Was ist der Word-Export in Task Manager?
Der Word-Export in Task Manager wandelt Inhalte aus Ihrer Arbeit in eine DOCX-Datei um. Sie können mit einer Nachricht in einer Aufgabe, einer Antwort des Assistenten, einer Notiz oder einer E-Mail beginnen. Das heruntergeladene Dokument können Sie verwenden, statt Vereinbarungen in eine neue Datei zu übertragen.
Dafür gibt es zwei Möglichkeiten. Sie können den Assistenten zum Beispiel bitten: „Erstelle ein Word-Dokument mit einer Zusammenfassung dieses Threads.“ Im Chat erscheint dann eine Schaltfläche „Herunterladen …“. Oder Sie exportieren eine einzelne Nachricht, E-Mail oder Notiz. Dabei wählen Sie PDF, DOCX oder TXT als Format aus.
Der Assistent erstellt den Inhalt, und Task Manager formatiert daraus ein Dokument. So wird die Datei auch dann erstellt, wenn das Modell keine Antwort im passenden Format vorbereitet.
Wie kommt der Inhalt in die Datei?
In die Datei wird der Inhalt übernommen, den Sie auf dem Bildschirm sehen. Wenn Sie einen Thread im Modus Aufhübschen, Zusammenfassen oder Experte lesen, enthält der Export diese Version und nicht das Original aus der Datenbank. In der Kopfzeile erscheint dann die Zeile „Inhalt: von der KI erstellte Version (Modus …)“. Ist der Modus deaktiviert, exportieren Sie das Original.
Beim Export einer einzelnen Nachricht fügt Task Manager eine Kopfzeile hinzu: aus welcher Aufgabe oder welchem Chat sie stammt, wer sie geschrieben hat und wann. Bei einer E-Mail sind das Betreff, Absender, Empfänger und Datum, bei einer Notiz - ihr Titel und das Datum der letzten Änderung. So lässt sich die Herkunft der Datei erkennen, ohne in die Anwendung zurückzukehren. Eine Nachricht aus der E-Mail kann ausschließlich der Besitzer des Postfachs exportieren - nicht einmal der Administrator kann das tun.
Beim Export einer einzelnen Nachricht, E-Mail oder Notiz nach Word bleiben Überschriften und Listen erhalten, während Fett- und Kursivschrift zu normalem Text werden. Beim Export der von der KI aufbereiteten Version liegt das Limit des aus dem Browser übermittelten Inhalts bei 60.000 Zeichen. Der Download-Link ist standardmäßig 24 Stunden gültig, danach wird die Datei gelöscht. Herunterladen kann sie nur eine angemeldete Person mit Zugriff auf die zugehörige Aufgabe, den Chat, die Notiz oder das Postfach - je nach Quelle des Exports.
Was gewinnen Sie?
Nach einem Meeting müssen Sie nicht mit einer leeren Seite anfangen. Sie müssen Vereinbarungen nicht aus mehreren Nachrichten zusammenkopieren, sondern können einen fertigen Text auf den Empfänger zuschneiden.
Der Kunde, der Anwalt oder die Buchhalterin erhält eine Datei, in der sich Anmerkungen machen lassen, ohne ein Konto in einem neuen Tool anzulegen. Sie müssen nicht erklären, wie man auf das System zugreift, nur um eine Seite Text zu lesen.
Wenn Sie mit einer gekürzten Version eines langen Threads arbeiten, müssen Sie diese vor dem Versand nicht noch einmal zusammenfassen. Sie können den Inhalt weitergeben, den Sie gerade gelesen haben.
Beispiel aus dem Arbeitsalltag
Die Einführung beim Kunden läuft. Die Vereinbarungen der letzten zwei Wochen stehen in einer Aufgabe: Nachrichten, Anhänge und unterwegs abgestimmte Änderungen am Umfang. Der Kunde bittet um ein Protokoll.
Der Projektleiter öffnet den Thread und aktiviert den Modus Zusammenfassen. Zunächst sieht er die 8 neuesten Nachrichten, weitere Abschnitte lädt er mit der Schaltfläche „Ältere Nachrichten ordnen (N)“ nach. Anschließend bittet er den Assistenten um ein Word-Dokument mit der Zusammenfassung und lädt die Datei über die Schaltfläche „Word herunterladen“ herunter. Der Projektleiter ergänzt zwei Absätze zu Terminen, entfernt einen Teil der internen Diskussion und sendet das Dokument zur Freigabe.
Der Anwalt des Kunden fügt in seinem Word-Dokument im Änderungsmodus Anmerkungen hinzu, ohne sich bei Task Manager anzumelden.
Häufig gestellte Fragen
Bleibt die Formatierung erhalten?
Teilweise. In der Word-Datei bleiben Überschriften und Listen erhalten, während Fett- und Kursivschrift zu normalem Text werden. Hervorhebungen bleiben beim Export nach PDF erhalten. Das Dokument erstellt Task Manager auf Basis des exportierten Inhalts.
Kann ich nur eine Notiz oder eine einzelne Nachricht exportieren?
Ja. Sie können eine einzelne Notiz, eine Nachricht aus einer Aufgabe oder einem Chat oder eine E-Mail exportieren. Verfügbare Formate sind DOCX, PDF und TXT.
Wird die von der KI aufbereitete Version oder das Original in die Datei übernommen?
In die Datei wird der auf dem Bildschirm sichtbare Inhalt übernommen. Im Modus Aufhübschen, Zusammenfassen oder Experte ist das die von der KI erstellte Version, die in der Dokumentkopfzeile gekennzeichnet wird. Ist der Modus deaktiviert, wird das Original exportiert.
Wer kann die exportierte Datei herunterladen?
Die Datei kann nur eine angemeldete Person mit Zugriff auf die zugehörige Aufgabe, den Chat, die Notiz oder das Team-Postfach herunterladen - je nach Quelle des Exports. Eine E-Mail kann ausschließlich der Eigentümer des Postfachs exportieren, nicht der Administrator. Der Link läuft standardmäßig nach 24 Stunden ab; dann wird die Datei gelöscht.