Michał johtaa 9-hengen viimeistelytöiden yritystä. Tiistai-iltapäivänä hän kirjoittaa Kasialle tehtävässä "Tarjous asiakkaalle Nord": "Tarvitsen hintapäätöksen keskiviikkoon mennessä". Jos vastausta ei tule, hän haluaa palata asiaan aamulla - ilman muistilappua, puhelimen hälytystä ja arvailua siitä, mitä tarjousta asia koski. Aamun signaalia hän pyytää AI-agentilta Task Managerissa.
Kun odotat vastausta, tarvitset signaalin asian yhteyteen
Kun odotat vastausta, aseta hetki, jolloin palaat tiettyyn tehtävään, sen sijaan että luottaisit muistiisi. AI-agentti voi muistuttaa sinua siitä, mutta se ei itse havaitse, että Kasia on yhä hiljaa.
Keskiviikkoaamuna Michałilla on myös materiaalien hinta-arvio, toisen asiakkaan hyväksyntä ja sopimus allekirjoitettavana. Hälytys tekstillä "kysy Kasialta" ei kerro hänelle paljoa, jos sillä välin ilmaantuu kaksi muuta Kasiaa ja kolme uutta asiaa. Tehtävän viestiketjussa hän näkee keskustelun, jota muistutus koskee.
"Muistuta minua huomenna klo 8:30 Kasian päätöksestä" tarkoittaa signaalia Michałille klo 8:30 riippumatta siitä, onko Kasia jo vastannut. Jos vastaus tulee aiemmin, Michał voi perua muistutuksen. Jos hän haluaa pysyvän säännön, jonka käynnistää hiljaisuus tehtävissä, hän tarvitsee eri mekanismin.
AI-agentti huolehtii siitä, mitä tapahtuu myöhemmin
AI-avustaja vastaa kysymykseen tässä ja nyt, kun taas AI-agentti hoitaa myöhemmäksi suunnitellut toimenpiteet: muistutukset ja ajastetut lähetykset. Voit pyytää häntä tavallisella lauseella, ilman erillisen komentokielen opettelua.
AI-agentti asettaa henkilökohtaisia muistutuksia - ne ovat tehtävien ja keskustelujen kentistä riippumattomia merkintöjä, vaikka voit kiinnittää muistutuksen tehtävän määräaikaan. Se ymmärtää ilmaisuja kuten "huomenna klo 9:00", "viikon päästä" tai "30 minuutin kuluttua" ja muuntaa ne tarkaksi päivämääräksi. Pelkkä AI-avustajan vastausteksti ei kuitenkaan tarkoita, että mitään olisi tallennettu. Sinun täytyy nähdä vahvistusikkuna ja painaa "Kyllä, suorita".
Tarkistaaksesi, onko muistutus tallennettu, kirjoita "näytä muistutukseni". Saat listan määräajoista ja tunnisteista, eli numeroista, joita tarvitaan tietyn kohdan peruuttamiseen. Raja on 50 aktiivista muistutusta henkilöä kohden. Lisää esimerkkejä tällaisista pyynnöistä löydät kuvauksesta AI-muistutukset.
Miten asettaa AI-agentin muistutus tehtävän viestiketjussa?
Asettaaksesi muistutuksen tehtävän yhteyteen, ota tehtävän vastauskentässä käyttöön painike "AI-avustaja" ja kirjoita, milloin haluat palata asiaan. Kysymyksen ja vastauksen näet vain sinä, eivät muut viestiketjun osallistujat.
Michał avaa "Tarjouksen asiakkaalle Nord" ja klikkaa violettia palloa, jossa lukee "AI-avustaja". Editori siirtyy yksityiseen tilaan, ja sen yläpuolella oleva palkki ilmoittaa, ettei kysymys mene osallistujille. Michał kirjoittaa: "Muistuta minua huomenna klo 8:30 Kasian päätöksestä Nordin asiassa".
Avustaja näyttää vahvistuksen päivämäärän ja kellonajan kanssa. Michał lukee sen, painaa "Kyllä, suorita", ja vastaus viestiketjussa saa merkinnän "VAIN SINULLE". Kasia ei näe pyyntöä eikä muistutusta. Avustajalla on samalla pääsy tämän viestiketjun sisältöön ja sen liitteisiin, joten Michałin ei tarvitse kopioida koko keskustelua erilliseen työkaluun.
