Co jsou kontrolní seznamy v úkolu?
Seznam kroků k odškrtnutí v úkolu pomáhá týmu pamatovat na to, co je ještě potřeba udělat. V aplikaci Task Manager ho přidáte tlačítkem Seznam úkolů v poli Popis nebo v editoru zpráv.
Seznam v poli Popis se uloží společně s popisem úkolu a lze s ním pracovat na kartě úkolu. Seznam ve zprávě používá stejné zobrazení jako kontrolní seznamy AI a má ukazatel průběhu.
Pokud v postupu chybí fáze předání klientovi, zahrňte ji do seznamu v popisu úkolu. Účastníci pak mohou položky odškrtávat, aniž by měnili obsah popisu.
Jak odškrtávání vypadá v praxi?
Seznam úkolů zadaný v poli Popis se uloží společně s popisem. Na kartě úkolu se zobrazí v horní části vlákna. Položky můžete odškrtávat, aniž byste museli otevřít úpravy úkolu. Nepotřebujete k tomu právo měnit jeho obsah. Osoba přiřazená k úkolu tak může označit svůj krok, i když nemůže upravit popis.
Stav kontrolního seznamu je společný pro všechny účastníky úkolu. Pod seznamem je vidět ukazatel průběhu s počítadlem, například „2 ze 3 hotovo“. U zaškrtnuté položky se zobrazí mini avatar osoby, která ji označila. Po najetí nebo klepnutí bublina ukáže její jméno, příjmení a datum. Když je potřeba doptat se na podrobnosti, víte, na koho se obrátit.
Odškrtávání nemění obsah popisu. Někdo může v popisu opravit překlep a uložit úkol. Dříve odškrtnuté položky zůstanou označené.
Co získáte?
Nemusíte psát osobě, která má na starosti implementaci, a čekat na odpověď, abyste zjistili, kolik práce zbývá. Vidíte, že dva ze tří kroků jsou hotové. Pokud se práce zasekne, snáze zjistíte, v jaké fázi, místo abyste se spokojili s odpovědí „ještě se na tom pracuje“.
Nemusíte si opakující se postup vybavovat zpaměti. Stejný seznam pomáhá projít prací člověku, který ji dělá poprvé, i tomu, kdo ji dělá už rok. Méně často se vynechá krok, na který se snadno zapomene, protože obvykle nezpůsobuje problémy.
Nebudete dělat práci někoho jiného znovu. Pokud kolegyně označila třetí položku, víte, že ji nemusíte dělat znovu. Vidíte její jméno, příjmení a datum označení, takže se jí můžete zeptat, pokud potřebujete podrobnosti. Rozhovor začíná tím, co už bylo hotovo.
Zavedení nového klienta krok za krokem
Agentura přijímá nového klienta. Postup má dvanáct bodů: smlouvu, přístupy, účet v systému, úvodní schůzku a shromáždění podkladů. Dosud si správce klienta při práci pročítal poznámku a jednotlivé kroky si odškrtával v duchu.
Koordinátor založí úkol, vloží postup do popisu a přidá seznam tlačítkem Seznam úkolů. Zahrne potřebné fáze projektu i bod týkající se kauce. Úkol dostane termín a jsou k němu přiřazeni tři lidé. Grafik odškrtne „příprava log“, koordinátor „úvodní schůzka“ a účetní „smlouva podepsána“. U každé zaškrtnuté položky je vidět avatar osoby, která ji odškrtla.
Termín úkolu je vidět v seznamu a úkol po termínu je označen červeně.
Nejčastější dotazy
Mohu do popisu úkolu přidat kontrolní seznam?
Ano. V poli Popis použijte tlačítko Seznam úkolů. Seznam se uloží společně s popisem a jeho položky lze odškrtávat na kartě úkolu.
Vidí ostatní, co jsem odškrtl?
Ano. Stav kontrolního seznamu je společný pro účastníky úkolu. U zaškrtnuté položky se zobrazuje malý avatar osoby, která ji odškrtla. Po najetí kurzorem nebo klepnutí bublina zobrazí její jméno, příjmení a datum.
Potřebuji mít právo upravovat úkol, abych mohl odškrtnout položku?
Ne. Položku odškrtnete na kartě úkolu, aniž byste museli otevřít úpravy nebo mít právo měnit jeho obsah.
Smaže úprava popisu zaškrtnuté položky?
Ne. Odškrtávání nemění obsah popisu a úprava úkolu nezruší zaškrtnutí položek.
Kde je vidět, kolik už je hotovo?
Pod seznamem na kartě úkolu je vidět ukazatel průběhu s počítadlem, například „2 ze 3 hotovo“. Vidí ho každý účastník úkolu.