço. Os restantes passos aguardam a data ou a condição.
Na terça-feira, um participante do tópico indicado no plano escreve «aceitamos», depois de falar com o cliente. O passo que aguarda uma palavra-chave é iniciado porque a mensagem foi escrita pela pessoa indicada e contém a palavra acordada. Recebe uma mensagem no tópico.
Na quinta-feira de manhã, o passo com prazo definido é iniciado e o assunto volta a ser retomado, independentemente do que aconteceu entretanto. E, se na quarta-feira tivesse decidido que o assunto já não era relevante, teria escrito «cancelar plano 13» na conversa.
Perguntas mais frequentes
Em que difere o Agente de IA do Assistente de IA?
O Assistente responde e executa ações de imediato, durante a conversa. O Agente de IA executa tarefas que se prolongam no tempo ou dependem de uma condição. Um plano pode ter, no máximo, dez passos.
O Agente pede-me autorização antes de executar o plano?
Não. O plano é iniciado depois de ser criado, e os passos cujo prazo já venceu são executados imediatamente, incluindo o envio de e-mails. A janela de confirmação «Sim, executar» diz respeito às ações do Assistente de IA executadas de imediato, não ao Agente.
Como posso cancelar uma tarefa que já começou?
No tópico da tarefa ou do chat, no modo Assistente de IA, escreva «anular plano» seguido do número do plano ou «anular tudo». Só pode cancelar os seus próprios planos que ainda estejam ativos. Não é possível cancelar planos na janela separada do Assistente de IA - aí, pode ter uma conversa normal.
A partir de que endereço é que o Agente envia e-mails?
O Agente utiliza exclusivamente o seu SMTP pessoal, configurado em Definições → Perfil.
Durante quanto tempo fica ativa uma tarefa?
A tarefa expira trinta dias depois de o plano ser guardado.