Vad är Word-export i Task Manager?
Export till Word i Task Manager omvandlar innehåll som skapats under arbetet till en DOCX-fil. Du kan börja med ett meddelande i en uppgift, ett svar från assistenten, en anteckning eller ett meddelande från E-post. Du kan använda det nedladdade dokumentet i stället för att skriva in överenskommelserna i en ny fil.
Du har två alternativ. Du kan be assistenten, till exempel: ”skapa ett Word-dokument med en sammanfattning av den här tråden”. En knapp med texten ”Ladda ner …” visas i konversationen. Du kan också exportera ett enskilt meddelande, mejl eller anteckning. Då väljer du formatet PDF, DOCX eller TXT.
Assistenten skriver innehållet och Task Manager skapar dokumentet utifrån det. Därför skapas filen även om modellen inte ger svaret i rätt format.
Varifrån kommer innehållet i filen?
Innehållet som visas på skärmen hamnar i filen. Om du läser en tråd i läget Förbättra, Sammanfatta eller Expert innehåller exporten den versionen, inte originalet från databasen. Då visas raden ”Innehåll: version framtagen av AI (läge …)” i rubriken. När läget är avstängt exporterar du originalet.
Vid export av ett enskilt meddelande lägger Task Manager till en rubrik: från vilken uppgift eller chatt det kommer, vem som skrev det och när. För mail är det ämne, avsändare, mottagare och datum, och för en anteckning - dess titel och datum för senaste ändring. Det gör det möjligt att identifiera filens ursprung utan att gå tillbaka till appen. Ett meddelande från E-post kan bara exporteras av postlådans ägare - inte ens administratören kan göra det.
Vid export av ett enskilt meddelande, mail eller en anteckning till Word behålls rubriker och listor, medan fetstil och kursiv stil omvandlas till vanlig text. Vid export av en version som AI har strukturerat är gränsen för innehåll som skickas från webbläsaren 60 000 tecken. Nedladdningslänken är som standard giltig i 24 timmar, och därefter raderas filen. Den kan bara laddas ner av en inloggad person med tillgång till den berörda uppgiften, chatten, anteckningen eller postlådan - beroende på exportens källa.
Vad vinner du?
Efter mötet behöver du inte börja med en tom sida. Du behöver inte kopiera överenskommelser från flera meddelanden, utan kan redigera en färdig text så att den passar mottagaren.
Klienten, juristen eller revisorn får en fil där hen kan lägga till kommentarer utan att skapa ett konto i ett nytt verktyg. Du behöver inte förklara hur hen loggar in i systemet för att läsa en enda sida text.
Om du arbetar med en förkortad version av en lång tråd behöver du inte återskapa den en gång till innan du skickar den. Du kan skicka vidare innehållet du just har läst.
Exempel från vardagen
En kundimplementering pågår. Överenskommelserna från de senaste två veckorna finns i en och samma uppgift: meddelanden, bilagor och ändringar av omfattningen som ni har kommit överens om under arbetets gång. Kunden ber om ett mötesprotokoll.
Projektledaren öppnar en tråd och aktiverar läget Sammanfatta. Först ser hen de 8 senaste meddelandena, och fler hämtas med knappen "Strukturera äldre meddelanden (N)”. Därefter ber hen assistenten om ett Word-dokument med en sammanfattning och laddar ner filen med knappen "Ladda ner Word”. Projektledaren lägger till två stycken om tidsfrister, tar bort ett avsnitt med en intern diskussion och skickar dokumentet för godkännande.
Kundens jurist lägger till kommentarer med spåra ändringar i sitt eget Word-dokument utan att logga in i Task Manager.
Vanliga frågor
Behålls formateringen?
Delvis. I Word-filen behålls rubriker och listor, medan fetstil och kursiv stil omvandlas till vanlig text. Markeringarna behålls i PDF-exporten. Dokumentet sätts ihop av Task Manager utifrån det exporterade innehållet.
Kan jag exportera bara en anteckning eller ett enskilt meddelande?
Ja. Du kan exportera en enskild anteckning, ett meddelande från en uppgift eller chatt, eller ett meddelande från E-post. Tillgängliga format är DOCX, PDF och TXT.
Hamnar den AI-bearbetade versionen eller originalet i filen?
Innehållet som visas på skärmen hamnar i filen. I läget Förbättra, Sammanfatta eller Expert är det en version som AI har tagit fram, vilket anges i dokumentets rubrik. När läget är avstängt innehåller exporten originalet.
Vem kan ladda ner den exporterade filen?
Filen kan bara laddas ner av en inloggad person som har åtkomst till den tillhörande uppgiften, chatten, anteckningen eller e-postlådan - beroende på exportens källa. Ett meddelande från E-post kan bara exporteras av e-postlådans ägare, inte av administratören. Länken upphör som standard att gälla efter 24 timmar, och då raderas filen.