Hän voi myös pyytää: "Laadi lyhyt viesti, jonka lähetän, jos vastausta ei vieläkään tule". Tämä on luonnos tätä hetkeä varten, ei toimeksianto AI-agentille seurata Kasiaa. Michał tarkistaa aamulla viestiketjun ja päättää itse, käyttääkö tekstiä. Sähköpostin lähettäminen AI-avustajan kautta vaatii erillisen vahvistuksen sekä oman postilaatikon Sähköposti-moduulissa, joka on saatavilla Pro-versiossa.
Tehtävän määräaika voi ohjata muistutuksen ajankohtaa
Päivämäärän ilmoittamisen sijaan voit pyytää: "Muistuta minua tästä tehtävästä päivää ennen määräaikaa". Jos muutat tehtävän määräaikaa, muistutus siirtyy sen mukana.
Tämä on hyödyllistä Michałille, kun asiakas siirtää tarjouksen määräajan perjantailta maanantaihin. Hänen ei tarvitse palauttaa muistutusta mieleen. Hän voi myös pyytää signaalia 2 tuntia ennen määräaikaa, aamulla määräaikapäivänä tai täsmälleen määräaikana. Kun tehtävällä on päivämäärä ilman kellonaikaa, sovellus käyttää muistutuksen laskennassa klo 9:00.
Tällä sidoksella on rajansa. Jos tehtävän määräaika poistetaan tai se umpeutuu, muistutus perutaan. Kun siirron jälkeen hetki "päivää ennen" on jo ohi, mutta itse määräaika ei vielä, muistutus ilmoittautuu lähimmässä mahdollisessa tilaisuudessa. Tehtävä ilman määräaikaa ei sovellu tällaiseen sidokseen - AI-avustaja ehdottaa tavallista muistutusta tietyllä päivämäärällä ja kellonajalla. Muista tavoista käsitellä määräaikoja voit lukea tekstistä tehtävien määräaikojen valvonnasta tiimissä.
Kalenteri näyttää muistutukset ja ajastetut lähetykset erikseen
Kalenterissa näkyvät tehtävät, tapahtumat (mukaan lukien AI-avustajan asettamat muistutukset), AI-agentin suunnittelemat AI-lähetykset - viestit, sähköpostit ja ilmoitukset merkittynä harmaanmustalla värillä - sekä tiimin poissaolot.
Michael voi siis tarkistaa, mitä on tulossa keskiviikkoaamuna. Klikkaat AI-lähetystä ja muutat sen ajankohtaa, sisältöä, väriä tai ilmoitustapaa; voit myös perua kyseisen lähetyksen. Yhden vaiheen peruminen ei pysäytä suunnitelman muita vaiheita. Kalenterissa tehdyn muokkauksen tai perumisen voi myös kumota nuolikuvakkeella tai pikanäppäimellä Ctrl+Z - jopa 20 muutosta taaksepäin saman sovellusistunnon aikana.
Jos haluat perua koko AI-agentin suunnitelman, palaa tehtävän viestiketjun tai keskustelun yksityiseen AI-avustaja-tilaan. Viestin on alettava sanalla „peruuta”, esimerkiksi „peruuta suunnitelma 13” tai „peruuta kaikki”. Erillisessä AI-avustaja-ikkunassa suunnitelmia ei voi perua. Yksittäisen henkilökohtaisen muistutuksen peruutat komennolla „peruuta muistutus …” käyttäen ID-numeroa, jonka saat komennolla „näytä muistutukseni”.
Demo-instanssin kuvakaappaus näyttää tallennetun suunnitelman kortin numeroineen, vaiheineen ja kellonaikoineen sekä peruutuskomennon. Jokaisella vaiheella on kiinteä ajankohta - AI-agentti ei tarkista, onko joku vastannut.
Sähköposti sovelluksen ollessa suljettuna vaatii palvelimen asetuksen
Muistutus näyttää ilmoituksen avoimessa sovelluksessa, ja sähköposti-ilmoitus sovelluksen ollessa suljettuna vaatii CRON-ajastetun tehtävän palvelimella. CRON on palvelimelle asetettu säännöllinen ohjelman ajo, jonka ansiosta lähetys voi toimia myös silloin, kun kukaan ei käytä sovellusta.
