Was sind Checklisten in einer Aufgabe?
Eine Liste von Schritten zum Abhaken in einer Aufgabe hilft dem Team, den Überblick über die noch ausstehenden Arbeiten zu behalten. In Task Manager fügen Sie sie über die Schaltfläche To-do-Liste im Feld Beschreibung oder im Nachrichteneditor hinzu.
Eine Liste im Feld Beschreibung wird zusammen mit der Aufgabenbeschreibung gespeichert und kann in der Aufgabenkarte angeklickt werden. Eine Liste in einer Nachricht verwendet dieselbe Ansicht wie KI-Checklisten und hat einen Fortschrittsbalken.
Wenn in einem Ablauf der Abnahmeschritt durch den Kunden fehlt, nehmen Sie ihn in die Liste in der Aufgabenbeschreibung auf. Die Teilnehmenden können die Punkte anschließend abhaken, ohne den Inhalt der Beschreibung zu ändern.
Wie funktioniert das Abhaken in der Praxis?
Eine im Feld Beschreibung eingegebene To-do-Liste wird zusammen mit der Beschreibung gespeichert. In der Aufgabenkarte erscheint sie oben im Thread. Sie können Punkte abhaken, ohne die Aufgabenbearbeitung zu öffnen. Dafür benötigen Sie kein Recht, den Inhalt der Aufgabe zu ändern. Die der Aufgabe zugewiesene Person kann also ihren Schritt markieren, auch wenn sie die Beschreibung nicht bearbeiten darf.
Der Checklistenstatus ist für alle Teilnehmenden der Aufgabe gleich. Unter der Liste sehen Sie einen Fortschrittsbalken mit Zähler, zum Beispiel „2 von 3 erledigt“. Neben einem abgehakten Eintrag erscheint der Mini-Avatar der Person, die ihn markiert hat. Beim Darüberfahren oder Antippen zeigt eine Sprechblase Vor- und Nachnamen sowie das Datum an. Wenn Sie nach Details fragen müssen, wissen Sie, an wen Sie sich wenden können.
Das Abhaken ändert den Inhalt der Beschreibung nicht. Jemand kann einen Tippfehler in der Beschreibung korrigieren und die Aufgabe speichern. Bereits abgehakte Punkte bleiben markiert.
Was gewinnen Sie?
Sie müssen der Person, die das Onboarding betreut, nicht schreiben und auf eine Antwort warten, um herauszufinden, wie viel Arbeit noch aussteht. Sie sehen, dass zwei von drei Schritten erledigt sind. Wenn die Arbeit ins Stocken gerät, finden Sie leichter heraus, an welcher Stelle, statt sich mit der Antwort „Es läuft noch“ zufriedenzugeben.
Sie müssen einen wiederkehrenden Ablauf nicht aus dem Gedächtnis wiederholen. Dieselbe Liste hilft sowohl jemandem, der die Arbeit zum ersten Mal erledigt, als auch jemandem, der sie schon seit einem Jahr macht. Ein leicht zu vergessender Schritt, der normalerweise keine Probleme verursacht, wird seltener ausgelassen.
Sie machen die Arbeit einer anderen Person nicht doppelt. Wenn eine Kollegin den dritten Punkt markiert hat, wissen Sie, dass Sie ihn nicht noch einmal erledigen müssen. Sie sehen ihren Vor- und Nachnamen sowie das Datum der Markierung. Wenn Sie Details benötigen, können Sie also genau sie fragen. Das Gespräch beginnt damit, was bereits erledigt wurde.
Onboarding eines neuen Kunden Schritt für Schritt
Eine Agentur nimmt einen neuen Kunden auf. Der Ablauf umfasst zwölf Punkte: Vertrag, Zugänge, Systemkonto, Kick-off-Meeting und das Sammeln von Materialien. Bisher hat die Kundenbetreuerin während der Arbeit ihre Notizen gelesen und die einzelnen Schritte im Kopf abgehakt.
Die Kundenbetreuerin legt eine Aufgabe an, fügt den Ablauf in die Beschreibung ein und ergänzt über die Schaltfläche To-do-Liste eine Liste. Sie berücksichtigt die für dieses Projekt erforderlichen Schritte sowie den Punkt zur Kaution. Die Aufgabe erhält ein Fälligkeitsdatum und drei zugewiesene Personen. Die Grafikdesignerin hakt „Logos vorbereiten“ ab, die Kundenbetreuerin „Kick-off-Meeting“ und die Person aus der Buchhaltung „Vertrag unterschrieben“. Neben jedem markierten Eintrag ist der Avatar der Person zu sehen, die ihn abgehakt hat.
Das Fälligkeitsdatum der Aufgabe ist in der Liste sichtbar, und eine überfällige Aufgabe wird rot markiert.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich eine Checkliste zur Aufgabenbeschreibung hinzufügen?
Ja. Verwenden Sie im Feld Beschreibung die Schaltfläche To-do-Liste. Die Liste wird zusammen mit der Beschreibung gespeichert und kann in der Aufgabenkarte abgehakt werden.
Können andere sehen, was ich abgehakt habe?
Ja. Der Checklistenstatus ist für alle Teilnehmenden der Aufgabe sichtbar. Neben einem abgehakten Eintrag sehen Sie den Mini-Avatar der Person, die ihn abgehakt hat. Beim Darüberfahren oder Antippen zeigt eine Sprechblase Vor- und Nachnamen sowie das Datum an.
Brauche ich Bearbeitungsrechte für die Aufgabe, um einen Punkt abzuhaken?
Nein. Sie haken den Punkt in der Aufgabenkarte ab, ohne die Bearbeitung zu öffnen und ohne das Recht, den Inhalt der Aufgabe zu ändern.
Werden die Markierungen gelöscht, wenn die Beschreibung bearbeitet wird?
Nein. Das Abhaken ändert den Inhalt der Beschreibung nicht, und die Bearbeitung der Aufgabe setzt abgehakte Punkte nicht zurück.
Wo sehe ich, wie viel bereits erledigt ist?
Unter der Liste in der Aufgabenkarte sehen Sie einen Fortschrittsbalken mit Zähler, zum Beispiel „2 von 3 erledigt“. Er ist für alle Teilnehmenden der Aufgabe sichtbar.