Michal vede 9člennou dokončovací firmu. V úterý odpoledne píše Kasi v úkolu „Nabídka pro klienta Nord”: „Potřebuji rozhodnutí o ceně do středy”. Pokud odpověď nedorazí, chce se k věci vrátit ráno - bez lístečku, budíku v telefonu a hádání, které nabídky se to týkalo. O signál na ráno požádá AI agenta v Task Manageru.
Když čekáte na odpověď, potřebujete signál u dané věci
Když čekáte na odpověď, nastavte si moment návratu ke konkrétnímu úkolu, místo spoléhání na paměť. AI agent vám to může připomenout, ale sám nerozpozná, že Kasia stále mlčí.
Ve středu ráno má Michal také ocenění materiálů, souhlas druhého klienta a smlouvu k podpisu. Budík popsaný „zeptat se Kasi” mu mnoho neřekne, pokud se mezitím objeví dvě další Kasi a tři nové věci. Ve vlákně úkolu vidí konverzaci, které se připomenutí týká.
„Připomeň mi zítra v 8:30 rozhodnutí Kasi” znamená signál pro Michala v 8:30, bez ohledu na to, zda Kasia už odpověděla. Pokud odpověď přijde dřív, Michal může připomenutí zrušit. Pokud chce stálé pravidlo spouštěné tichem v úkolech, potřebuje jiný mechanismus.
AI agent se stará o to, co se má stát později
AI asistent odpovídá na otázku tady a teď, zatímco AI agent se stará o akce naplánované na později: připomenutí a naplánované zprávy. Můžete ho požádat běžnou větou, bez učení se zvláštního jazyka příkazů.
AI agent nastavuje osobní připomenutí - jsou to záznamy nezávislé na polích úkolů a chatů, i když můžete připomenutí navázat na termín úkolu. Rozumí výrazům jako „zítra v 9:00”, „za týden” nebo „za 30 minut” a přepočítá je na konkrétní datum. Samotný text odpovědi AI asistenta však neznamená, že bylo cokoliv uloženo. Musíte vidět potvrzovací okno a kliknout na „Ano, proveď”.
Abyste zjistili, zda bylo připomenutí uloženo, napište „ukaž moje připomenutí”. Dostanete seznam s termíny a identifikátory, tedy čísly potřebnými ke zrušení konkrétní položky. Limit je 50 aktivních připomenutí na osobu. Více příkladů takových žádostí najdete v popisu AI připomenutí.
Jak nastavit připomenutí AI agenta ve vlákně úkolu?
Chcete-li nastavit připomenutí u úkolu, zapněte v jeho poli odpovědi tlačítko „AI asistent” a napište, kdy se chcete k věci vrátit. Otázku i odpověď uvidíte pouze vy, ne ostatní účastníci vlákna.
Michal otevře „Nabídku pro klienta Nord” a klikne na fialovou kouli s popiskem „AI asistent”. Editor se přepne do soukromého režimu a lišta nad ním informuje, že otázka se nedostane k účastníkům. Michal napíše: „Připomeň mi zítra v 8:30 rozhodnutí Kasi ve věci Nord”.
Asistent zobrazí potvrzení s datem a časem. Michal si ho přečte, klikne na „Ano, proveď” a odpověď ve vlákně dostane štítek „POUZE PRO VÁS”. Kasia nevidí ani žádost, ani připomenutí. Asistent má přitom přístup k obsahu tohoto vlákna a jeho přílohám, takže Michal nemusí přepisovat celou konverzaci do samostatného nástroje.
Může také požádat: „Připrav krátkou zprávu, kterou odešlu, pokud odpověď stále nepřijde”. Je to návrh pro teď, ne pokyn, aby AI agent Kasiu sledoval. Michal ráno zkontroluje vlákno a sám rozhodne, zda text použije. Odeslání e-mailu přes AI asistenta vyžaduje samostatné potvrzení a vlastní schránku v modulu Pošta, dostupném ve variantě Pro.
Termín úkolu může řídit termín připomenutí
Místo uvedení data můžete požádat: „Připomeň mi tento úkol den před termínem”. Pokud změníte termín úkolu, připomenutí se posune spolu s ním.
To se Michalovi hodí, když klient přesune termín nabídky z pátku na pondělí. Nemusí si připomenutí rekonstruovat z paměti. Může také požádat o signál 2 hodiny před termínem, ráno v den termínu nebo přesně v termínu. Pokud má úkol datum bez času, aplikace pro výpočet připomenutí použije 9:00.
