Qu'est-ce que l'export Word dans Task Manager ?
L’export Word dans Task Manager transforme le contenu créé au cours du travail en fichier DOCX. Vous pouvez partir d’un message dans une tâche, d’une réponse de l’assistant, d’une note ou d’un message de la Messagerie. Vous pouvez utiliser le document téléchargé au lieu de recopier les décisions prises dans un nouveau fichier.
Deux possibilités s’offrent à vous. Vous pouvez demander à l’assistant, par exemple : « prépare un document Word avec le récapitulatif de ce fil de discussion ». Un bouton « Télécharger… » apparaîtra dans la conversation. Vous pouvez aussi exporter un message, un e-mail ou une note. Vous choisissez alors le format PDF, DOCX ou TXT.
L’assistant rédige le contenu, puis Task Manager en fait un document. Le fichier est ainsi généré même si le modèle ne fournit pas sa réponse dans le bon format.
D’où vient le contenu du fichier ?
Le fichier reprend le contenu affiché à l’écran. Si vous consultez un fil de discussion en mode Embellir, Résumer ou Expert, l’export reprend cette version et non l’original enregistré dans la base de données. Une ligne apparaît alors dans l’en-tête : « Contenu : version préparée par l’IA (mode …) ». Lorsque le mode est désactivé, vous exportez l’original.
Lors de l’export d’un message isolé, Task Manager ajoute un en-tête indiquant de quelle tâche ou discussion il provient, qui l’a écrit et quand. Pour un e-mail, il s’agit de l’objet, de l’expéditeur, des destinataires et de la date, et pour une note, de son titre et de la date de dernière modification. Cela permet d’identifier l’origine du fichier sans revenir dans l’application. Seul le propriétaire de la boîte mail peut exporter un message de la Messagerie - même l’administrateur ne le peut pas.
Lors de l’export d’un message isolé, d’un e-mail ou d’une note vers Word, les titres et les listes sont conservés, tandis que le gras et l’italique se transforment en texte simple. Pour l’export d’une version structurée par l’IA, la limite de contenu transmise depuis le navigateur est de 60 000 caractères. Le lien de téléchargement est valable par défaut 24 heures, puis le fichier est supprimé. Seule une personne connectée ayant accès à la tâche, à la discussion, à la note ou à la boîte mail concernée - selon la source de l’export - peut le télécharger.
Qu'y gagnez-vous ?
Après une réunion, vous ne partez pas d’une page blanche. Vous n’avez pas à recopier les décisions prises dans plusieurs messages : il vous suffit d’adapter le texte déjà préparé à son destinataire.
Votre client, votre avocat ou votre comptable reçoit un fichier dans lequel il peut ajouter des remarques sans créer de compte dans un nouvel outil. Vous n’avez pas à lui expliquer comment accéder au système pour lire une seule page de texte.
Si vous travaillez à partir d’une version résumée d’un long fil de discussion, vous n’avez pas besoin de la reconstituer avant de l’envoyer. Vous pouvez transmettre le contenu que vous venez de lire.
Exemple du quotidien
Le déploiement est en cours chez un client. Les décisions prises au cours des deux dernières semaines sont regroupées dans une tâche : messages, pièces jointes et changements de périmètre convenus en cours de route. Le client demande un compte rendu.
Le chef de projet ouvre le fil de discussion et active le mode Résumer. Il voit d’abord les 8 messages les plus récents, puis récupère les groupes suivants avec le bouton « Traiter les messages plus anciens (N) ». Il demande ensuite à l’assistant un document Word avec le résumé et le télécharge via le bouton « Télécharger le Word ». Le chef de projet ajoute deux paragraphes sur les échéances, supprime un passage de discussion interne et envoie le document pour validation.
L’avocat du client ajoute ses remarques avec le suivi des modifications dans son propre document Word, sans se connecter à Task Manager.
Questions fréquentes
La mise en forme est-elle conservée ?
Partiellement. Dans le fichier Word, les titres et les listes sont conservés, tandis que le gras et l’italique se transforment en texte simple. Les mises en forme sont conservées dans l’export PDF. Le document est composé par Task Manager à partir du contenu exporté.
Puis-je exporter uniquement une note ou un seul message ?
Oui. Vous pouvez exporter une note, un message d’une tâche ou d’une discussion, ou un message de la Messagerie. Les formats disponibles sont DOCX, PDF et TXT.
Le fichier contiendra-t-il la version retravaillée par l’IA ou l’original ?
Le fichier reprend le contenu affiché à l’écran. En mode Embellir, Résumer ou Expert, il s’agit de la version préparée par l’IA, signalée dans l’en-tête du document. Lorsque le mode est désactivé, l’export reprend l’original.
Qui peut télécharger le fichier exporté ?
Seule une personne connectée et ayant accès à la tâche, à la discussion, à la note ou à la boîte mail associée peut télécharger le fichier, selon sa source. Seul le propriétaire de la boîte mail peut exporter un message de la Messagerie, pas l’administrateur. Par défaut, le lien expire au bout de 24 heures et le fichier est alors supprimé.