¿Qué es el Agente de IA en Task Manager?
El Agente de IA de Task Manager se encarga de tareas que se prolongan en el tiempo: «envía un resumen por correo electrónico y, si el cliente no responde antes del viernes, avísame en el hilo». No se limita a darte una respuesta para que la leas. Organiza los pasos que se ejecutarán de inmediato, en una fecha determinada o cuando se cumpla una condición; para que los pasos programados se ejecuten puntualmente, hace falta CRON.
La diferencia con el Asistente es sencilla. El Asistente actúa aquí y ahora: haces una pregunta y obtienes una respuesta o una acción realizada. El Agente se ocupa de los encargos que incluyen «más tarde», «si» o «encárgate de». El plan puede tener un máximo de diez pasos y caduca al cabo de treinta días.
El Agente no pide permiso antes de empezar. El plan queda activo una vez creado y los pasos cuya fecha ya ha vencido se ejecutan de inmediato. Los correos electrónicos se envían desde tu SMTP personal, así que el destinatario ve tu dirección. Más adelante, solo puedes cancelar un encargo en el modo «Asistente de IA», dentro del hilo de una tarea o un chat: empieza el mensaje con «cancelar plan 13» o «cancelar todo». No puedes cancelar planes desde la ventana del Asistente de IA. Solo puedes cancelar tus propios planes activos.
¿Cómo es un encargo por dentro?
Task Manager primero determina si tu frase es un encargo. La pregunta «¿cuántas tareas tengo vencidas?» se dirige al Asistente. Una frase que incluya una hora, una condición o una dirección de correo electrónico se dirige al Agente. Este crea un plan: un breve resumen y una lista de pasos con las horas en la zona horaria Europa/Varsovia y, si procede, las condiciones.
Hay seis tipos de pasos. Para ejecutar los pasos que dependen de una fecha límite - no solo el envío de correos electrónicos - hace falta CRON. Sin él, esos pasos se inician con retraso y solo cuando alguien está usando la aplicación. El Agente puede escribir un mensaje en un hilo en tu nombre, enviar un correo electrónico, avisar a una persona concreta o consultar el historial de la conversación. También puede esperar a que alguien responda o a que aparezca una palabra clave en el hilo. En este último caso, el paso solo se inicia cuando la persona indicada escribe un mensaje que contiene la palabra acordada.
Al crear el plan, el Agente solo puede seleccionar como participante de un paso a alguien de la lista de participantes. Al enviar mensajes, comprueba que sus destinatarios tengan acceso. Por defecto, los mensajes heredan la privacidad de tu instrucción: si haces el encargo en privado, solo tú ves la respuesta del Agente. Los mensajes marcados explícitamente como públicos aparecen en el hilo para todos. En el caso de estos mensajes públicos, el Agente envía una notificación por correo electrónico a las personas mencionadas, según sus ajustes de notificación.
¿Qué ganas?
No hace falta que tengas presente la fecha límite de respuesta de un subcontratista, la confirmación de una reunión ni la decisión de un cliente. Indicas qué tiene que pasar y cuándo. Si no responde, te avisarán sin que tengas que comprobarlo constantemente.
Tampoco tienes que volver por la noche a un mensaje que debe enviarse mañana por la mañana. Encargas que se envíe con antelación y dejas de tenerlo en la cabeza. Conviene saber de qué depende la puntualidad: sin CRON configurado, los pasos se ejecutan cuando cualquier persona del equipo está en la aplicación. Si nadie está trabajando, quedan a la espera. Con CRON, se ejecutan independientemente de que alguien haya iniciado sesión.
Aun así, conviene tener cuidado con los encargos que se hacen solo para probar. El plan se inicia sin confirmación, así que una instrucción de prueba se ejecutará igual que una bien pensada. Trátala como una instrucción que darías a alguien del equipo, no como un borrador de una idea.
Así es como lo usa alguien
Envías una oferta y quieres asegurarte de que nadie se olvide de ella. Encargas al Agente que envíe un correo con un resumen. También le pides dos pasos más: intervenir en el hilo el jueves por la mañana y realizar otro paso cuando la persona responsable del asunto escriba «aceptamos» en el hilo. Si el paso de envío ya debe ejecutarse, el correo sale en esa misma solicitud desde tu dirección. Los demás pasos esperan a la fecha o a que se cumpla la condición.
El martes, el participante del hilo indicado en el plan escribe «aceptamos» después de hablar con el cliente. El paso que esperaba la palabra clave se inicia porque lo ha escrito la persona indicada y ha usado la palabra acordada. Recibes un mensaje en el hilo.
El jueves por la mañana se inicia el paso programado y el asunto vuelve a estar en primer plano, independientemente de lo que haya ocurrido antes. Y si el miércoles decides que el asunto ya no está vigente, escribirías «cancelar plan 13» en el hilo.
Preguntas frecuentes
¿En qué se diferencia el Agente de IA del Asistente de IA?
El Asistente responde y actúa al momento, durante la conversación. El Agente de IA ejecuta encargos que se prolongan en el tiempo o dependen de una condición. El plan puede tener un máximo de diez pasos.
¿El Agente me pedirá permiso antes de ejecutar el plan?
No. El plan se inicia una vez creado y los pasos que ya deban ejecutarse se llevan a cabo de inmediato, incluido el envío de correos electrónicos. La ventana de confirmación «Sí, ejecutar» se refiere a las acciones del Asistente de IA que se realizan al momento, no a las del Agente.
¿Cómo cancelo un encargo que ya está en marcha?
En el hilo de una tarea o un chat, en el modo «Asistente de IA», escribe «cancelar plan» seguido del número del plan o «cancelar todo». Solo puedes cancelar un plan propio que siga activo. Los planes no se cancelan en la ventana independiente del Asistente de IA: ahí mantienes una conversación normal.
¿Desde qué dirección envía correos electrónicos el Agente?
El Agente solo utiliza tu SMTP personal, configurado en Ajustes → Perfil.
¿Cuánto tiempo dura un encargo?
El encargo caduca treinta días después de guardar el plan.