Cos'è l'Agente AI in Task Manager?
L'Agente AI di Task Manager si occupa degli incarichi distribuiti nel tempo: «invia un riepilogo via e-mail e, se il cliente non risponde entro venerdì, scrivimelo nella discussione». Non si limita a darti una risposta da leggere. Organizza i passaggi da eseguire subito, a una data stabilita o al verificarsi di una condizione; per eseguire puntualmente i passaggi pianificati è necessario un CRON.
La differenza rispetto all'Assistente è semplice. L'Assistente agisce subito: fai una domanda e ricevi una risposta o un'azione eseguita. L'Agente gestisce gli incarichi che includono «più tardi», «se» o «tieni d'occhio». Un piano può contenere al massimo dieci passaggi e scade dopo trenta giorni.
L'Agente non chiede conferma prima di avviarsi. Il piano diventa attivo una volta creato e i passaggi la cui scadenza è già arrivata vengono eseguiti subito. Le e-mail vengono inviate dal tuo SMTP personale, quindi il destinatario vede il tuo indirizzo. In seguito puoi annullare un incarico solo in modalità «Assistente AI», nella discussione di un'attività o di una chat: inizia il messaggio con «annulla piano 13» oppure «annulla tutto». Non puoi annullare un piano nella finestra dell'Assistente AI. Puoi annullare solo i tuoi piani attivi.
Come funziona un incarico dall'interno?
Task Manager stabilisce prima di tutto se la tua frase è un incarico. La domanda «quante attività scadute ho?» viene gestita dall'Assistente. Una frase che include un orario, una condizione o un indirizzo e-mail viene gestita dall'Agente. L'Agente crea un piano: un breve riepilogo e un elenco di passaggi con orari nel fuso orario Europa/Warsaw ed eventuali condizioni.
Esistono sei tipi di passaggi. Per eseguire i passaggi subordinati a una scadenza - non solo l'invio di e-mail - è necessario un CRON. Senza, questi passaggi partono in ritardo e solo quando qualcuno usa l'applicazione. L'Agente può scrivere un messaggio nella discussione a tuo nome, inviare un'e-mail, avvisare una persona specifica o controllare la cronologia della conversazione. Può anche attendere la risposta di qualcuno o una parola chiave nella discussione. In quest'ultimo caso, il passaggio parte solo quando la persona indicata scrive un messaggio che contiene la parola concordata.
Quando crea un piano, l'Agente può indicare come partecipante a un passaggio solo una persona presente nell'elenco dei partecipanti. Prima di inviare un messaggio, verifica che i destinatari abbiano accesso. Per impostazione predefinita, i messaggi ereditano la privacy della tua richiesta: se assegni un incarico in privato, solo tu puoi vedere la risposta dell'Agente. Un messaggio esplicitamente contrassegnato come pubblico viene inviato nella discussione e tutti possono vederlo. Per un messaggio pubblico di questo tipo, l'Agente invia una notifica e-mail alle persone menzionate, in base alle loro impostazioni di notifica.
Cosa ci guadagni?
Non devi ricordarti la scadenza della risposta di un subappaltatore, la conferma di un incontro o la decisione di un cliente. Indichi cosa deve succedere e quando. Se non ricevi risposta, ti verrà comunicato senza che tu debba controllare continuamente.
Non devi nemmeno tornare la sera su un messaggio da inviare la mattina dopo. Ne programmi l'invio in anticipo e non devi più tenerlo a mente. È utile sapere da cosa dipende la puntualità: senza un cron configurato, i passaggi vengono eseguiti quando qualcuno del team usa l'applicazione. Se nessuno ci sta lavorando, restano in attesa. Con un cron, vengono eseguiti anche quando nessuno ha effettuato l'accesso.
È comunque meglio fare attenzione agli incarichi lanciati per prova. Il piano si avvia senza conferma, quindi un comando di prova viene eseguito proprio come uno ponderato. Consideralo come un incarico affidato a una persona del team, non come una bozza di idea.
Come funziona per chi lo usa
Invii un'offerta e vuoi assicurarti che nessuno se ne dimentichi. Chiedi all'Agente di inviare un'e-mail con un riepilogo. Gli chiedi anche di programmare altri due passaggi: intervenire nella discussione giovedì mattina e avviare un passaggio separato quando il responsabile della pratica scrive «accettiamo» nella discussione. Se il passaggio di invio è già in scadenza, l'e-mail parte nello stesso momento dal tuo indirizzo. Gli altri passaggi restano in attesa della scadenza o della condizione.
Martedì, un partecipante alla discussione indicato nel piano scrive «accettiamo» dopo aver parlato con il cliente. Il passaggio in attesa della parola chiave si avvia perché il messaggio è stato scritto dalla persona indicata e contiene la parola concordata. Ricevi un messaggio nella discussione.
Giovedì mattina si avvia il passaggio programmato e la questione torna in primo piano, indipendentemente da ciò che è successo prima. Se mercoledì avessi deciso che la questione non è più attuale, avresti scritto «annulla piano 13» nella discussione.
Domande frequenti
In cosa differisce l'Agente AI dall'Assistente AI?
L'Assistente risponde e agisce subito, durante la conversazione. L'Agente AI esegue incarichi distribuiti nel tempo o subordinati a una condizione. Un piano può contenere al massimo dieci passaggi.
L'Agente mi chiederà conferma prima di eseguire il piano?
No. Il piano si avvia una volta creato e i passaggi che devono essere eseguiti subito partono immediatamente, compreso l'invio di e-mail. La finestra di conferma «Sì, esegui» riguarda le azioni immediate dell'Assistente AI, non quelle dell'Agente.
Come posso annullare un incarico già avviato?
Nella discussione di un'attività o di una chat, in modalità «Assistente AI», scrivi «annulla piano» seguito dal numero del piano, oppure «annulla tutto». Puoi annullare solo un tuo piano ancora attivo. Nella finestra separata dell'Assistente AI non si annullano i piani: lì puoi avviare una normale conversazione.
Da quale indirizzo invia le e-mail l'Agente?
L'Agente usa esclusivamente il tuo SMTP personale, configurato in Impostazioni → Profilo.
Quanto dura un incarico?
L'incarico scade trenta giorni dopo il salvataggio del piano.