Mik azok az ellenőrzőlisták a feladatokban?
A feladatban kipipálható lépések listája segít a csapatnak észben tartani, mi van még hátra. A Task Managerben a Teendőlista gombbal adhatod hozzá a Leírás mezőben vagy az üzenetszerkesztőben.
A Leírás mezőben lévő lista a feladat leírásával együtt mentődik, és a feladatlapján kipipálható. Az üzenetben lévő lista ugyanazt a nézetet használja, mint az AI által létrehozott ellenőrzőlisták, és folyamatjelző sávot is tartalmaz.
Ha az eljárásból kimaradt az ügyfél általi átvétel lépése, vedd fel a feladat leírásában szereplő listába. A résztvevők ezután a leírás tartalmának módosítása nélkül pipálhatják ki az elemeket.
Hogyan működik a kipipálás a gyakorlatban?
A Leírás mezőbe írt teendőlista a leírással együtt mentődik. A feladatlapján, a beszélgetésszál tetején jelenik meg. A feladat szerkesztésének megnyitása nélkül is kipipálhatod az elemeket. Ehhez nem kell jogosultság a tartalom módosítására. Így a feladathoz rendelt személy akkor is kipipálhatja a saját lépését, ha a leírást nem módosíthatja.
A checklist állapota a feladat összes résztvevője számára közös. A lista alatt egy számlálóval ellátott folyamatjelző sáv látható, például: „3-ból 2 kész”. A bejelölt elem mellett megjelenik annak a személynek a kis avatárja, aki bejelölte. Fölé húzva az egeret vagy megérintve egy buborékban látható a keresztneve, vezetékneve és a dátum. Ha részletekre kell rákérdezned, tudod, kihez fordulj.
A kipipálás nem módosítja a leírás tartalmát. Valaki kijavíthat egy elírást a leírásban, majd mentheti a feladatot. A korábban kipipált elemek továbbra is kipipálva maradnak.
Mit nyersz vele?
Nem kell írnod a bevezetést végző személynek, majd várnod a válaszára, hogy megtudd, mennyi munka van még hátra. Látod, hogy a három lépésből kettő elkészült. Ha elakadt a munka, könnyebben megállapíthatod, melyik szakasznál tart, ahelyett hogy beérnéd azzal a válasszal, hogy „még folyamatban van”.
Nem kell emlékezetből végigcsinálnod az ismétlődő eljárást. Ugyanaz a lista segít annak is végigmenni a feladaton, aki először csinálja, és annak is, aki már egy éve végzi. Ritkábban marad ki olyan lépés, amelyről könnyű megfeledkezni, mert általában nem okoz problémát.
Nem végzed el még egyszer azt a munkát, amit valaki más már megcsinált. Ha egy kollégád kipipálta a harmadik elemet, tudod, hogy nem kell újra megcsinálnod. Látod a keresztnevét, vezetéknevét és a kipipálás dátumát, így ha részletekre van szükséged, éppen tőle kérdezhetsz. A beszélgetés abból indulhat ki, ami már elkészült.
Új ügyfél bevezetése lépésről lépésre
Egy ügynökség új ügyfelet fogad. Az eljárás tizenkét lépésből áll: szerződéskötés, hozzáférések, rendszerfiók, indítómegbeszélés és az anyagok összegyűjtése. Eddig az ügyfélkapcsolati munkatárs munka közben olvasta a feljegyzést, és fejben pipálta ki az egyes lépéseket.
A felelős létrehoz egy feladatot, bemásolja az eljárást a leírásba, majd a Teendőlista gombbal hozzáad egy listát. Felveszi a projektben szükséges lépéseket, valamint az óvadékra vonatkozó pontot. A feladathoz határidőt rendel, és három személyt jelöl ki. A grafikus kipipálja a „logók előkészítése” elemet, a felelős a „nyitómegbeszélés” elemet, a könyvelő pedig a „szerződés aláírva” elemet. Minden kipipált elem mellett látható annak a személynek az avatárja, aki bejelölte.
A feladat határideje látható a listában, a lejárt határidejű feladat pedig piros jelölést kap.
Gyakori kérdések
Hozzáadhatok ellenőrzőlistát a feladat leírásához?
Igen. A Leírás mezőben használd a Teendőlista gombot. A lista a leírással együtt mentődik, és a feladatlapján lehet kipipálni az elemeit.
A többiek is látják, mit pipáltam ki?
Igen. Az ellenőrzőlista állapota a feladat résztvevői között közös. A kipipált elem mellett látható annak a személynek a kis avatárja, aki kipipálta. Rámutatáskor vagy érintéskor egy buborékban megjelenik a keresztneve, vezetékneve és a dátum.
Szükségem van a feladat szerkesztési jogosultságára ahhoz, hogy kipipáljak egy elemet?
Nem. A feladatlapján pipálhatod ki az elemet, a szerkesztés megnyitása és a tartalom módosítására jogosító engedély nélkül.
A leírás szerkesztése törli a kipipált elemeket?
Nem. A kipipálás nem módosítja a leírás tartalmát, a feladat szerkesztése pedig nem állítja vissza a kipipált elemeket.
Hol látható, hogy mennyit végeztünk el?
A Feladat kártyáján, a lista alatt folyamatjelző sáv látható egy számlálóval, például: „3-ból 2 kész”. A feladat minden résztvevője látja.