Mitä tehtävän tarkistuslistat ovat?
Tehtävän vaiheet sisältävä tarkistuslista auttaa tiimiä muistamaan, mitä on vielä tehtävä. Task Managerissa voit lisätä sen Kuvaus-kentän Tehtävälista-painikkeella tai viestieditorissa.
Kuvaus-kentän lista tallennetaan tehtävän kuvauksen mukana, ja sen kohtia voi klikata tehtäväkortissa. Viestin lista käyttää samaa näkymää kuin AI:n luomat tarkistuslistat, ja siinä on edistymispalkki.
Jos menettelyohjeesta puuttuu asiakkaan tekemä hyväksyntä, lisää sitä koskeva kohta tehtävän kuvauksen listaan. Osallistujat voivat sen jälkeen merkitä kohtia valmiiksi muuttamatta kuvauksen sisältöä.
Miltä kohtien merkitseminen valmiiksi näyttää käytännössä?
Kuvaus-kenttään lisätty Tehtävälista tallennetaan kuvauksen mukana. Tehtäväkortissa se näkyy keskusteluketjun yläosassa. Voit merkitä kohtia valmiiksi avaamatta tehtävän muokkausta. Et tarvitse oikeutta muuttaa tehtävän sisältöä. Tehtävään nimetty henkilö voi siis merkitä oman vaiheensa valmiiksi, vaikka hän ei voisi muokata kuvausta.
Kaikki tehtävän osallistujat näkevät saman tarkistuslistan tilan. Listan alla näkyy edistymispalkki ja laskuri, esimerkiksi ”2/3 tehty”. Valmiiksi merkityn kohdan vieressä näkyy sen merkinneen henkilön pieni avatar. Kun viet osoittimen sen päälle tai kosketat sitä, puhekuplassa näkyvät henkilön etu- ja sukunimi sekä päivämäärä. Kun tarvitset lisätietoja, tiedät, keneltä kysyä.
Kohtien merkitseminen valmiiksi ei muuta kuvauksen sisältöä. Joku voi korjata kuvauksesta kirjoitusvirheen ja tallentaa tehtävän. Aiemmin valmiiksi merkityt kohdat pysyvät merkittyinä.
Mitä hyödyt?
Sinun ei tarvitse kirjoittaa käyttöönotosta vastaavalle henkilölle ja odottaa vastausta saadaksesi selville, kuinka paljon työtä on jäljellä. Näet, että kolmesta vaiheesta kaksi on tehty. Jos työ on pysähtynyt, voit selvittää helpommin, missä vaiheessa, sen sijaan että tyytyisit vastaukseen ”se on vielä työn alla”.
Sinun ei tarvitse toistaa tuttua menettelyä muistin varassa. Sama lista auttaa työssä sekä ensimmäistä kertaa työskentelevää että vuoden ajan tehtävää tehnyttä henkilöä. Vaihe jää harvemmin väliin, jos se unohtuu helposti siksi, ettei siinä yleensä ole ongelmia.
Et tee samaa työtä uudelleen kuin toinen henkilö. Jos kollegasi on merkinnyt kolmannen kohdan valmiiksi, tiedät, ettei sinun tarvitse tehdä sitä uudestaan. Näet hänen etu- ja sukunimensä sekä päivämäärän, jolloin hän merkitsi kohdan valmiiksi. Jos tarvitset lisätietoja, voit kysyä suoraan häneltä. Keskustelussa päästään heti siihen, mitä on jo tehty.
Uuden asiakkaan käyttöönotto vaihe vaiheelta
Toimisto saa uuden asiakkaan. Menettelyssä on kaksitoista kohtaa: sopimus, käyttöoikeudet, järjestelmätili, aloitustapaaminen ja materiaalien kerääminen. Aiemmin asiakasvastaava luki muistiinpanoa työn ohessa ja kävi vaiheet mielessään läpi.
Asiakasvastaava luo tehtävän, liittää menettelyohjeen kuvaukseen ja lisää listan Tehtävälista-painikkeella. Hän ottaa mukaan tässä projektissa tarvittavat vaiheet sekä vakuusmaksua koskevan kohdan. Tehtävälle asetetaan määräaika ja nimetään kolme henkilöä. Graafikko merkitsee ”logojen valmistelun” valmiiksi, asiakasvastaava ”aloitustapaamisen” ja kirjanpidon työntekijä ”sopimus allekirjoitettu” -kohdan. Jokaisen valmiiksi merkityn kohdan vieressä näkyy sen merkinneen henkilön avatar.
Tehtävän määräaika näkyy listassa, ja myöhässä oleva tehtävä merkitään punaisella.
Usein kysytyt kysymykset
Voinko lisätä tarkistuslistan tehtävän kuvaukseen?
Kyllä. Käytä Kuvaus-kentässä Tehtävälista-painiketta. Lista tallennetaan kuvauksen mukana, ja voit merkitä sen kohtia valmiiksi tehtäväkortissa.
Näkevätkö muut, mitä olen merkinnyt valmiiksi?
Kyllä. Tehtävän osallistujat näkevät saman tarkistuslistan tilan. Valmiiksi merkityn kohdan vieressä näkyy sen merkinneen henkilön pieni avatar. Kun viet osoittimen sen päälle tai kosketat sitä, puhekuplassa näkyvät henkilön etu- ja sukunimi sekä päivämäärä.
Tarvitsenko tehtävän muokkausoikeuden voidakseni merkitä kohdan valmiiksi?
Et. Voit merkitä kohdan valmiiksi tehtäväkortissa avaamatta muokkausta, eikä sinun tarvitse voida muuttaa tehtävän sisältöä.
Poistuvatko merkinnät, jos kuvausta muokataan?
Eivät. Kohtien merkitseminen valmiiksi ei muuta kuvauksen sisältöä, eivätkä tehtävän muokkaukset poista valmiiksi merkittyjä kohtia.
Mistä näen, kuinka paljon on jo tehty?
Tehtäväkortissa listan alla näkyy edistymispalkki ja laskuri, esimerkiksi ”2/3 tehty”. Se näkyy kaikille tehtävän osallistujille.