Was ist der KI-Agent in Task Manager?
Der KI-Agent in Task Manager übernimmt Aufträge, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken: „Sende eine Zusammenfassung per E-Mail und schreib mir im Thread, falls der Kunde bis Freitag nicht antwortet.“ Er liefert Ihnen nicht nur eine Antwort zum Lesen. Er erstellt eine Abfolge von Schritten, die sofort, zu einem festgelegten Termin oder nach Eintritt einer Bedingung ausgeführt werden. Damit geplante Schritte pünktlich ausgeführt werden, ist ein CRON erforderlich.
Der Unterschied zum Assistenten ist einfach. Der Assistent handelt hier und jetzt: Sie stellen eine Frage und erhalten eine Antwort oder eine ausgeführte Aktion. Der Agent übernimmt Aufträge, bei denen es um „später“, „wenn“ oder „behalte das im Blick“ geht. Ein Plan kann bis zu zehn Schritte umfassen und läuft nach dreißig Tagen ab.
Der Agent fragt vor dem Start nicht um Erlaubnis. Nach der Erstellung ist der Plan aktiv, und Schritte, deren Termin bereits erreicht ist, werden sofort ausgeführt. E-Mails werden über Ihren persönlichen SMTP-Server versendet, sodass der Empfänger Ihre Adresse sieht. Sie können einen Auftrag später nur im Modus „KI-Assistent“ im Thread einer Aufgabe oder eines Chats abbrechen: Beginnen Sie Ihre Nachricht mit „Plan 13 abbrechen“ oder „Alles abbrechen“. Im Fenster des KI-Assistenten können Sie keinen Plan abbrechen. Sie können ausschließlich Ihre eigenen aktiven Pläne abbrechen.
Wie sieht ein Auftrag im Detail aus?
Task Manager ermittelt zuerst, ob Ihre Aussage ein Auftrag ist. Die Frage „Wie viele überfällige Aufgaben habe ich?“ wird an den Assistenten weitergeleitet. Eine Aussage mit einer Zeitangabe, einer Bedingung oder einer E-Mail-Adresse wird an den Agenten weitergeleitet. Dieser erstellt einen Plan: eine kurze Zusammenfassung sowie eine Liste von Schritten mit Uhrzeiten in der Zeitzone Europa/Warschau und gegebenenfalls Bedingungen.
Es gibt sechs Arten von Schritten. Für die Ausführung terminabhängiger Schritte - nicht nur für den Versand von E-Mails - ist ein CRON erforderlich. Ohne ihn werden diese Schritte verzögert und nur dann ausgeführt, wenn jemand die Anwendung nutzt. Der Agent kann in Ihrem Namen eine Nachricht in einem Thread schreiben, eine E-Mail versenden, eine bestimmte Person benachrichtigen oder den Gesprächsverlauf prüfen. Außerdem kann er auf eine Antwort oder ein Schlüsselwort im Thread warten. Im letzteren Fall wird der Schritt erst ausgeführt, wenn die angegebene Person eine Nachricht mit dem vereinbarten Wort schreibt.
Beim Erstellen eines Plans kann der Agent als Teilnehmer eines Schritts nur eine Person aus der Teilnehmerliste auswählen. Beim Versenden von Nachrichten prüft er, ob die Empfänger Zugriff haben. Nachrichten übernehmen standardmäßig die Privatsphäre Ihrer Anweisung: Wenn Sie etwas privat beauftragen, sehen nur Sie die Antwort des Agenten. Eine ausdrücklich als öffentlich gekennzeichnete Nachricht erscheint im Thread für alle. Bei einer solchen öffentlichen Nachricht sendet der Agent entsprechend den Benachrichtigungseinstellungen der erwähnten Personen eine E-Mail-Benachrichtigung.
Was gewinnen Sie?
Sie müssen weder den Antworttermin eines Subunternehmers noch eine Meetingbestätigung oder die Entscheidung eines Kunden im Kopf behalten. Sie beauftragen den Agenten damit, was wann geschehen soll. Wenn die Antwort ausbleibt, werden Sie darüber informiert, ohne ständig nachsehen zu müssen.