AI-avustajan luomat tapahtumat eivät oletuksena lähetä sähköpostia. Jos Michael haluaa saada sen, hänen on sanottava: „ja lähetä myös sähköpostilla”. Kun hän työskentelee toisessa selainvälilehdessä, muistutus saapuu järjestelmäilmoituksena. Sovelluksen ollessa suljettuna sähköpostin toimittaminen taustalla riippuu CRON-ista; jos ajastettu tehtävä ei ole koskaan käynnistynyt, Task Manager näyttää varoituksen muistutusta asetettaessa. Ilman CRON-ia sähköposti lähtee vain silloin, kun joku parhaillaan käyttää sovellusta.
Jos haluat yksittäisen asian sijaan nähdä omat rästitehtäväsi joka päivä, voit ottaa käyttöön Päivittäisen tehtäväkoosteen kohdasta Asetukset → Profiili. Valittuna kellonaikana, oletuksena klo 8:00, se ilmoittaa sinulle osoitettujen, keskeneräisten ja arkistoimattomien tehtävien määrän ja otsikot tältä päivältä sekä myöhässä olevat. Tämä on erillinen, kerran päivässä lähetettävä ilmoitus, ei Katren vastauksen seurantaa.
AI-agentti muistuttaa asiasta, Automaatiot reagoivat hiljaisuuteen
AI-agentti hoitaa yksityisen muistutuksen tiettyä asiaa varten, kun taas Automaatiot luovat pysyvän säännön sopiville tehtäville. Jos tarvitset reaktion tehtävän toimettomuuteen, laukaisimen „hiljaisuus tehtävässä” löydät Automaatioista - vain Pro-versiossa.
| Kysymys | AI-agentti | Automaatiot Pro-versiossa |
|---|---|---|
| Miten tämä asetetaan? | Pyydät lauseella muistutuksen valittuna hetkenä. | Laadit automaatiosäännön „KUN - JOS - TEE”. |
| Mikä käynnistää toiminnon? | Määritetty ajankohta tai tehtävän määräajasta laskettu hetki. | Esimerkiksi hiljaisuus tehtävässä tai määräajan umpeutuminen tietyn tuntimäärän kuluttua. |
| Mikä on laajuus? | Henkilökohtainen muistutus yhtä asiaa varten. | Pysyvä sääntö ehdot täyttäville tehtäville. |
Tiistaina Michael haluaa vain palata aamulla Nordin tarjoukseen. Hän valitsee muistutuksen. Jos joka viikko kymmeniä tarjouksia odottaisi vastausta, hän voisi Pro-versiossa laatia säännön, joka käyttää hiljaisuuden laukaisinta. Ennen sen käyttöönottoa „Testaa ennen käyttöönottoa” -vaihtoehto näyttää, mitä tapahtuisi, tekemättä mitään. Lisää tästä mekanismista löydät Automaatioiden kuvauksesta.
Tallennetun toiminnon voit tarkistaa sen sijaan, että luottaisit AI:n vastaukseen
Tarkistaaksesi, tallentuiko muistutus, kirjoita „näytä muistutukseni” ja tarkista ajankohta listalta. Kun AI kirjoittaa tehneensä toiminnon, jota se ei tosiasiassa tehnyt, Task Manager näyttää vastauksen alla keltaisen „Oikaisu”-laatikon. Laatikko selittää, mitä tapahtui ja miten pyytää todellista lopputulosta.
Michaelin ei siis tarvitse luottaa lauseeseen „asetin muistutuksen”. Vahvistuksen jälkeen hän tarkistaa ajankohdan listalta. Jos AI-avustaja ei vastaa lainkaan, hän näkee viestiketjussa syyn, kuten aikakatkaisun, virheellisen API-avaimen, pyyntörajan tai saavuttamattomissa olevan mallin.
AI-avustajan laatima teksti ei ole lähetetty viesti, aivan kuten muistutusta koskeva vastaus ei korvaa „Kyllä, tee se” -painikkeen klikkaamista. Ensin tarkistat vaikutuksen, sitten teet seuraavan päätöksen.
