¿Qué es la exportación a Word en Task Manager?
La exportación a Word de Task Manager convierte el contenido generado durante el trabajo en un archivo DOCX. Puedes partir de un mensaje de una tarea, una respuesta del asistente, una nota o un mensaje de Correo. Puedes utilizar el documento descargado en lugar de copiar lo acordado en un archivo nuevo.
Tienes dos opciones. Puedes pedir al asistente, por ejemplo: «prepara un Word con el resumen de este hilo». En la conversación aparecerá un botón «Descargar …». También puedes exportar un mensaje, un correo o una nota. En ese caso, puedes elegir entre los formatos PDF, DOCX y TXT.
El asistente redacta el contenido y Task Manager lo convierte en un documento. Así, el archivo se genera incluso si el modelo no prepara una respuesta en el formato adecuado.
¿De dónde sale el contenido del archivo?
El archivo incluye el contenido que ves en pantalla. Si lees un hilo en los modos Mejorar, Resumir o Experto, la exportación incluye esa versión, no el original de la base de datos. El encabezado mostrará entonces la línea «Contenido: versión preparada por la IA (modo …)». Si el modo está desactivado, exportarás el original.
Al exportar un mensaje individual, Task Manager añade una cabecera: de qué tarea o chat procede, quién lo escribió y cuándo. En el caso de un correo son el asunto, el remitente, los destinatarios y la fecha, y en el de una nota, su título y la fecha de la última modificación. Esto permite identificar el origen del archivo sin volver a la aplicación. Un mensaje del Correo solo puede exportarlo el propietario del buzón, ni siquiera el administrador puede hacerlo.
Al exportar un mensaje individual, un correo o una nota a Word se mantienen los encabezados y las listas, mientras que las negritas y las cursivas se convierten en texto normal. Al exportar la versión organizada por la IA, el límite de contenido enviado desde el navegador es de 60 000 caracteres. El enlace de descarga es válido por defecto durante 24 horas, y después el archivo se elimina. Solo puede descargarlo una persona con sesión iniciada y acceso a la tarea, chat, nota o buzón de correo relacionados, según el origen de la exportación.
¿Qué ganas?
Después de una reunión, no empiezas con una página en blanco. En lugar de copiar los acuerdos de varios mensajes, solo tienes que adaptar el texto preparado a su destinatario.
El cliente, el abogado o el contable recibe un archivo en el que puede añadir comentarios sin crear una cuenta en una herramienta nueva. No tienes que explicar cómo acceder al sistema para leer una sola página de texto.
Si trabajas con una versión resumida de un hilo largo, no tienes que reconstruirla otra vez antes de enviarla. Puedes compartir el contenido que acabas de leer.
Ejemplo del trabajo diario
La implantación para un cliente está en marcha. Los acuerdos de las dos últimas semanas están reunidos en una tarea: mensajes, archivos adjuntos y cambios de alcance acordados sobre la marcha. El cliente solicita un acta.
El jefe de proyecto abre el hilo y activa el modo Resumir. Primero ve los 8 mensajes más recientes, y las siguientes tandas las recupera con el botón «Organizar mensajes antiguos (N)». A continuación pide al asistente un Word con el resumen y descarga el archivo con el botón «Descargar Word». El jefe de proyecto añade dos párrafos sobre los plazos, elimina un fragmento de la discusión interna y envía el documento para su aprobación.
El abogado del cliente añade comentarios con el control de cambios de su Word, sin iniciar sesión en Task Manager.
Preguntas frecuentes
¿Se conserva el formato?
En parte. En el archivo Word se mantienen los encabezados y las listas, mientras que las negritas y las cursivas se convierten en texto normal. Los resaltados se mantienen en la exportación a PDF. El documento lo compone Task Manager a partir del contenido exportado.
¿Puedo exportar solo una nota o un mensaje?
Sí. Puedes exportar una nota, un mensaje de una tarea o un chat, o un mensaje de Correo. Los formatos disponibles son DOCX, PDF y TXT.
¿El archivo incluirá la versión organizada por la IA o el original?
El archivo incluye el contenido que aparece en pantalla. En los modos Mejorar, Resumir o Experto, se trata de una versión preparada por la IA, que se indica en el encabezado del documento. Si el modo está desactivado, la exportación incluye el original.
¿Quién puede descargar el archivo exportado?
Solo puede descargar el archivo una persona que haya iniciado sesión y tenga acceso a la tarea, el chat, la nota o el buzón asociado, según el origen de la exportación. Solo el propietario del buzón puede exportar un mensaje de Correo; el administrador no puede hacerlo. De forma predeterminada, el enlace caduca al cabo de 24 horas y el archivo se elimina.