O Michał gere uma empresa de acabamentos com 9 pessoas. Na terça-feira à tarde, escreve à Kasia na tarefa "Proposta para o cliente Nord": "Preciso da decisão sobre o preço até quarta-feira". Se a resposta não chegar, quer voltar ao assunto de manhã - sem post-it, sem alarme no telemóvel e sem adivinhar a que proposta se referia. Vai pedir ao Agente IA no Task Manager um sinal para a manhã.
Quando está à espera de uma resposta, precisa de um sinal junto do assunto
Quando está à espera de uma resposta, defina o momento de voltar a uma tarefa concreta, em vez de contar com a memória. O Agente IA pode lembrá-lo disso, mas não deteta sozinho que a Kasia continua em silêncio.
Na quarta-feira de manhã, o Michał tem ainda um orçamento de materiais, a aprovação de outro cliente e um contrato para assinar. Um alarme com a descrição "perguntar à Kasia" dir-lhe-á pouco se, entretanto, surgirem mais duas Kasias e três novos assuntos. Na conversa da tarefa, vê a conversa a que o lembrete diz respeito.
"Lembra-me amanhã às 8:30 da decisão da Kasia" significa um sinal para o Michał às 8:30, independentemente de a Kasia já ter respondido ou não. Se a resposta chegar antes, o Michał pode cancelar o lembrete. Se quiser uma regra permanente acionada pelo silêncio nas tarefas, precisa de outro mecanismo.
O Agente IA trata do que vai acontecer mais tarde
O Assistente IA responde à pergunta aqui e agora, enquanto o Agente IA trata das ações agendadas para mais tarde: lembretes e envios agendados. Pode pedir-lhe numa frase normal, sem aprender uma linguagem de comandos à parte.
O Agente IA define lembretes pessoais - são registos independentes dos campos das tarefas e das conversas, embora possa associar um lembrete ao prazo de uma tarefa. Compreende expressões como "amanhã às 9:00", "daqui a uma semana" ou "daqui a 30 minutos" e converte-as numa data concreta. No entanto, o próprio texto da resposta do Assistente IA não significa que algo tenha sido guardado. Tem de ver a janela de confirmação e clicar em "Sim, executar".
Para verificar se o lembrete foi guardado, escreva "mostra os meus lembretes". Vai receber uma lista com prazos e identificadores, ou seja, os números necessários para cancelar um item específico. O limite é de 50 lembretes ativos por pessoa. Mais exemplos deste tipo de pedidos encontram-se na descrição dos lembretes IA.
Como definir um lembrete do Agente IA na conversa de uma tarefa?
Para definir um lembrete numa tarefa, ative no respetivo campo de resposta o botão "Assistente IA" e escreva quando quer voltar ao assunto. Só você verá a pergunta e a resposta, não os restantes participantes da conversa.
O Michał abre "Proposta para o cliente Nord" e clica na bola roxa com a legenda "Assistente IA". O editor muda para o modo privado e a barra por cima informa que a pergunta não será enviada aos participantes. O Michał escreve: "Lembra-me amanhã às 8:30 da decisão da Kasia sobre o Nord".
O Assistente mostra uma confirmação com a data e a hora. O Michał lê-a, clica em "Sim, executar", e a resposta na conversa recebe o selo "SÓ PARA SI". A Kasia não vê nem o pedido nem o lembrete. O Assistente tem, aliás, acesso ao conteúdo dessa conversa e aos respetivos anexos, pelo que o Michał não precisa de copiar toda a conversa para uma ferramenta à parte.
Pode ainda pedir: "Prepara uma mensagem curta que eu possa enviar, caso ainda não haja resposta". Isto é um rascunho para já, não uma instrução para o Agente IA ficar a observar a Kasia. O Michał vai verificar a conversa de manhã e decidirá sozinho se usa o texto. O envio de um e-mail pelo Assistente IA requer uma confirmação separada e uma caixa de correio própria no módulo Correio, disponível no plano Pro.
O prazo da tarefa pode controlar o prazo do lembrete
Em vez de indicar uma data, pode pedir: "Lembra-me desta tarefa um dia antes do prazo". Se alterar o prazo da tarefa, o lembrete move-se juntamente com ele.
Isto é útil para o Michał quando um cliente muda o prazo da proposta de sexta-feira para segunda-feira. Não precisa de reconstruir o lembrete de memória. Também pode pedir um sinal 2 horas antes do prazo, de manhã no dia do prazo ou exatamente no prazo. Quando a tarefa tem uma data sem hora, a aplicação assume as 9:00 para calcular o lembrete.
Esta associação tem limites. Se o prazo da tarefa for removido ou expirar, o lembrete é cancelado. Quando, após uma mudança, o momento "um dia antes" já passou, mas o próprio prazo ainda não expirou, o lembrete surge na próxima oportunidade. Uma tarefa sem prazo não é adequada a este tipo de associação - o Assistente IA propõe um lembrete normal com uma data e hora concretas. Sobre outras formas de gerir prazos, leia o texto sobre como controlar os prazos das tarefas numa equipa.
