Cos'è l'esportazione in Word in Task Manager?
L'esportazione in Word di Task Manager trasforma i contenuti creati durante il lavoro in un file DOCX. Puoi partire da un messaggio di un'attività, da una risposta dell'assistente, da una nota o da un messaggio della Posta. Puoi usare il documento scaricato invece di riscrivere gli accordi in un nuovo file.
Hai due possibilità. Puoi chiedere all'assistente, per esempio: "prepara un documento Word con il riepilogo di questa discussione". Nella conversazione apparirà il pulsante "Scarica …". In alternativa, puoi esportare un singolo messaggio, un'email o una nota. In questo caso scegli il formato PDF, DOCX o TXT.
L'assistente scrive il contenuto e Task Manager lo trasforma in un documento. In questo modo il file viene creato anche se il modello non prepara una risposta nel formato adatto.
Da dove proviene il contenuto del file?
Nel file viene inserito il contenuto che vedi sullo schermo. Se leggi una discussione in modalità Abbellisci, Riassumi o Esperto, l'esportazione include quella versione, non l'originale nel database. Nell'intestazione compare la riga "Contenuto: versione preparata dall'AI (modalità …)". Quando la modalità è disattivata, esporti l'originale.
Quando esporti un singolo messaggio, Task Manager aggiunge un'intestazione: da quale attività o chat proviene, chi lo ha scritto e quando. Per un'email sono oggetto, mittente, destinatari e data, mentre per una nota sono il titolo e la data dell'ultima modifica. Questo permette di riconoscere l'origine del file senza dover tornare nell'applicazione. Un messaggio della Posta può esportarlo solo il proprietario della casella - non può farlo nemmeno l'amministratore.
Quando esporti in Word un singolo messaggio, un'email o una nota, restano titoli ed elenchi, mentre grassetto e corsivo si trasformano in testo normale. Per l'esportazione della versione riorganizzata dall'AI, il limite di contenuto trasmesso dal browser è di 60.000 caratteri. Il link di download è valido per 24 ore per impostazione predefinita, dopodiché il file viene eliminato. Può scaricarlo solo una persona autenticata con accesso all'attività, alla chat, alla nota o alla casella di posta collegata - a seconda della fonte dell'esportazione.
Cosa ci guadagni?
Dopo una riunione non devi partire da una pagina vuota. Non devi copiare gli accordi dai vari messaggi: ti basta adattare il testo già pronto al destinatario.
Il cliente, l'avvocato o il commercialista riceve un file su cui può inserire commenti senza creare un account in un nuovo strumento. Tu non devi spiegargli come accedere al sistema per leggere una sola pagina di testo.
Se lavori su una versione abbreviata di una lunga discussione, non devi ricostruirla una seconda volta prima di inviarla. Puoi inoltrare il contenuto che hai appena letto.
Esempio dal lavoro quotidiano
È in corso l'implementazione presso un cliente. Gli accordi delle ultime due settimane sono raccolti in un'unica attività: messaggi, allegati e modifiche all'ambito concordate nel frattempo. Il cliente chiede un verbale.
Il project manager apre la discussione e attiva la modalità Riassumi. All'inizio vede gli 8 messaggi più recenti, e carica i blocchi successivi con il pulsante “Riordina messaggi più vecchi (N)”. Poi chiede all'assistente un Word con il riepilogo e scarica il file con il pulsante “Scarica Word”. Il project manager aggiunge due paragrafi sulle scadenze, rimuove un passaggio di discussione interna e invia il documento per l'approvazione.
L'avvocato del cliente inserisce le sue osservazioni usando la modalità di revisione delle modifiche nel proprio Word, senza accedere a Task Manager.
Domande frequenti
La formattazione viene mantenuta?
In parte. Nel file Word restano i titoli e gli elenchi, mentre grassetto e corsivo si trasformano in testo normale. Le formattazioni restano invece nell'esportazione in PDF. Il documento viene composto da Task Manager sulla base del contenuto esportato.
Posso esportare solo una nota o un singolo messaggio?
Sì. Puoi esportare una singola nota, un messaggio di un'attività o di una chat oppure un messaggio della Posta. I formati disponibili sono DOCX, PDF e TXT.
Nel file viene inserita la versione riordinata dall'AI o l'originale?
Nel file viene inserito il contenuto che vedi sullo schermo. In modalità Abbellisci, Riassumi o Esperto, si tratta della versione preparata dall'AI, indicata nell'intestazione del documento. Quando la modalità è disattivata, l'esportazione include l'originale.
Chi può scaricare il file esportato?
Il file può essere scaricato solo da una persona che ha effettuato l'accesso e ha accesso all'attività, alla chat, alla nota o alla casella di posta associata, a seconda della fonte dell'esportazione. Solo il proprietario della casella può esportare un messaggio della Posta, non l'amministratore. Per impostazione predefinita, il link scade dopo 24 ore e il file viene eliminato.