Čo sú kontrolné zoznamy v úlohe?
Zoznam krokov na odškrtnutie v úlohe pomáha tímu pamätať na to, čo ešte treba urobiť. V Task Manageri ho pridáte tlačidlom Kontrolný zoznam v poli Opis alebo v editore správ.
Zoznam v poli Opis sa uloží spolu s opisom úlohy a dá sa odškrtávať na jej karte. Zoznam v správe používa rovnaké zobrazenie ako kontrolné zoznamy AI a má indikátor priebehu.
Ak v postupe chýba fáza prevzatia zákazníkom, zahrňte ju do zoznamu v opise úlohy. Účastníci potom môžu odškrtávať položky bez zmeny obsahu opisu.
Ako vyzerá odškrtávanie v praxi?
Kontrolný zoznam zadaný v poli Opis sa uloží spolu s opisom. Na karte úlohy sa zobrazí v hornej časti vlákna. Položky môžete odškrtávať bez otvorenia úprav úlohy. Nepotrebujete na to oprávnenie meniť jej obsah. Osoba priradená k úlohe tak môže označiť svoj krok, aj keď nemôže upraviť opis.
Stav kontrolného zoznamu je spoločný pre všetkých účastníkov úlohy. Pod zoznamom sa zobrazuje indikátor priebehu s počítadlom, napríklad „2 z 3 hotové“. Pri začiarknutej položke sa zobrazí miniatúrny avatar osoby, ktorá ju označila. Po prejdení kurzorom alebo ťuknutí bublina zobrazí jej meno, priezvisko a dátum. Keď sa treba opýtať na podrobnosti, viete, na koho sa obrátiť.
Odškrtávanie nemení obsah opisu. Niekto môže opraviť preklep v opise a uložiť úlohu. Predtým odškrtnuté položky zostanú označené.
Čo získate?
Nemusíte písať osobe, ktorá vedie implementáciu, a čakať na odpoveď, aby ste zistili, koľko práce zostáva. Vidíte, že dva z troch krokov sú hotové. Ak sa práca zasekne, ľahšie zistíte, v ktorej fáze, namiesto toho, aby ste sa uspokojili s odpoveďou „ešte sa na tom pracuje“.
Nemusíte si opakujúci sa postup vybavovať z pamäti. Rovnaký zoznam pomáha zvládnuť prácu človeku, ktorý ju robí prvýkrát, aj tomu, kto ju robí už rok. Menej často sa vynechá krok, na ktorý sa ľahko zabudne, pretože zvyčajne nespôsobuje problémy.
Neopakujete prácu po niekom inom. Ak kolegyňa označila tretí bod, viete, že ho nemusíte robiť znova. Vidíte jej meno, priezvisko a dátum označenia, takže ak potrebujete podrobnosti, môžete sa opýtať priamo jej. Rozhovor sa začína tým, čo už bolo urobené.
Implementácia nového klienta krok za krokom
Agentúra prijíma nového klienta. Postup má dvanásť bodov: zmluvu, prístupy, účet v systéme, úvodné stretnutie a zhromaždenie podkladov. Doteraz si správca klienta čítal poznámku popri práci a jednotlivé fázy si odškrtával v hlave.
Koordinátor vytvorí úlohu, vloží postup do opisu a pridá zoznam pomocou tlačidla Kontrolný zoznam. Zahrnie fázy potrebné v tomto projekte aj bod týkajúci sa zálohy. Úloha dostane termín a troch priradených ľudí. Grafik odškrtne „príprava logotypov“, koordinátor „úvodné stretnutie“ a pracovník účtovného oddelenia „zmluva podpísaná“. Pri každej označenej položke vidno avatara osoby, ktorá ju odškrtla.
Termín úlohy vidno v zozname a úloha po termíne je označená červenou farbou.
Najčastejšie otázky
Môžem pridať kontrolný zoznam do opisu úlohy?
Áno. V poli Opis použite tlačidlo Kontrolný zoznam. Zoznam sa uloží spolu s opisom a položky môžete odškrtávať na karte úlohy.
Ostatní vidia, čo som odškrtol?
Áno. Stav kontrolného zoznamu je spoločný pre účastníkov úlohy. Pri začiarknutej položke vidno miniatúrny avatar osoby, ktorá ju odškrtla. Po prejdení kurzorom alebo ťuknutí bublina zobrazí jej meno, priezvisko a dátum.
Musím mať právo upravovať úlohu, aby som mohol odškrtnúť položku?
Nie. Položku odškrtnete na karte úlohy bez otvorenia úprav a bez oprávnenia meniť jej obsah.
Vymažú sa začiarknuté položky pri úprave opisu?
Nie. Odškrtávanie nemení obsah opisu a úprava úlohy nezruší začiarknuté položky.
Kde vidno, koľko je už hotové?
Pod zoznamom na karte úlohy sa zobrazuje indikátor priebehu s počítadlom, napríklad „2 z 3 hotové“. Vidia ho všetci účastníci úlohy.