Vad är AI-agenten i Task Manager?
AI-agenten i Task Manager tar hand om uppdrag som sträcker sig över tid: ”skicka en sammanfattning via e-post och skriv till mig i tråden om kunden inte har svarat på fredag”. Den ger dig inte bara ett svar att läsa. Den planerar steg som ska utföras direkt, vid en bestämd tidpunkt eller när ett villkor uppfylls. För att planerade steg ska utföras i tid krävs CRON.
Skillnaden mot assistenten är enkel. Assistenten agerar här och nu: du frågar och får ett svar eller en åtgärd utförd. Agenten hanterar uppdrag där det handlar om ”senare”, ”om” eller ”håll koll på”. En plan kan innehålla högst tio steg och upphör att gälla efter trettio dagar.
Agenten frågar inte om lov innan den startar. Planen blir aktiv när den har skapats, och steg vars tidpunkt redan har passerat utförs direkt. E-post skickas från din personliga SMTP, så mottagaren ser din adress. Du kan senare avbryta ett uppdrag endast i läget ”AI-assistent” i uppgiftens eller chattens tråd: börja meddelandet med ”avbryt plan 13” eller ”avbryt allt”. Du kan inte avbryta planer i AI-assistentens fönster. Du kan bara avbryta dina egna aktiva planer.
Hur ser ett uppdrag ut i praktiken?
Task Manager avgör först om din mening är ett uppdrag. Frågan ”hur många uppgifter har förfallit?” skickas till assistenten. En mening som innehåller en tidpunkt, ett villkor eller en e-postadress skickas till agenten. Agenten skapar en plan: en kort sammanfattning och en lista över steg med tider i tidszonen Europa/Warszawa och eventuella villkor.
Det finns sex typer av steg. För att tidsberoende steg ska utföras - inte bara e-postutskick - krävs CRON. Utan CRON startar de stegen med fördröjning och bara när någon använder appen. Agenten kan skriva ett meddelande i en tråd i ditt namn, skicka e-post, meddela en viss person eller kontrollera konversationshistoriken. Den kan också vänta på någons svar eller på ett nyckelord i en tråd. I det senare fallet startar steget först när den angivna personen skriver ett meddelande som innehåller det överenskomna ordet.
När planen skapas kan agenten bara ange en person från deltagarlistan som deltagare i ett steg. Innan den skickar ett meddelande kontrollerar den att mottagarna har åtkomst. Meddelanden ärver som standard sekretessnivån för din instruktion: om du ger ett privat uppdrag är det bara du som ser agentens svar. Ett uttryckligen markerat offentligt meddelande skickas till tråden och blir synligt för alla. Vid ett sådant offentligt meddelande skickar agenten e-postaviseringar till de omnämnda personerna enligt deras aviseringsinställningar.
Vad vinner du?
Du behöver inte hålla reda på när en underleverantör ska svara, när ett möte ska bekräftas eller när kunden ska fatta ett beslut. Ange vad som ska hända och när. Om de inte svarar får du veta det utan att behöva kontrollera hela tiden.
Du behöver inte heller gå tillbaka till ett meddelande på kvällen bara för att det ska skickas nästa morgon. Schemalägg utskicket i förväg och slipp hålla det i huvudet. Det är bra att veta vad som avgör om det sker i tid: utan en konfigurerad cron körs stegen när någon i teamet använder appen. Om ingen arbetar väntar de. Med cron körs de oavsett om någon är inloggad.
Var ändå försiktig med uppdrag du bara testar. Planen startar utan bekräftelse, så en sådan instruktion utförs precis som en genomtänkt instruktion. Behandla den som en uppgift du ger till någon i teamet, inte som ett utkast till en idé.
Så här ser det ut för någon som använder det
Du skickar ett erbjudande och vill vara säker på att ingen glömmer det. Du ber agenten skicka ett mejl med en sammanfattning. Du ber också om två steg till: ett meddelande i tråden på torsdag morgon och ett separat steg som startar när den ansvariga skriver ”vi godkänner” i tråden. Om det redan är dags att skicka mejlet skickas det i samma begäran från din adress. De återstående stegen väntar på att tiden ska infalla eller villkoret uppfyllas.
På tisdagen skriver en deltagare i tråden som angetts i planen ”vi godkänner” efter att ha pratat med kunden. Steget som väntar på nyckelordet startar eftersom den angivna personen skrev meddelandet och använde det överenskomna ordet. Du får ett meddelande i tråden.
På torsdag morgon startar det tidsstyrda steget och ärendet lyfts fram igen, oavsett vad som hänt tidigare. Om du på onsdagen hade bestämt att ärendet inte längre var aktuellt, hade du skrivit ”avbryt plan 13” i tråden.
Vanliga frågor
Vad är skillnaden mellan en AI-agent och en AI-assistent?
Assistenten svarar och agerar direkt under samtalet. AI-agenten utför uppdrag som sträcker sig över tid eller är beroende av ett villkor. En plan kan innehålla högst tio steg.
Frågar agenten mig om lov innan den utför planen?
Nej. Planen startar när den har skapats, och steg som ska utföras direkt körs omedelbart, även utskick av e-post. Bekräftelsefönstret ”Ja, utför” gäller åtgärder som AI-assistenten utför direkt, inte agenten.
Hur avbryter jag ett uppdrag som redan har startat?
Skriv ”avbryt plan” följt av planens nummer, eller ”avbryt allt”, i uppgiftens eller chattens tråd i läget ”AI-assistent”. Du kan bara avbryta dina egna planer som fortfarande är aktiva. Planer kan inte avbrytas i AI-assistentens separata fönster - där för du ett vanligt samtal.
Från vilken adress skickar agenten e-post?
Agenten använder endast din personliga SMTP, som du har konfigurerat under Inställningar → Profil.
Hur länge gäller ett uppdrag?
Uppdraget upphör att gälla trettio dagar efter att planen har sparats.