Mitä on Word-vienti Task Managerissa?
Word-vienti Task Managerissa muuttaa työn aikana syntyneen sisällön DOCX-tiedostoksi. Voit aloittaa Tehtävän viestistä, avustajan vastauksesta, muistiinpanosta tai Sähköpostin viestistä. Voit hyödyntää ladattua asiakirjaa sen sijaan, että kirjoittaisit sovitut asiat uuteen tiedostoon.
Voit tehdä sen kahdella tavalla. Voit pyytää avustajaa esimerkiksi näin: ”laadi Word-asiakirja tämän viestiketjun yhteenvedosta”. Keskusteluun ilmestyy ”Lataa …” -painike. Voit myös viedä yksittäisen viestin, sähköpostin tai muistiinpanon. Silloin voit valita muodoksi PDF:n, DOCX:n tai TXT:n.
Avustaja kirjoittaa sisällön, ja Task Manager kokoaa siitä asiakirjan. Näin tiedosto valmistuu myös silloin, kun malli ei tuota vastausta sopivassa muodossa.
Mistä tiedoston sisältö tulee?
Tiedostoon päätyy näytöllä näkyvä sisältö. Jos luet viestiketjua Kaunistele-, Tiivistä- tai Asiantuntija-tilassa, vienti sisältää tämän version eikä tietokannassa olevaa alkuperäistä. Ylätunnisteeseen lisätään tällöin rivi ”Sisältö: AI:n laatima versio (tila …)”. Kun tila ei ole käytössä, viet alkuperäisen.
Vietäessä yksittäistä viestiä Task Manager lisää otsikon: mistä tehtävästä tai keskustelusta se on peräisin, kuka sen kirjoitti ja milloin. Sähköpostissa nämä ovat aihe, lähettäjä, vastaanottajat ja päivämäärä, muistiinpanossa taas sen otsikko ja viimeisen muutoksen päivämäärä. Tämä mahdollistaa tiedoston alkuperän tunnistamisen ilman sovellukseen palaamista. Sähköpostiviestin voi viedä vain postilaatikon omistaja - ei edes pääkäyttäjä.
Vietäessä yksittäistä viestiä, sähköpostia tai muistiinpanoa Wordiin säilyvät otsikot ja listat, kun taas lihavoinnit ja kursivoinnit muuttuvat tavalliseksi tekstiksi. Vietäessä AI:n järjestelemää versiota selaimesta siirrettävän sisällön raja on 60 000 merkkiä. Latauslinkki on oletuksena voimassa 24 tuntia, minkä jälkeen tiedosto poistetaan. Sen voi ladata vain kirjautunut henkilö, jolla on pääsy kyseiseen tehtävään, keskusteluun, muistiinpanoon tai postilaatikkoon - riippuen viennin lähteestä.
Mitä hyödyt?
Kokouksen jälkeen sinun ei tarvitse aloittaa tyhjältä sivulta. Sinun ei tarvitse kopioida sovittuja asioita useista viesteistä, vaan voit muokata valmista tekstiä vastaanottajalle sopivaksi.
Asiakas, asianajaja tai kirjanpitäjä saa tiedoston, johon hän voi lisätä huomioita luomatta tiliä uuteen työkaluun. Sinun ei tarvitse neuvoa, miten järjestelmään kirjaudutaan yhden tekstisivun lukemista varten.
Jos käsittelet pitkän viestiketjun lyhennettyä versiota, sinun ei tarvitse koota sitä uudelleen ennen lähettämistä. Voit välittää eteenpäin juuri lukemasi sisällön.
Esimerkki arjen työstä
Asiakkaan käyttöönotto on käynnissä. Viimeisten kahden viikon aikana sovitut asiat ovat yhdessä Tehtävässä: viestit, liitteet ja matkan varrella sovitut laajuuden muutokset. Asiakas pyytää pöytäkirjaa.
Projektipäällikkö avaa viestiketjun ja ottaa käyttöön Tiivistä-tilan. Hän näkee ensin 8 viimeisintä viestiä, ja seuraavat erät hän tuo painikkeella ”Järjestele vanhemmat viestit (N)”. Sitten hän pyytää avustajalta Word-tiedoston yhteenvedolla ja lataa tiedoston painikkeella ”Lataa Word”. Projektipäällikkö lisää kaksi kappaletta määräajoista, poistaa osan sisäisestä keskustelusta ja lähettää dokumentin hyväksyttäväksi.
Asiakkaan asianajaja lisää huomionsa Word-asiakirjaan muutosten seuranta -tilassa kirjautumatta Task Manageriin.
Usein kysytyt kysymykset
Säilyykö muotoilu?
Osittain. Word-tiedostossa säilyvät otsikot ja listat, kun taas lihavoinnit ja kursivoinnit muuttuvat tavalliseksi tekstiksi. Korostukset säilyvät PDF-viennissä. Dokumentin kokoaa Task Manager viedyn sisällön perusteella.
Voinko viedä vain muistiinpanon tai yhden viestin?
Kyllä. Voit viedä yksittäisen muistiinpanon, Tehtävän tai Keskustelun viestin tai Sähköpostin viestin. Käytettävissä olevat muodot ovat DOCX, PDF ja TXT.
Päätyykö tiedostoon AI:n järjestämä versio vai alkuperäinen?
Tiedostoon päätyy näytöllä näkyvä sisältö. Kaunistele-, Tiivistä- tai Asiantuntija-tilassa se on AI:n laatima versio, joka merkitään asiakirjan ylätunnisteeseen. Kun tila ei ole käytössä, vienti sisältää alkuperäisen.
Kuka voi ladata viedyn tiedoston?
Tiedoston voi ladata vain sisään kirjautunut henkilö, jolla on käyttöoikeus siihen liittyvään Tehtävään, Keskusteluun, muistiinpanoon tai sähköpostilaatikkoon - viennin lähteestä riippuen. Sähköpostin viestin voi viedä vain sähköpostilaatikon omistaja, ei ylläpitäjä. Linkki vanhenee oletusarvoisesti 24 tunnin kuluttua, jolloin tiedosto poistetaan.