O que são checklists numa tarefa?
Uma lista de passos a assinalar numa tarefa ajuda a equipa a lembrar-se do que falta fazer. No Task Manager, pode adicioná-la através do botão Lista de tarefas no campo Descrição ou no editor de mensagens.
A lista no campo Descrição é guardada juntamente com a descrição da tarefa e pode ser assinalada no respetivo cartão. A lista numa mensagem usa a mesma vista que as checklists de IA e tem uma barra de progresso.
Se o procedimento não incluir uma fase de aprovação pelo cliente, acrescente-a à lista na descrição da tarefa. Os participantes podem depois assinalar os itens sem alterar o conteúdo da descrição.
Como funciona na prática assinalar os itens?
Uma lista de tarefas introduzida no campo Descrição é guardada juntamente com a descrição. Aparece no topo da conversa no cartão da tarefa. Pode assinalar os itens sem abrir a edição da tarefa. Não precisa de ter permissão para alterar o conteúdo da tarefa. Assim, a pessoa responsável pela tarefa pode assinalar o seu passo, mesmo que não possa editar a descrição.
O estado da checklist é partilhado por todos os participantes da tarefa. Por baixo da lista, aparece uma barra de progresso com um contador, por exemplo «2 de 3 concluídas». Junto a cada item assinalado aparece o miniavatar da pessoa que o marcou. Ao passar o cursor ou tocar no item, uma dica mostra o nome próprio, o apelido e a data. Se for necessário pedir mais detalhes, sabe a quem se dirigir.
Assinalar itens não altera o conteúdo da descrição. Alguém pode corrigir um erro ortográfico na descrição e guardar a tarefa. Os itens assinalados anteriormente continuarão assinalados.
O que ganha?
Não precisa de escrever à pessoa responsável pela implementação e esperar por uma resposta para saber quanto trabalho falta. Vê que dois dos três passos estão concluídos. Se o trabalho ficar bloqueado, é mais fácil perceber em que fase está, em vez de se ficar por uma resposta como «ainda está a ser feito».
Não precisa de executar um procedimento repetitivo de memória. A mesma lista ajuda tanto quem está a realizar o trabalho pela primeira vez como quem o faz há um ano. É menos provável que uma fase seja esquecida por normalmente não causar problemas.
Não duplica o trabalho de outra pessoa. Se uma colega assinalou o terceiro item, sabe que não precisa de o fazer novamente. Vê o nome, o apelido e a data em que o item foi assinalado e, se precisar de mais informações, pode perguntar-lhe diretamente. A conversa começa pelo que já foi feito.
Integração de um novo cliente, passo a passo
Uma agência recebe um novo cliente. O procedimento tem doze pontos: contrato, acessos, conta no sistema, reunião de arranque e recolha de materiais. Até agora, o gestor de conta consultava as notas enquanto trabalhava e ia assinalando mentalmente as várias fases.
A pessoa responsável cria uma tarefa, cola o procedimento na descrição e adiciona uma lista com o botão Lista to-do. Inclui as etapas necessárias para este projeto e o ponto relativo à caução. A tarefa tem um prazo e três pessoas atribuídas. A pessoa de design assinala «preparação dos logótipos», a pessoa responsável «reunião de arranque» e alguém da contabilidade «contrato assinado». Junto de cada item assinalado, vê-se o avatar de quem o assinalou.
O prazo da tarefa aparece na lista e as tarefas fora de prazo são assinaladas a vermelho.
Perguntas mais frequentes
Posso adicionar uma checklist à descrição da tarefa?
Sim. No campo Descrição, use o botão Lista de tarefas. A lista é guardada juntamente com a descrição e pode ser assinalada no cartão da tarefa.
As outras pessoas veem o que assinalei?
Sim. O estado da checklist é partilhado pelos participantes da tarefa. Junto a cada item assinalado, aparece o miniavatar da pessoa que o assinalou. Ao passar o cursor ou tocar, uma dica mostra o nome, o apelido e a data.
É necessário ter permissão para editar a tarefa para assinalar um item?
Não. Pode assinalar um item no cartão da tarefa, sem abrir a edição e sem ter permissão para alterar o conteúdo da tarefa.
Editar a descrição apaga os itens assinalados?
Não. Assinalar itens não altera o conteúdo da descrição e editar a tarefa não desmarca os itens assinalados.
Onde posso ver quanto já foi feito?
Por baixo da lista, no cartão da tarefa, aparece uma barra de progresso com um contador, por exemplo «2 de 3 concluídas». Todos os participantes da tarefa a podem ver.