Vad är checklistor i en uppgift?
En lista med steg att bocka av i en uppgift hjälper teamet att hålla reda på vad som återstår att göra. I Task Manager lägger du till den med knappen Att göra-lista i fältet Beskrivning eller i meddelanderedigeraren.
En lista i fältet Beskrivning sparas tillsammans med uppgiftsbeskrivningen och går att klicka på i uppgiftskortet. En lista i ett meddelande använder samma vy som AI-checklistor och har en förloppsindikator.
Om rutinen saknar ett steg för kundens godkännande kan du lägga till det i listan i uppgiftsbeskrivningen. Deltagarna kan sedan bocka av punkter utan att ändra beskrivningens innehåll.
Hur fungerar det att bocka av punkter i praktiken?
En att göra-lista som skrivs in i fältet Beskrivning sparas tillsammans med beskrivningen. Den visas högst upp i tråden i uppgiftskortet. Du kan bocka av punkter utan att öppna redigeringsläget för uppgiften. Du behöver inte ha behörighet att ändra uppgiftens innehåll. Den som tilldelats uppgiften kan alltså bocka av sitt steg även om hen inte kan redigera beskrivningen.
Checklistans status är gemensam för alla som deltar i uppgiften. Under listan visas en förloppsindikator med en räknare, till exempel ”2 av 3 klara”. Vid en avbockad punkt visas en liten avatar för personen som bockade av den. Håll pekaren över den eller tryck på den för att se personens för- och efternamn samt datum. Om du behöver fråga om detaljer vet du vem du ska vända dig till.
Att bocka av punkter ändrar inte beskrivningens innehåll. Någon kan rätta ett stavfel i beskrivningen och spara uppgiften. Punkter som redan har bockats av förblir avbockade.
Vad vinner du?
Du behöver inte skriva till personen som ansvarar för introduktionen och vänta på svar för att ta reda på hur mycket arbete som återstår. Du ser att två av tre steg är klara. Om arbetet har kört fast blir det lättare att ta reda på i vilket skede, i stället för att nöja sig med svaret ”det är fortfarande på gång”.
Du behöver inte försöka minnas en återkommande rutin. Samma lista hjälper både den som gör arbetet för första gången och den som har gjort det i ett år. Steg som lätt glöms bort eftersom de oftast inte orsakar problem hoppas mer sällan över.
Du gör inte om någon annans arbete. Om en kollega har bockat av den tredje punkten vet du att du inte behöver göra den igen. Du ser personens för- och efternamn samt datumet då punkten bockades av, så om du behöver veta mer kan du fråga just den personen. Samtalet kan börja med det som redan är gjort.
Introduktion av en ny kund steg för steg
En byrå tar emot en ny kund. Rutinen har tolv punkter: avtal, åtkomst, konto i systemet, uppstartsmöte och insamling av material. Hittills har kundansvarig läst anteckningen samtidigt som arbetet utförts och hållit reda på avklarade steg i huvudet.
Kundansvarig skapar en uppgift, klistrar in rutinen i beskrivningen och lägger till en lista med knappen Att göra-lista. Hen tar med de steg som behövs i det här projektet och punkten om depositionen. Uppgiften får ett förfallodatum och tre personer tilldelas den. Grafisk design bockar av ”förbereda logotyper”, kundansvarig ”uppstartsmöte” och ekonomiavdelningen ”avtal undertecknat”. Vid varje avbockad punkt visas en avatar för personen som bockade av den.
Uppgiftens förfallodatum visas i listan, och uppgifter som har passerat förfallodatum markeras med rött.
Vanliga frågor
Kan jag lägga till en checklista i uppgiftsbeskrivningen?
Ja. Använd knappen Att göra-lista i fältet Beskrivning. Listan sparas tillsammans med beskrivningen och du kan bocka av punkter i uppgiftskortet.
Kan andra se vad jag har bockat av?
Ja. Checklistans status är gemensam för uppgiftens deltagare. Vid en avbockad punkt visas en liten avatar för personen som bockade av den. Håll pekaren över den eller tryck på den för att se personens för- och efternamn samt datum.
Behöver jag ha behörighet att redigera uppgiften för att bocka av en punkt?
Nej. Du bockar av punkten i uppgiftskortet, utan att öppna redigeringsläget och utan behörighet att ändra uppgiftens innehåll.
Försvinner avbockningarna om jag redigerar beskrivningen?
Nej. Att bocka av punkter ändrar inte beskrivningens innehåll, och redigering av uppgiften återställer inte avbockade punkter.
Var ser jag hur mycket som redan är gjort?
Under listan i uppgiftskortet visas en förloppsindikator med en räknare, till exempel ”2 av 3 klara”. Alla som deltar i uppgiften ser den.