O que é a exportação para Word no Task Manager?
A exportação para Word no Task Manager transforma o conteúdo criado durante o trabalho num ficheiro DOCX. Pode começar por uma mensagem numa tarefa, uma resposta do assistente, uma nota ou uma mensagem do Correio. Pode utilizar o documento transferido em vez de transcrever os acordos para um ficheiro novo.
Tem duas opções. Pode pedir ao assistente, por exemplo: «prepare um Word com o resumo desta conversa». Aparecerá o botão «Transferir …» na conversa. Também pode exportar uma mensagem, um e-mail ou uma nota individual. Nesse caso, escolhe o formato PDF, DOCX ou TXT.
O assistente escreve o conteúdo e o Task Manager cria o documento a partir dele. Assim, o ficheiro é criado mesmo que o modelo não prepare uma resposta no formato adequado.
De onde vem o conteúdo do ficheiro?
O ficheiro inclui o conteúdo que vê no ecrã. Se estiver a ler uma conversa nos modos Melhorar, Resumir ou Especialista, a exportação inclui essa versão, não o original da base de dados. Nesse caso, aparece no cabeçalho a linha «Conteúdo: versão preparada pela IA (modo …)». Se o modo estiver desativado, exporta o original.
Ao exportar uma única mensagem, o Task Manager acrescenta um cabeçalho: de que tarefa ou conversa provém, quem a escreveu e quando. No caso de um e-mail, são o assunto, o remetente, os destinatários e a data; no caso de uma nota - o seu título e a data da última alteração. Isto permite identificar a origem do ficheiro sem voltar à aplicação. Uma mensagem do Correio só pode ser exportada pelo proprietário da caixa de correio - nem o administrador o pode fazer.
Ao exportar uma única mensagem, e-mail ou nota para Word, mantêm-se os cabeçalhos e as listas, e o negrito e o itálico transformam-se em texto simples. Ao exportar a versão organizada pela IA, o limite de conteúdo transmitido a partir do navegador é de 60 000 carateres. O link de download é válido por predefinição durante 24 horas, após as quais o ficheiro é eliminado. Só pode descarregá-lo uma pessoa autenticada com acesso à tarefa, conversa, nota ou caixa de correio relacionada - consoante a origem da exportação.
O que ganha?
Depois da reunião, não tem de começar com uma página em branco. Em vez de copiar acordos de várias mensagens, revê um texto já preparado para o destinatário.
O cliente, o advogado ou o contabilista recebe um ficheiro onde pode inserir comentários sem criar uma conta numa nova ferramenta. Não precisa de explicar como aceder ao sistema para ler uma única página de texto.
Se estiver a trabalhar com uma versão resumida de uma conversa longa, não tem de a reconstruir antes de a enviar. Pode reencaminhar o conteúdo que acabou de ler.
Exemplo do trabalho diário
A implementação está em curso junto do cliente. Os acordos das últimas duas semanas estão numa única tarefa: mensagens, anexos e alterações ao âmbito acordadas ao longo do processo. O cliente pede uma ata.
O gestor de projeto abre a conversa e ativa o modo Resumir. Primeiro vê as 8 mensagens mais recentes, e os blocos seguintes são carregados com o botão “Organizar mensagens mais antigas (N)”. Em seguida, pede ao assistente um Word com o resumo e descarrega o ficheiro através do botão “Descarregar Word”. O gestor acrescenta dois parágrafos sobre prazos, remove um trecho de discussão interna e envia o documento para aprovação.
O advogado do cliente insere comentários no seu Word com o controlo de alterações ativado, sem iniciar sessão no Task Manager.
Perguntas mais frequentes
A formatação mantém-se?
Parcialmente. No ficheiro Word mantêm-se os cabeçalhos e as listas, e o negrito e o itálico transformam-se em texto simples. As formatações mantêm-se na exportação para PDF. O documento é composto pelo Task Manager com base no conteúdo exportado.
Posso exportar apenas uma nota ou uma mensagem?
Sim. Pode exportar uma nota individual, uma mensagem de uma tarefa ou conversa, ou uma mensagem do Correio. Os formatos disponíveis são DOCX, PDF e TXT.
O ficheiro incluirá a versão organizada por IA ou o original?
O ficheiro inclui o conteúdo visível no ecrã. Nos modos Melhorar, Resumir ou Especialista, trata-se da versão preparada por IA, identificada no cabeçalho do documento. Quando o modo está desativado, a exportação inclui o original.
Quem pode transferir o ficheiro exportado?
O ficheiro só pode ser transferido por uma pessoa com sessão iniciada e acesso à tarefa, conversa, nota ou caixa de correio associada, consoante a origem da exportação. Apenas o proprietário da caixa de correio pode exportar uma mensagem do Correio, não o administrador. Por predefinição, a ligação expira ao fim de 24 horas e o ficheiro é então eliminado.