Que sont les checklists dans une tâche ?
Une liste d’étapes à cocher dans une tâche aide l’équipe à garder en tête ce qu’il reste à faire. Dans Task Manager, vous pouvez l’ajouter avec le bouton Liste de tâches dans le champ Description ou dans l’éditeur de message.
La liste du champ Description est enregistrée avec la description de la tâche et peut être cochée dans sa fiche. La liste ajoutée à un message utilise la même vue que les checklists générées par l’IA et comprend une barre de progression.
S’il manque une étape de validation par le client dans la procédure, ajoutez-la à la liste de la description de la tâche. Les participants pourront ensuite cocher les éléments sans modifier le contenu de la description.
Comment le cochage fonctionne-t-il en pratique ?
Une liste de tâches saisie dans le champ Description est enregistrée avec la description. Elle apparaît en haut du fil de discussion dans la fiche de la tâche. Vous pouvez cocher les éléments sans ouvrir la tâche en mode modification. Vous n’avez pas besoin d’avoir le droit de modifier son contenu. La personne assignée à la tâche peut donc cocher son étape, même si elle ne peut pas modifier la description.
L’état de la checklist est partagé entre tous les participants à la tâche. Sous la liste, une barre de progression avec un compteur indique l’avancement, par exemple « 2 sur 3 effectués ». Un mini-avatar de la personne qui a coché un élément apparaît à côté de celui-ci. Au survol ou au toucher, une infobulle affiche son prénom, son nom et la date. Si vous avez besoin de précisions, vous savez à qui vous adresser.
Cocher un élément ne modifie pas le contenu de la description. Quelqu’un peut corriger une faute de frappe dans la description et enregistrer la tâche. Les éléments cochés auparavant le resteront.
Qu'y gagnez-vous ?
Vous n’avez pas besoin d’écrire à la personne chargée de l’intégration et d’attendre sa réponse pour savoir ce qu’il reste à faire. Vous voyez que deux étapes sur trois sont terminées. Si le travail est bloqué, il est plus facile de déterminer à quelle étape, plutôt que de se contenter d’une réponse comme « c’est toujours en cours ».
Vous n’avez pas besoin de refaire une procédure récurrente de mémoire. La même liste aide aussi bien une personne qui découvre le travail qu’une autre qui le fait depuis un an. Il est moins probable qu’une étape soit oubliée simplement parce qu’elle ne pose généralement pas de problème.
Vous ne faites pas le travail de quelqu’un d’autre en double. Si une collègue a coché le troisième élément, vous savez que vous n’avez pas à le refaire. Vous voyez son prénom, son nom et la date à laquelle elle l’a coché ; si vous avez besoin de précisions, vous pouvez vous adresser à elle. La conversation part de ce qui a déjà été fait.
Intégrer un nouveau client étape par étape
Une agence accueille un nouveau client. La procédure comporte douze étapes : le contrat, les accès, le compte dans le système, la réunion de lancement et la collecte des éléments. Jusqu’ici, le responsable client relisait une note tout en avançant dans son travail et cochait les étapes de tête.
Le responsable crée une tâche, colle la procédure dans la description et ajoute une liste avec le bouton Liste de tâches. Il inclut les étapes nécessaires à ce projet ainsi que celle concernant le dépôt de garantie. La tâche a une échéance et trois personnes assignées. Le graphiste coche « préparation des logos », le responsable « réunion de lancement » et la personne de la comptabilité « contrat signé ». Un avatar de la personne qui a coché l’élément apparaît à côté de chaque élément coché.
L’échéance de la tâche apparaît dans la liste, et une tâche en retard est signalée en rouge.
Questions fréquentes
Puis-je ajouter une checklist à la description d’une tâche ?
Oui. Dans le champ Description, utilisez le bouton Liste de tâches. La liste est enregistrée avec la description et vous pouvez cocher les éléments dans la fiche de la tâche.
Les autres voient-ils ce que j’ai coché ?
Oui. L’état de la checklist est partagé entre les participants à la tâche. Un mini-avatar de la personne qui a coché l’élément apparaît à côté de celui-ci. Au survol ou au toucher, une infobulle affiche son prénom, son nom et la date.
Faut-il avoir le droit de modifier la tâche pour cocher un élément ?
Non. Vous cochez l’élément dans la fiche de la tâche, sans passer en mode modification et sans avoir le droit de modifier son contenu.
La modification de la description effacera-t-elle les éléments cochés ?
Non. Cocher un élément ne modifie pas le contenu de la description, et la modification de la tâche ne désélectionne pas les éléments cochés.
Où voir ce qui a déjà été fait ?
Sous la liste, dans la fiche de la tâche, une barre de progression avec un compteur indique l’avancement, par exemple « 2 sur 3 effectués ». Tous les participants à la tâche la voient.