Sie müssen auch nicht abends zu einer Nachricht zurückkehren, die am nächsten Morgen versendet werden soll. Beauftragen Sie den Versand im Voraus und müssen Sie nicht daran denken. Wichtig für die Pünktlichkeit: Ohne einen konfigurierten Cron werden Schritte ausgeführt, sobald jemand aus dem Team in der Anwendung ist. Wenn niemand arbeitet, warten sie. Mit einem Cron laufen sie unabhängig davon, ob jemand angemeldet ist.
Bei Aufträgen, die Sie nur einmal ausprobieren möchten, ist allerdings Vorsicht geboten. Der Plan startet ohne Bestätigung, daher wird auch eine solche Anweisung genauso ausgeführt wie eine sorgfältig überlegte. Behandeln Sie sie wie eine Anweisung an jemanden aus Ihrem Team und nicht wie einen ersten Entwurf.
So sieht es bei jemandem aus, der die Funktion nutzt
Sie versenden ein Angebot und möchten sicherstellen, dass es nicht in Vergessenheit gerät. Sie beauftragen den Agenten, eine E-Mail mit einer Zusammenfassung zu versenden. Außerdem bitten Sie ihn um zwei weitere Schritte: am Donnerstagmorgen im Thread nachzufassen und einen separaten Schritt auszuführen, sobald der zuständige Betreuer im Thread „Wir akzeptieren“ schreibt. Ist der Versand bereits fällig, wird die E-Mail noch in derselben Anfrage von Ihrer Adresse aus versendet. Die übrigen Schritte warten auf den Termin oder die Bedingung.
Am Dienstag schreibt ein im Plan angegebener Thread-Teilnehmer nach dem Gespräch mit dem Kunden „Wir akzeptieren“. Der Schritt, der auf das Schlüsselwort wartet, wird ausgeführt, weil die angegebene Person die Nachricht geschrieben und das vereinbarte Wort verwendet hat. Sie erhalten eine Nachricht im Thread.
Am Donnerstagmorgen wird der terminabhängige Schritt ausgeführt und das Thema rückt wieder in den Vordergrund - unabhängig davon, was zuvor passiert ist. Wenn Sie am Mittwoch feststellen würden, dass die Sache nicht mehr aktuell ist, könnten Sie im Thread „Plan 13 abbrechen“ eingeben.
Häufig gestellte Fragen
Worin unterscheidet sich ein KI-Agent von einem KI-Assistenten?
Der Assistent antwortet und handelt sofort, während des Gesprächs. Ein KI-Agent führt Aufträge aus, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken oder von einer Bedingung abhängen. Ein Plan kann bis zu zehn Schritte umfassen.
Fragt mich der Agent, bevor er den Plan ausführt, um Erlaubnis?
Nein. Der Plan startet direkt nach seiner Erstellung, und Schritte, die sofort ausgeführt werden können, laufen unmittelbar an - auch der E-Mail-Versand. Das Bestätigungsfenster „Ja, ausführen“ betrifft Aktionen des KI-Assistenten, die sofort ausgeführt werden, nicht den Agenten.
Wie kann ich einen Auftrag abbrechen, der bereits gestartet ist?
Geben Sie im Thread einer Aufgabe oder eines Chats im Modus „KI-Assistent“ „Plan abbrechen“ mit der Plannummer oder „Alles abbrechen“ ein. Sie können nur Ihren eigenen, noch aktiven Plan abbrechen. Im separaten Fenster des KI-Assistenten lassen sich keine Pläne abbrechen - dort führen Sie ein normales Gespräch.
Von welcher Adresse versendet der Agent E-Mails?
Der Agent verwendet ausschließlich Ihren persönlichen SMTP-Server, den Sie unter Einstellungen → Profil konfiguriert haben.
Wie lange bleibt ein Auftrag aktiv?
Der Auftrag läuft dreißig Tage nach dem Speichern des Plans ab.