Mikä on Task Managerin AI-agentti?
Task Managerin AI-agentti hoitaa puolestasi toimeksiantoja, joiden suoritus jakautuu pidemmälle ajalle: ”lähetä yhteenveto sähköpostitse ja jos asiakas ei vastaa perjantaihin mennessä, kerro siitä minulle viestiketjussa”. Se ei anna sinulle vain luettavaa vastausta. Se laatii vaiheet, jotka suoritetaan heti, määräaikana tai ehdon täyttyessä; suunniteltujen vaiheiden täsmällinen suorittaminen edellyttää CRON-ajastusta.
Ero AI-avustajaan on yksinkertainen. Avustaja toimii tässä ja nyt: kysyt, saat vastauksen tai pyytämäsi toiminto suoritetaan. Agentti hoitaa toimeksiantoja, joissa esiintyvät sanat ”myöhemmin”, ”jos” tai ”pidä silmällä”. Suunnitelmassa voi olla enintään kymmenen vaihetta, ja se vanhenee kolmenkymmenen päivän kuluttua.
Agentti ei kysy lupaa ennen käynnistymistä. Suunnitelma aktivoituu heti, kun se on luotu, ja vaiheet, joiden määräaika on jo tullut, suoritetaan heti. Sähköpostit lähetetään henkilökohtaisesta SMTP-palvelimestasi, joten vastaanottaja näkee osoitteesi. Voit myöhemmin peruuttaa toimeksiannon vain tehtävän tai keskustelun viestiketjussa AI-avustaja-tilassa: aloita viesti tekstillä ”peruuta suunnitelma 13” tai ”peruuta kaikki”. AI-avustajan ikkunassa et voi peruuttaa suunnitelmaa. Voit peruuttaa vain omat aktiiviset suunnitelmasi.
Miltä toimeksianto näyttää käytännössä?
Task Manager selvittää ensin, onko lauseesi toimeksianto. Kysymys ”kuinka monta tehtävääni on myöhässä?” ohjautuu AI-avustajalle. Lause, jossa mainitaan aika, ehto tai sähköpostiosoite, ohjautuu AI-agentille. Se laatii suunnitelman: lyhyen yhteenvedon sekä luettelon vaiheista kellonaikoineen Eurooppa/Warsaw-aikavyöhykkeellä ja mahdollisine ehtoineen.
Vaiheita on kuutta tyyppiä. Määräajasta riippuvien vaiheiden - ei vain sähköpostien lähettämisen - suorittaminen edellyttää CRON-ajastusta. Ilman sitä nämä vaiheet käynnistyvät viiveellä ja vain silloin, kun joku käyttää sovellusta. Agentti voi kirjoittaa viestin viestiketjuun puolestasi, lähettää sähköpostin, ilmoittaa tietylle henkilölle tai tarkistaa keskusteluhistorian. Se voi myös odottaa jonkun vastausta tai viestiketjussa esiintyvää avainsanaa. Jälkimmäisessä tapauksessa vaihe käynnistyy vasta, kun määrittämäsi henkilö kirjoittaa viestin, joka sisältää sovitun sanan.
Suunnitelmaa laatiessaan agentti voi nimetä vaiheen osallistujaksi vain henkilön, joka on osallistujaluettelossa. Viestejä lähettäessään se tarkistaa vastaanottajiensa käyttöoikeudet. Viestit perivät oletuksena ohjeesi yksityisyysasetuksen: jos annat toimeksiannon yksityisesti, vain sinä näet agentin vastauksen. Julkiseksi nimenomaisesti merkitty viesti näkyy viestiketjussa kaikille. Tällaisesta julkisesta viestistä agentti lähettää sähköposti-ilmoituksen mainituille henkilöille heidän ilmoitusasetustensa mukaisesti.
Mitä hyödyt?
Sinun ei tarvitse pitää mielessä alihankkijan vastausaikaa, tapaamisen vahvistusta tai asiakkaan päätöstä. Määrität, mitä pitää tapahtua ja milloin. Jos vastausta ei tule, saat siitä tiedon ilman jatkuvaa tarkistamista.