Task Manager pitää tehtävän ja keskustelun samassa paikassa
Task Managerin avulla voit pyytää muistutuksen samassa viestiketjussa, jossa luet tehtävää ja tiimin vastauksia. Ohjelma asennetaan asiakkaan palvelimelle, ja sovelluksen tiedot sijaitsevat tällä palvelimella; kysymys tekoälylle tarvittavan kontekstin kanssa kulkeutuu kuitenkin valitulle mallin tarjoajalle.
Voit käyttää omaa OpenAI-, Google Gemini-, Anthropic Claude- tai xAI Grok -avainta ja maksaa suoraan tarjoajalle, ilman Task Managerin katetta. Miten tämä laskutus toimii, selittää teksti omasta AI-avaimesta yrityksessä. Ohjelma itsessään toimii myös ilman AI:ta - AI-agentin muistutukset ovat lisä tehtävien ja keskustelujen käsittelyyn.
Lisenssi on pysyvä: maksat kertaluonteisesti käyttäjäpaikkojen määrästä, ilman käyttäjäkohtaista tilausta. Standard-vaihtoehdossa Starter-paketti kattaa enintään 8 henkilöä ja maksaa 690 zł, kun taas Classic kattaa enintään 20 henkilöä ja maksaa 1 490 zł. Hintaan sisältyy 12 kuukauden päivitykset, myöhempi uusiminen on valinnaista. Asennukseen riittää tavallinen jaettu web-hotelli PHP:llä ja MySQL:llä, vaikka sähköposti-ilmoitusten toiminta taustalla vaatii aiemmin kuvatun CRON-asetuksen.
Avaa huomenna yksi tehtävä, jossa odotat vastausta. Aseta muistutus tiettyyn kellonaikaan tai päivää ennen tehtävän määräaikaa, vahvista se ja tarkista komennolla „näytä muistutukseni”. Jos haluat nähdä, miltä yksityinen kysymys viestiketjussa näyttää, avaa Demo.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä eroa on AI-agentilla ja AI-avustajalla?
AI-avustaja vastaa kysymykseen juuri nyt, kun taas AI-agentti hoitaa muistutukset ja myöhemmin ajastetut lähetykset. Avustaja voi laatia viestiluonnoksen, mutta se ei tarkoita, että viesti olisi jo lähetetty.
Muistuttaako AI-agentti minua itse, jos joku ei vastaa?
Ei, AI-agentti ei itse havaitse vastauksen puuttumista: asetat signaalin kellonajan tai sidot sen tehtävän määräaikaan. Hiljaisuuteen reagoivan säännön voit luoda Automaatioissa Pro-versiossa.
Siirtyykö muistutus yhdessä tehtävän määräajan kanssa?
Kyllä, tehtävän määräaikaan sidottu muistutus siirtyy, kun muutat kyseistä määräaikaa. Jos poistat määräajan tai määräaika umpeutuu, muistutus perutaan.
Näkeekö Kasia hänen tehtäväänsä asetetun muistutuksen?
Ei, AI-avustajan yksityisessä tilassa esitetyn kysymyksen, vastauksen ja muistutuksen näkee vain sen tekijä. Viestiketjuun lähetetty tavallinen viesti on eri asia.
Miten peruuttaa AI-agentin suunnitelma, kun vastaus on jo tullut?
Kirjoita tehtävän tai keskustelun viestiketjussa AI-avustajan yksityisessä tilassa viesti, joka alkaa sanalla "peruuta", esimerkiksi "peruuta suunnitelma 13". Yhden ajastetun AI-lähetyksen voit perua myös Kalenterista pysäyttämättä suunnitelman muita vaiheita.
Lähteet
Task Manager -tiimi - kirjoitamme tiimityöstä, tekoälyn hyödyntämisestä yrityksissä ja tehtävien järjestämisestä käyttäen esimerkkejä Task Managerista, omalle palvelimelle asennettavasta ohjelmistosta. Blue Creation Group (Piotr Łącz) on kehittänyt Task Manageria vuodesta 2013 lähtien, ja sitä käyttävät muun muassa Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna ja Polpharma - katso asiakkaiden kokemuksia. Tarkistamme tekstit käyttöohjeiden ja ohjelmiston ajantasaisen version perusteella.
