Mi a Word-exportálás a Task Managerben?
A Task Manager Word-exportja DOCX-fájllá alakítja a munka során létrehozott tartalmat. Kiindulhatsz egy feladat üzenetéből, az asszisztens válaszából, egy jegyzetből vagy egy Levelezésből származó üzenetből. A letöltött dokumentumot felhasználhatod ahelyett, hogy új fájlba másolnád át az egyeztetéseket.
Két lehetőséged van. Megkérheted például az asszisztenst: „készíts Word-dokumentumot ennek a beszélgetésszálnak az összefoglalójából”. A beszélgetésben megjelenik egy „Letöltés …” gomb. Egyetlen üzenetet, e-mailt vagy jegyzetet is exportálhatsz. Ekkor a PDF, DOCX vagy TXT formátumot választhatod ki.
Az asszisztens megírja a tartalmat, a Task Manager pedig dokumentummá állítja össze. Így akkor is létrejön a fájl, ha a modell nem megfelelő formátumban készíti el a választ.
Honnan származik a fájl tartalma?
A fájlba az a szöveg kerül, amelyet a képernyőn látsz. Ha a beszélgetésszálat Szépítés, Összefoglalás vagy Szakértő módban olvasod, az export ezt a változatot tartalmazza, nem az adatbázisban tárolt eredetit. A fejlécben ilyenkor ez a sor jelenik meg: „Tartalom: AI által készített változat (… mód)”. Ha a mód ki van kapcsolva, az eredetit exportálod.
Egyetlen üzenet exportálásakor a Task Manager fejlécet ad hozzá: melyik feladatból vagy csevegésből származik, ki írta és mikor. E-mail esetén ez a tárgy, a feladó, a címzettek és a dátum, jegyzet esetén pedig a címe és az utolsó módosítás dátuma. Ez lehetővé teszi a fájl eredetének azonosítását anélkül, hogy vissza kellene térni az alkalmazásba. A Levelezésből származó üzenetet kizárólag a postafiók tulajdonosa exportálhatja - ezt még az adminisztrátor sem teheti meg.
Egyetlen üzenet, e-mail vagy jegyzet Wordbe exportálásakor megmaradnak a fejlécek és a listák, a félkövér és dőlt kiemelések pedig egyszerű szöveggé alakulnak. Az AI által rendezett verzió exportálásakor a böngészőből átadott tartalom korlátja 60 000 karakter. A letöltési link alapértelmezetten 24 óráig érvényes, utána a fájl törlődik. Csak olyan bejelentkezett személy töltheti le, akinek hozzáférése van a kapcsolódó feladathoz, csevegéshez, jegyzethez vagy postafiókhoz - az export forrásától függően.
Mit nyersz vele?
A megbeszélés után nem egy üres oldallal kezdesz. Nem másolod át egymás után az üzenetekben szereplő egyeztetéseket, hanem a kész szöveget igazítod a címzetthez.
Az ügyfél, az ügyvéd vagy a könyvelő olyan fájlt kap, amelyben új fiók létrehozása nélkül is megjegyzéseket fűzhet a szöveghez. Neked pedig nem kell elmagyaráznod, hogyan férhet hozzá a rendszerhez, ha csak egy oldalnyi szöveget szeretne elolvasni.
Ha egy hosszú beszélgetésszál rövidített változatán dolgozol, küldés előtt nem kell még egyszer összeállítanod. Továbbadhatod azt a tartalmat, amelyet éppen elolvastál.
Példa a mindennapi munkából
Ügyfélnél zajlik a bevezetés. Az elmúlt két hét egyeztetései egyetlen feladatban vannak: az üzenetek, a mellékletek és a menet közben egyeztetett terjedelemmódosítások. Az ügyfél jegyzőkönyvet kér.
A projektvezető megnyitja a beszélgetésszálat, és bekapcsolja a Összefoglalás módot. Először a 8 legújabb üzenetet látja, a további részeket pedig a „Régebbi üzenetek rendezése (N)” gombbal húzza be. Ezután megkéri az asszisztenst egy Word összefoglalóra, és a „Word letöltése” gombbal letölti a fájlt. A projektvezető hozzáír két bekezdést a határidőkről, töröl egy belső vitát tartalmazó részt, és elküldi a dokumentumot jóváhagyásra.
Az ügyfél ügyvédje a saját Word-dokumentumában, a változások követésével fűz hozzá megjegyzéseket, anélkül, hogy bejelentkezne a Task Managerbe.
Gyakori kérdések
Megmarad a formázás?
Részben. A Word fájlban megmaradnak a fejlécek és a listák, a félkövér és dőlt kiemelések viszont egyszerű szöveggé alakulnak. A kiemelések a PDF-exportban megmaradnak. A dokumentumot a Task Manager állítja össze az exportált tartalom alapján.
Exportálhatok csak egy jegyzetet vagy egyetlen üzenetet?
Igen. Exportálhatsz egyetlen jegyzetet, egy feladatból vagy csevegésből származó üzenetet, illetve egy Levelezésben található üzenetet. A választható formátumok: DOCX, PDF és TXT.
Az AI által rendszerezett változat kerül a fájlba, vagy az eredeti?
A képernyőn látható tartalom kerül a fájlba. Szépítés, Összefoglalás vagy Szakértő módban ez az AI által készített változat, amelyet a dokumentum fejléce jelez. Ha a mód ki van kapcsolva, az eredeti kerül az exportba.
Ki töltheti le az exportált fájlt?
A fájlt csak olyan bejelentkezett személy töltheti le, akinek hozzáférése van a kapcsolódó feladathoz, csevegéshez, jegyzethez vagy postafiókhoz - az export forrásától függően. A Levelezésből származó üzenetet kizárólag a postafiók tulajdonosa exportálhatja, az adminisztrátor nem. A link alapértelmezés szerint 24 óra után lejár, ekkor a fájl törlődik.