Sinun ei myöskään tarvitse palata illalla viestiin, joka pitäisi lähettää seuraavana aamuna. Määrität sen lähetettäväksi etukäteen, eikä sinun tarvitse pitää sitä mielessä. Täsmällisyys riippuu seuraavasta: ilman määritettyä cron-ajastusta vaiheet suoritetaan, kun joku tiimistä käyttää sovellusta. Jos kukaan ei työskentele, ne odottavat. Cron-ajastuksella ne suoritetaan riippumatta siitä, onko joku kirjautuneena sisään.
Kokeilumielessä annettujen toimeksiantojen kanssa kannattaa kuitenkin olla varovainen. Suunnitelma käynnistyy ilman vahvistusta, joten tällainen ohje toimii samalla tavalla kuin harkittu ohje. Käsittele sitä kuin tiimin jäsenelle annettua tehtävää, älä idean luonnoksena.
Miltä tämä näyttää käyttäjän näkökulmasta
Lähetät tarjouksen ja haluat varmistaa, ettei sitä unohdeta. Annat agentille tehtäväksi lähettää sähköpostin yhteenvedon kanssa. Pyydät lisäksi kahta myöhempää vaihetta: viestin kirjoittamista viestiketjuun torstaiaamuna sekä erillistä vaihetta, joka käynnistyy, kun asian vastuuhenkilö kirjoittaa viestiketjuun ”hyväksymme”. Jos lähetysvaiheen määräaika on jo tullut, sähköposti lähetetään samalla pyynnöllä osoitteestasi. Muut vaiheet odottavat määräaikaa tai ehdon täyttymistä.
Tiistaina suunnitelmassa mainittu viestiketjun osallistuja kirjoittaa asiakkaan kanssa keskusteltuaan ”hyväksymme”. Avainsanaa odottava vaihe käynnistyy, koska viestin kirjoitti määritetty henkilö ja siinä käytettiin sovittua sanaa. Saat viestin viestiketjuun.
Torstaiaamuna määräaikaan sidottu vaihe käynnistyy ja asia nousee taas esiin aiemmista tapahtumista riippumatta. Jos olisit keskiviikkona todennut, ettei asia ole enää ajankohtainen, olisit kirjoittanut viestiketjuun ”peruuta suunnitelma 13”.
Usein kysytyt kysymykset
Miten AI-agentti eroaa AI-avustajasta?
Avustaja vastaa ja toimii heti keskustelun aikana. AI-agentti hoitaa tehtäviä, joiden suorittaminen jakautuu pidemmälle ajalle tai riippuu ehdosta. Suunnitelmassa voi olla enintään kymmenen vaihetta.
Kysyykö agentti minulta luvan ennen suunnitelman suorittamista?
Ei. Suunnitelma käynnistyy heti, kun se on luotu, ja sillä hetkellä suoritettavat vaiheet toteutetaan välittömästi, myös sähköpostin lähetys. Vahvistusikkunan ”Kyllä, suorita” vahvistus koskee AI-avustajan heti suorittamia toimintoja, ei agenttia.
Miten voin peruuttaa jo käynnistyneen toimeksiannon?
Kirjoita tehtävän tai keskustelun viestiketjuun AI-avustaja-tilassa ”peruuta suunnitelma” ja suunnitelman numero tai ”peruuta kaikki”. Voit peruuttaa vain oman, yhä aktiivisen suunnitelmasi. AI-avustajan erillisessä ikkunassa suunnitelmia ei voi peruuttaa - siellä käyt tavallista keskustelua.
Mistä osoitteesta agentti lähettää sähköpostit?
Agentti käyttää vain henkilökohtaista SMTP-palvelintasi, joka on määritetty kohdassa Asetukset → Profiili.
Kuinka kauan toimeksianto on voimassa?
Toimeksianto vanhenee kolmenkymmenen päivän kuluttua suunnitelman tallentamisesta.