Cosa sono le checklist nelle attività?
Una lista di passaggi da spuntare in un'attività aiuta il team a ricordare cosa resta da fare. In Task Manager puoi aggiungerla con il pulsante Lista to-do nel campo Descrizione oppure nell'editor dei messaggi.
La lista nel campo Descrizione viene salvata insieme alla descrizione dell'attività ed è interattiva nella relativa scheda. La lista in un messaggio usa la stessa vista delle checklist AI e include una barra di avanzamento.
Se nella procedura manca una fase di approvazione da parte del cliente, aggiungila alla lista nella descrizione dell'attività. In seguito, i partecipanti potranno spuntare gli elementi senza modificare il contenuto della descrizione.
Come funziona in pratica spuntare gli elementi?
Una lista to-do inserita nel campo Descrizione viene salvata insieme alla descrizione. Nella scheda dell'attività compare in cima alla discussione. Puoi spuntare gli elementi senza aprire la modalità di modifica dell'attività. Non ti serve il permesso di modificarne il contenuto. Chi è assegnato all'attività può quindi spuntare il proprio passaggio anche se non può modificare la descrizione.
Lo stato della checklist è condiviso con tutti i partecipanti all'attività. Sotto la lista c'è una barra di avanzamento con un contatore, per esempio «2 di 3 completati». Accanto a ogni elemento spuntato appare il mini avatar della persona che l'ha selezionato. Passando il mouse o toccandolo, un fumetto mostra nome, cognome e data. Se devi chiedere maggiori dettagli, sai a chi rivolgerti.
Spuntare gli elementi non modifica il contenuto della descrizione. Qualcuno può correggere un refuso nella descrizione e salvare l'attività. Gli elementi spuntati in precedenza resteranno selezionati.
Cosa ci guadagni?
Non devi scrivere alla persona che gestisce l'inserimento del cliente e aspettare una risposta per capire quanto lavoro resta. Vedi che due passaggi su tre sono completati. Se il lavoro si è bloccato, è più facile capire in quale fase, invece di accontentarsi della risposta «è ancora in corso».
Non devi ricostruire a memoria una procedura ripetitiva. La stessa lista aiuta a svolgere il lavoro sia chi lo fa per la prima volta sia chi lo fa da un anno. È meno probabile che venga saltato un passaggio facile da dimenticare proprio perché di solito non crea problemi.
Non rifai il lavoro di un'altra persona. Se una collega ha spuntato il terzo elemento, sai che non devi ripeterlo. Vedi il suo nome, cognome e la data in cui l'ha spuntato, quindi se ti servono dettagli puoi chiedere direttamente a lei. La conversazione parte da ciò che è già stato fatto.
Inserire un nuovo cliente, passo dopo passo
Un'agenzia acquisisce un nuovo cliente. La procedura prevede dodici passaggi: il contratto, gli accessi, l'account nel sistema, la riunione di avvio e la raccolta dei materiali. Finora, il responsabile del cliente leggeva gli appunti mentre lavorava e spuntava mentalmente le varie fasi.
Il responsabile crea un'attività, incolla la procedura nella descrizione e aggiunge una lista con il pulsante Lista to-do. Include le fasi necessarie per questo progetto e un punto relativo al deposito cauzionale. All'attività assegna una scadenza e tre persone. Il grafico spunta «preparazione dei loghi», il responsabile «riunione di avvio» e una persona dell'amministrazione «contratto firmato». Accanto a ogni elemento spuntato appare l'avatar della persona che l'ha spuntato.
La scadenza dell'attività è visibile nell'elenco e un'attività scaduta viene evidenziata in rosso.
Domande frequenti
Posso aggiungere una checklist alla descrizione di un'attività?
Sì. Nel campo Descrizione, usa il pulsante Lista to-do. La lista viene salvata insieme alla descrizione e puoi spuntarla nella scheda dell'attività.
Gli altri vedono cosa ho spuntato?
Sì. Lo stato della checklist è condiviso tra i partecipanti all'attività. Accanto a ogni elemento spuntato appare il mini avatar della persona che l'ha spuntato. Passando il mouse o toccandolo, un fumetto mostra nome, cognome e data.
Serve il permesso di modificare l'attività per spuntare un elemento?
No. Puoi spuntare un elemento nella scheda dell'attività, senza aprire la modalità di modifica e senza avere il permesso di modificarne il contenuto.
Modificare la descrizione cancella gli elementi spuntati?
No. Spuntare gli elementi non modifica il contenuto della descrizione e modificare l'attività non deseleziona quelli già spuntati.
Dove si vede quanto è già stato fatto?
Sotto la lista, nella scheda dell'attività, c'è una barra di avanzamento con un contatore, per esempio «2 di 3 completati». La vedono tutti i partecipanti all'attività.