Qu'est-ce que l'Agent IA dans Task Manager ?
L’Agent IA de Task Manager prend en charge les instructions réparties dans le temps : « envoie un récapitulatif par e-mail et, si le client ne répond pas d’ici vendredi, préviens-moi dans le fil ». Il ne se contente pas de vous donner une réponse à lire. Il organise les étapes à exécuter immédiatement, à une date définie ou lorsque certaines conditions sont réunies ; l’exécution ponctuelle des étapes planifiées nécessite un CRON.
La différence avec l’Assistant est simple. L’Assistant agit dans l’instant : vous posez une question et obtenez une réponse ou une action exécutée. L’Agent prend en charge les instructions qui comportent un « plus tard », un « si » ou un « veille à ce que ». Un plan peut comporter dix étapes au maximum et expire au bout de trente jours.
L’Agent ne demande pas votre accord avant de démarrer. Le plan est actif dès sa création, et les étapes dont l’échéance est déjà passée sont exécutées immédiatement. Les e-mails sont envoyés depuis votre SMTP personnel : le destinataire voit donc votre adresse. Vous pouvez ensuite annuler une instruction uniquement en mode « Assistant IA », dans le fil d’une tâche ou d’une discussion : commencez votre message par « annuler le plan 13 » ou « tout annuler ». Vous ne pouvez pas annuler un plan dans la fenêtre de l’Assistant IA. Vous ne pouvez annuler que vos propres plans actifs.
À quoi ressemble une instruction de l’intérieur ?
Task Manager commence par déterminer si votre phrase constitue une instruction. La question « combien de tâches en retard ai-je ? » est traitée par l’Assistant. Une phrase comportant une échéance, une condition ou une adresse e-mail est transmise à l’Agent. Celui-ci prépare un plan : un bref récapitulatif et une liste d’étapes avec des horaires dans le fuseau Europe/Varsovie et, le cas échéant, des conditions.
Il existe six types d’étapes. L’exécution des étapes dépendant d’une échéance - et pas seulement l’envoi d’e-mails - nécessite un CRON. Sans lui, ces étapes sont exécutées avec retard, et uniquement lorsque quelqu’un utilise l’application. L’Agent peut rédiger un message dans un fil en votre nom, envoyer un e-mail, prévenir une personne précise ou consulter l’historique d’une discussion. Il peut aussi attendre la réponse de quelqu’un ou la présence d’un mot-clé dans un fil. Dans ce dernier cas, l’étape ne démarre que lorsque la personne indiquée écrit un message contenant le mot convenu.
Lors de la création du plan, l’Agent ne peut désigner comme participant à une étape qu’une personne figurant dans la liste des participants. Lorsqu’il envoie un message, il vérifie les droits d’accès de ses destinataires. Par défaut, les messages héritent du caractère privé de votre instruction : si vous donnez une instruction en privé, vous seul voyez la réponse de l’Agent. Un message explicitement indiqué comme public est publié dans le fil et visible par tous. Pour ce type de message public, l’Agent envoie une notification par e-mail aux personnes mentionnées, selon leurs paramètres de notification.
Qu'y gagnez-vous ?
Vous n’avez pas besoin de garder en tête la date de réponse d’un sous-traitant, la confirmation d’un rendez-vous ou la décision d’un client. Indiquez ce qui doit se passer et quand. Si la personne ne répond pas, vous en serez informé sans avoir à vérifier sans cesse.
Vous n’avez pas non plus besoin de revenir le soir sur un message qui doit partir le lendemain matin. Programmez son envoi à l’avance et n’y pensez plus. À savoir : la ponctualité dépend de la configuration. Sans cron configuré, les étapes sont exécutées lorsqu’un membre de l’équipe utilise l’application. Si personne ne travaille, elles attendent. Avec un cron, elles s’exécutent que quelqu’un soit connecté ou non.
Il faut toutefois se méfier des instructions lancées pour essayer. Le plan démarre sans confirmation : une telle instruction sera donc exécutée comme une instruction mûrement réfléchie. Traitez-la comme une consigne donnée à un membre de l’équipe, et non comme une simple idée.
À quoi cela ressemble pour quelqu’un qui l’utilise
Vous envoyez une offre et voulez vous assurer que personne ne l’oubliera. Vous demandez à l’Agent d’envoyer un e-mail récapitulatif. Vous lui confiez aussi deux étapes supplémentaires : intervenir dans le fil jeudi matin, puis effectuer une étape distincte lorsque la personne chargée du dossier écrira « nous acceptons » dans le fil. Si l’étape d’envoi doit déjà être exécutée, l’e-mail part au cours de la même requête, depuis votre adresse. Les autres étapes attendent leur échéance ou que la condition soit remplie.
Mardi, un participant au fil désigné dans le plan écrit « nous acceptons » après avoir parlé avec le client. L’étape qui attend le mot-clé démarre, car le message a été écrit par la personne indiquée et contient le mot convenu. Vous recevez un message dans le fil.
Jeudi matin, l’étape liée à une échéance démarre et le sujet revient au premier plan, quoi qu’il se soit passé auparavant. Et si vous aviez estimé mercredi que le dossier n’était plus d’actualité, vous auriez écrit « annuler le plan 13 » dans le fil.
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre l’Agent IA et l’Assistant IA ?
L’Assistant répond et agit immédiatement, pendant la conversation. L’Agent IA exécute des instructions réparties dans le temps ou dépendant d’une condition. Un plan peut comporter dix étapes au maximum.
L’Agent me demandera-t-il mon accord avant d’exécuter le plan ?
Non. Le plan démarre dès sa création, et les étapes qui doivent être exécutées immédiatement le sont sans délai, y compris l’envoi d’e-mails. La fenêtre de confirmation « Oui, exécuter » concerne les actions immédiates de l’Assistant IA, pas celles de l’Agent.
Comment annuler une instruction déjà lancée ?
Dans le fil d’une tâche ou d’une discussion, en mode Assistant IA, saisissez « annuler le plan » suivi du numéro du plan, ou « tout annuler ». Vous ne pouvez annuler que vos propres plans encore actifs. Il n’est pas possible d’annuler des plans dans la fenêtre séparée de l’Assistant IA - vous y menez une conversation ordinaire.
De quelle adresse l’Agent envoie-t-il les e-mails ?
L’Agent utilise uniquement votre SMTP personnel, configuré dans Paramètres → Profil.
Combien de temps une instruction reste-t-elle active ?
L’instruction expire trente jours après l’enregistrement du plan.