Co je export do Wordu v Task Manageru?
Export do Wordu v aplikaci Task Manager převádí obsah vytvořený během práce na soubor DOCX. Začít můžete zprávou v úkolu, odpovědí asistenta, poznámkou nebo zprávou z Pošty. Stažený dokument můžete použít místo přepisování dohod do nového souboru.
Máte dvě možnosti. Můžete požádat asistenta například: „připrav Word se shrnutím tohoto vlákna“. V konverzaci se objeví tlačítko „Stáhnout …“. Nebo můžete exportovat jednotlivou zprávu, e-mail či poznámku. Pak vyberete formát PDF, DOCX nebo TXT.
Asistent napíše obsah a Task Manager z něj sestaví dokument. Soubor tak vznikne i v případě, že model nepřipraví odpověď ve správném formátu.
Odkud pochází obsah souboru?
Do souboru se vloží obsah, který vidíte na obrazovce. Pokud čtete vlákno v režimu Vylepšit, Shrnutí nebo Expert, export zahrnuje tuto verzi, nikoli originál z databáze. V záhlaví se pak zobrazí řádek „Obsah: verze připravená AI (režim …)“. Když je režim vypnutý, exportujete originál.
Při exportu jednotlivé zprávy Task Manager přidá záhlaví: z kterého úkolu nebo chatu pochází, kdo ji napsal a kdy. U e-mailu jsou to předmět, odesílatel, příjemci a datum, a u poznámky - její název a datum poslední změny. To umožňuje rozpoznat původ souboru bez návratu do aplikace. Zprávu z Pošty může exportovat pouze vlastník schránky - nemůže to udělat ani administrátor.
Při exportu jednotlivé zprávy, e-mailu nebo poznámky do Wordu zůstávají nadpisy a seznamy, zatímco tučné písmo a kurzíva se mění na obyčejný text. Při exportu verze uspořádané AI je limit obsahu přenášeného z prohlížeče 60 000 znaků. Odkaz ke stažení je ve výchozím nastavení platný 24 hodin a poté je soubor smazán. Stáhnout jej může pouze přihlášená osoba s přístupem k souvisejícímu úkolu, chatu, poznámce nebo poštovní schránce - v závislosti na zdroji exportu.
Co získáte?
Po schůzce nemusíte začínat s prázdnou stránkou. Nepřepisujete dohody z jednotlivých zpráv, ale upravíte hotový text pro příjemce.
Klient, právník nebo účetní dostane soubor, ve kterém může přidat připomínky, aniž by si musel zakládat účet v novém nástroji. Nemusíte vysvětlovat, jak se přihlásit do systému, aby si přečetl jedinou stránku textu.
Pokud pracujete se zkrácenou verzí dlouhého vlákna, nemusíte ji před odesláním znovu rekonstruovat. Můžete předat dál obsah, který jste právě četli.
Příklad z každodenní práce
Probíhá implementace u klienta. Dohody z posledních dvou týdnů jsou v jednom úkolu: zprávy, přílohy a změny rozsahu domluvené průběžně. Klient žádá o zápis.
Vedoucí projektu otevře vlákno a zapne režim Shrnout. Nejprve vidí 8 nejnovějších zpráv a další dávky si doplní tlačítkem „Uspořádat starší zprávy (N)“. Poté požádá asistenta o Word se shrnutím a stáhne soubor tlačítkem „Stáhnout Word“. Vedoucí doplní dva odstavce o termínech, odstraní část interní diskuze a odešle dokument ke schválení.
Právník klienta přidá připomínky pomocí sledování změn ve svém Wordu, aniž by se přihlašoval do aplikace Task Manager.
Nejčastější dotazy
Zachová se formátování?
Částečně. V souboru Word zůstávají nadpisy a seznamy, zatímco tučné písmo a kurzíva se mění na obyčejný text. Zvýraznění zůstávají zachována v exportu do PDF. Dokument sestavuje Task Manager na základě exportovaného obsahu.
Mohu exportovat samotnou poznámku nebo jednu zprávu?
Ano. Můžete exportovat jednotlivou poznámku, zprávu z úkolu nebo chatu, případně zprávu z Pošty. Dostupné formáty jsou DOCX, PDF a TXT.
Přenese se do souboru verze upravená AI, nebo originál?
Do souboru se přenese obsah zobrazený na obrazovce. V režimu Vylepšit, Shrnutí nebo Expert jde o verzi připravenou AI, která je označená v záhlaví dokumentu. Když je režim vypnutý, export obsahuje originál.
Kdo může exportovaný soubor stáhnout?
Soubor může stáhnout pouze přihlášená osoba s přístupem k souvisejícímu úkolu, chatu, poznámce nebo poštovní schránce - podle zdroje exportu. Zprávu z Pošty může exportovat pouze vlastník schránky, nikoli administrátor. Odkaz ve výchozím nastavení vyprší po 24 hodinách a soubor se poté smaže.