¿Qué son las listas de comprobación de una tarea?
Una lista de pasos que se pueden marcar en una tarea ayuda al equipo a recordar lo que queda por hacer. En Task Manager, puedes añadirla con el botón Lista de tareas del campo Descripción o en el editor de mensajes.
La lista del campo Descripción se guarda junto con la descripción de la tarea y se puede marcar en su tarjeta. La lista de un mensaje utiliza la misma vista que las listas de comprobación de IA e incluye una barra de progreso.
Si el procedimiento no incluye una fase de aprobación por parte del cliente, añádela a la lista de la descripción de la tarea. Después, los participantes pueden marcar los elementos sin modificar el contenido de la descripción.
¿Cómo funciona marcar elementos en la práctica?
La lista de tareas que escribes en el campo Descripción se guarda junto con la descripción. Aparece en la parte superior del hilo de la tarjeta de la tarea. Puedes marcar elementos sin abrir la edición de la tarea. No necesitas permiso para cambiar su contenido. Así, la persona asignada a la tarea puede marcar su paso aunque no pueda modificar la descripción.
El estado de la lista de comprobación es el mismo para todos los participantes de la tarea. Debajo de la lista aparece una barra de progreso con un contador, por ejemplo, «2 de 3 completados». Junto a cada elemento marcado aparece el miniavatar de la persona que lo ha marcado. Al pasar el cursor o tocarlo, un mensaje emergente muestra su nombre, apellidos y la fecha. Así sabrás a quién dirigirte si necesitas preguntar por los detalles.
Marcar elementos no modifica el contenido de la descripción. Alguien puede corregir una errata en la descripción y guardar la tarea. Los elementos marcados anteriormente seguirán marcados.
¿Qué ganas?
No tienes que escribir a la persona responsable de la incorporación y esperar su respuesta para saber cuánto trabajo queda. Ves que se han completado dos de los tres pasos. Si el trabajo se ha atascado, te resultará más fácil saber en qué fase, en lugar de conformarte con un «todavía está en marcha».
No hace falta que recuerdes de memoria un procedimiento repetitivo. La misma lista ayuda a completar el trabajo tanto a quien lo hace por primera vez como a quien lleva un año haciéndolo. Así es menos probable que se omita una fase que suele olvidarse porque normalmente no plantea problemas.
No repites el trabajo de otra persona. Si una compañera ha marcado el tercer elemento, sabes que no tienes que volver a hacerlo. Ves su nombre, apellidos y la fecha en que lo marcó, así que puedes preguntarle a ella si necesitas más detalles. La conversación empieza por lo que ya se ha hecho.
Incorporación de un nuevo cliente paso a paso
Una agencia incorpora a un nuevo cliente. El procedimiento consta de doce pasos: el contrato, los accesos, la cuenta en el sistema, la reunión inicial y la recopilación de materiales. Hasta ahora, la persona responsable de la cuenta leía las notas mientras trabajaba y llevaba la cuenta mentalmente de las fases completadas.
La persona responsable crea una tarea, pega el procedimiento en la descripción y añade una lista con el botón Lista de tareas. Incluye las fases necesarias para este proyecto y el punto relativo al depósito. La tarea tiene una fecha límite y tres personas asignadas. La diseñadora gráfica marca «preparar los logotipos», la persona responsable de la cuenta marca «reunión inicial» y la persona de contabilidad marca «contrato firmado». Junto a cada elemento marcado aparece el avatar de quien lo ha marcado.
La fecha límite de la tarea aparece en la lista y las tareas vencidas se muestran en rojo.
Preguntas frecuentes
¿Puedo añadir una lista de comprobación a la descripción de una tarea?
Sí. En el campo Descripción, usa el botón Lista de tareas. La lista se guarda junto con la descripción y puedes marcar sus elementos en la tarjeta de la tarea.
¿Los demás ven lo que he marcado?
Sí. El estado de la lista de comprobación es el mismo para todos los participantes de la tarea. Junto a cada elemento marcado aparece el miniavatar de la persona que lo ha marcado. Al pasar el cursor o tocarlo, un mensaje emergente muestra su nombre, apellidos y la fecha.
¿Necesito permiso para editar la tarea para marcar un elemento?
No. Puedes marcar elementos en la tarjeta de la tarea, sin abrir el modo de edición ni tener permiso para cambiar su contenido.
¿Editar la descripción borrará los elementos marcados?
No. Marcar elementos no modifica el contenido de la descripción, y editar la tarea no desmarca los elementos que ya se habían marcado.
¿Dónde puedo ver cuánto se ha avanzado?
Debajo de la lista, en la tarjeta de la tarea, aparece una barra de progreso con un contador, por ejemplo, «2 de 3 completados». La ven todos los participantes de la tarea.