Toto propojení má své hranice. Pokud bude termín úkolu odstraněn nebo vyprší, připomenutí bude zrušeno. Pokud je po přesunutí moment „den před” už v minulosti, ale samotný termín ještě neuplynul, připomenutí se ozve při nejbližší příležitosti. Úkol bez termínu se k takovému propojení nehodí - AI asistent navrhne běžné připomenutí s konkrétním datem a časem. O dalších způsobech práce s termíny si přečtete v textu o hlídání termínů úkolů v týmu.
Kalendář zobrazuje připomenutí a naplánované zprávy zvlášť
V Kalendáři vidíte úkoly, události (včetně připomenutí nastavených AI asistentem), AI agentem naplánované AI zprávy - zprávy, e-maily a oznámení, označené grafitovou barvou - a nepřítomnosti týmu.
Michal tak může zkontrolovat, co ho čeká ve středu ráno. Kliknete na AI zprávu a změníte její termín, text, barvu nebo způsob oznámení; zprávu můžete také zrušit. Zrušení jednoho kroku nezastaví ostatní kroky plánu. Úpravu nebo zrušení zprávy provedené v Kalendáři lze také vrátit ikonou šipky nebo zkratkou Ctrl+Z - až 20 změn zpět v rámci otevřené aplikace.
Pokud chcete zrušit celý plán AI agenta, vraťte se do soukromého režimu AI asistent ve vlákně úkolu nebo chatu. Zpráva musí začínat slovem „zruš“, například „zruš plán 13“ nebo „zruš vše“. V samostatném okně AI asistenta se plány nedají zrušit. Jednotlivé osobní připomenutí zrušíte příkazem „zruš připomenutí …“ s ID číslem ze seznamu vráceného příkazem „zobraz moje připomenutí“.
Snímek z instance Demo ukazuje kartu uloženého plánu s číslem, kroky a časy a příkazem pro zrušení. Každý krok má stanovený termín - AI agent nekontroluje, zda někdo odpověděl.
E-mail při zavřené aplikaci vyžaduje nastavení serveru
Připomenutí zobrazí oznámení v otevřené aplikaci, zatímco e-mailové oznámení při zavřené aplikaci vyžaduje opakovanou úlohu CRON na serveru. CRON je na serveru nastavené pravidelné spouštění programu, díky kterému může zpráva fungovat i tehdy, když aplikaci nikdo nepoužívá.
Události vytvořené AI asistentem standardně neposílají e-mail. Pokud ho Michal chce dostat, musí říct: „a pošli to i e-mailem“. Když pracuje v jiné kartě prohlížeče, připomenutí přijde systémovým oznámením. Při zavřené aplikaci závisí doručení e-mailu na pozadí na CRON-u; pokud se opakovaná úloha nikdy nespustila, Task Manager zobrazí upozornění při nastavování připomenutí. Bez CRON-u odejde e-mail jen tehdy, když zrovna někdo aplikaci používá.
Pokud chcete místo jednotlivé záležitosti vidět denně vlastní resty, v Nastavení → Profil můžete zapnout Denní souhrn úkolů. Ve zvolenou hodinu, ve výchozím nastavení v 8:00, uvede počet a názvy vašich nedokončených, nearchivovaných úkolů na dnešek a po termínu. Jde o samostatné oznámení, jednou denně, nikoli sledování odpovědi Kateřiny.
AI agent připomíná záležitost, Automatizace reagují na ticho
AI agent zajišťuje soukromé připomenutí týkající se konkrétní záležitosti, zatímco Automatizace vytvářejí trvalé pravidlo pro odpovídající úkoly. Pokud potřebujete reakci na nedostatek aktivity v úkolu, spouštěč „ticho v úkolu“ najdete v Automatizacích - pouze ve variantě Pro.
| Otázka | AI agent | Automatizace ve variantě Pro |
|---|---|---|
| Jak to nastavíte? | Větou požádáte o připomenutí ve zvolený okamžik. | Sestavíte pravidlo „KDYŽ - POKUD - PROVEĎ“. |
| Co spouští akci? | Zadaný čas nebo okamžik vypočítaný z termínu úkolu. | Například ticho v úkolu nebo termín, který vyprší za určený počet hodin. |
| Jaký je rozsah? | Osobní připomenutí k jedné záležitosti. | Trvalé pravidlo pro úkoly splňující podmínky. |
V úterý se chce Michal ráno jen vrátit k nabídce pro Nord. Zvolí připomenutí. Pokud by každý týden čekaly desítky nabídek bez odpovědi, mohl by ve variantě Pro připravit pravidlo využívající spouštěč ticha. Před jeho zapnutím možnost „Otestovat před zapnutím“ ukáže, co by se stalo, aniž by se cokoli provedlo. Více o tomto mechanismu najdete v popisu Automatizací.
Uložené akce si ověříte, místo abyste věřili odpovědi AI
Chcete-li ověřit, zda bylo připomenutí uloženo, napište „zobraz moje připomenutí“ a zkontrolujte termín v seznamu. Pokud AI napíše, že provedla akci, kterou ve skutečnosti neprovedla, Task Manager pod odpovědí zobrazí žlutý blok „Oprava“. Blok vysvětlí, co se stalo a jak požádat o skutečný výsledek.
Michal se tedy nemusí spoléhat na větu „nastavil jsem připomenutí“. Po potvrzení zkontroluje termín v seznamu. Pokud AI asistent vůbec neodpoví, ve vlákně uvidí důvod, například překročený čas, neplatný API klíč, limit požadavků nebo nedostupný model.
Text připravený AI asistentem není odeslanou zprávou, stejně jako odpověď o připomenutí nenahrazuje kliknutí na „Ano, proveď“. Nejprve ověříte výsledek, pak uděláte další rozhodnutí.
Task Manager drží úkol a konverzaci na jednom místě
Task Manager umožňuje požádat o připomenutí ve stejném vlákně, ve kterém čtete úkol a odpovědi týmu. Program se instaluje na server klienta a data aplikace se nacházejí na tomto serveru; dotaz na AI spolu s potřebným kontextem však putuje k vybranému poskytovateli modelu.
Můžete použít vlastní klíč OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude nebo xAI Grok a platit poskytovateli přímo, bez marže Task Manageru. Jak toto vyúčtování funguje, vysvětluje text o vlastním AI klíči ve firmě. Samotný program funguje i bez AI - připomenutí AI agenta jsou doplňkem práce s úkoly a konverzacemi.
Licence je trvalá: platíte jednorázově za počet stanovisek, bez předplatného na uživatele. Ve variantě Standard zahrnuje plán Starter až 8 osob a stojí 690 PLN, plán Classic zahrnuje až 20 osob a stojí 1 490 PLN. Cena obsahuje 12 měsíců aktualizací, pozdější prodloužení je volitelné. K instalaci stačí běžný sdílený hosting s PHP a MySQL, i když fungování e-mailových oznámení na pozadí vyžaduje dříve popsanou konfiguraci CRON-u.
Zítra otevřete jeden úkol, u kterého čekáte na odpověď. Nastavte připomenutí na konkrétní hodinu nebo den před termínem úkolu, potvrďte ho a zkontrolujte příkazem „zobraz moje připomenutí“. Pokud chcete vidět, jak vypadá soukromý dotaz ve vlákně, otevřete Demo.
Nejčastější dotazy
Čím se liší AI agent od AI asistenta?
AI asistent odpovídá na otázku hned teď, zatímco AI agent se stará o připomenutí a naplánované zprávy na později. Asistent může připravit návrh zprávy, ale to neznamená, že ji také odešle.
Připomene mi AI agent sám, pokud někdo neodpoví?
Ne, AI agent sám nerozpozná, že odpověď chybí: čas signálu nastavíte vy, nebo ho navážete na termín úkolu. Pravidlo reagující na ticho v úkolu můžete vytvořit v Automatizacích varianty Pro.
Posune se připomenutí spolu s termínem úkolu?
Ano, připomenutí navázané na termín úkolu se posune, když tento termín změníte. Pokud termín odstraníte nebo vyprší, připomenutí bude zrušeno.
Uvidí Kasia připomenutí nastavené v jejím úkolu?
Ne, dotaz položený v soukromém režimu AI asistenta, odpověď i připomenutí vidí pouze jejich autor. Běžná zpráva odeslaná do vlákna je jiná věc.
Jak zrušit plán AI agenta, když odpověď už dorazila?
V soukromém režimu AI asistenta ve vlákně úkolu nebo chatu napište zprávu začínající slovem „zruš”, například „zruš plán 13”. Jedno naplánované odeslání AI můžete zrušit také v Kalendáři, aniž byste zastavili ostatní kroky plánu.
Zdroje
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