O Calendário mostra lembretes e envios agendados separadamente
No Calendário vê tarefas, eventos (incluindo lembretes definidos pelo Assistente AI), envios de AI agendados pelo Agente AI - mensagens, e-mails e notificações, assinalados a cor grafite - e ausências da equipa.
Assim, o Miguel pode verificar o que está marcado para quarta-feira de manhã. Clica no envio de AI e altera o prazo, o conteúdo, a cor ou a forma de notificação; também pode cancelar esse envio. Cancelar um passo não interrompe os restantes passos do plano. A edição ou o cancelamento do envio feitos no Calendário também podem ser anulados com o ícone de seta ou o atalho Ctrl+Z - até 20 alterações para trás dentro da aplicação aberta.
Se quiser cancelar todo o plano do Agente AI, volte ao modo privado do Assistente AI no tópico da tarefa ou do chat. A mensagem tem de começar pela palavra «cancelar», por exemplo «cancelar plano 13» ou «cancelar tudo». Numa janela separada do Assistente AI os planos não se cancelam. Um único lembrete pessoal cancela-se com o comando «cancelar lembrete …» com o ID da lista devolvida por «mostrar os meus lembretes».
A captura da instância Demo mostra um cartão de plano guardado com número, passos e horários, bem como o comando de cancelamento. Cada passo tem um prazo definido - o Agente AI não verifica se alguém respondeu.
O e-mail com a aplicação fechada requer a configuração de um servidor
O lembrete apresenta uma notificação na aplicação aberta, mas a notificação por e-mail com a aplicação fechada requer uma tarefa periódica CRON no servidor. O CRON é a execução regular de um programa configurada no servidor, graças à qual o envio pode funcionar mesmo quando ninguém está a usar a aplicação.
Os eventos criados pelo Assistente AI não enviam e-mail por predefinição. Se o Miguel quiser recebê-lo, tem de dizer: «e envia também por e-mail». Quando trabalha noutro separador do navegador, o lembrete chega por notificação do sistema. Com a aplicação fechada, a entrega do e-mail em segundo plano depende do CRON; se a tarefa periódica nunca tiver sido iniciada, o Task Manager mostra um aviso ao definir o lembrete. Sem CRON, o e-mail só sai se alguém estiver a usar a aplicação nesse momento.
Se, em vez de um único assunto, quiser ver diariamente as suas pendências, em Definições → Perfil pode ativar o Resumo diário de tarefas. À hora escolhida, por predefinição às 8:00, indica o número e os títulos das tarefas atribuídas a si, não concluídas, não arquivadas, para hoje e em atraso. É uma notificação separada, uma vez por dia, e não um acompanhamento da resposta da Catarina.
O Agente AI lembra do assunto, as Automatizações reagem ao silêncio
O Agente AI trata de um lembrete privado relativo a um assunto concreto, enquanto as Automatizações criam uma regra permanente para tarefas correspondentes. Se precisar de uma reação à falta de atividade numa tarefa, o acionador «silêncio na tarefa» encontra-o nas Automatizações - exclusivamente na versão Pro.
| Pergunta | Agente de IA | Automatizações na versão Pro |
|---|---|---|
| Como se configura? | Pede por frase um lembrete num momento escolhido. | Constrói a receita «QUANDO - SE - EXECUTA». |
| O que aciona a ação? | Um momento indicado ou calculado a partir do prazo da tarefa. | Por exemplo, silêncio numa tarefa ou prazo a terminar dentro de um número determinado de horas. |
| Qual é o âmbito? | Lembrete pessoal para um único assunto. | Regra permanente para tarefas que cumpram as condições. |
Na terça-feira o Miguel só quer voltar de manhã à proposta da Nord. Escolhe um lembrete. Se todas as semanas dezenas de propostas ficassem sem resposta, poderia preparar, na versão Pro, uma regra que usa o acionador de silêncio. Antes de a ativar, a opção «Testar antes de ativar» mostra o que aconteceria, sem executar nada. Mais sobre este mecanismo encontra na descrição das Automatizações.
Verifique a ação guardada, em vez de acreditar na resposta da AI
Para verificar se o lembrete foi guardado, escreva «mostrar os meus lembretes» e confira o prazo na lista. Quando a AI escrever que executou uma ação que na realidade não executou, o Task Manager mostra por baixo da resposta um bloco amarelo «Correção». O bloco explica o que aconteceu e como pedir o efeito real.
Assim, o Miguel não precisa de confiar na frase «defini o lembrete». Depois da confirmação, verifica o prazo na lista. Se o Assistente AI não responder de todo, verá no tópico o motivo, como tempo excedido, chave API inválida, limite de pedidos atingido ou modelo indisponível.
O texto preparado pelo Assistente AI não é uma mensagem enviada, tal como a resposta sobre o lembrete não substitui clicar em «Sim, executar». Primeiro verifica o efeito, depois toma a decisão seguinte.
O Task Manager mantém a tarefa e a conversa num só lugar
O Task Manager permite pedir um lembrete no mesmo tópico onde lê a tarefa e as respostas da equipa. O programa instala-se no servidor do cliente, e os dados da aplicação ficam nesse servidor; no entanto, a pergunta à AI, juntamente com o contexto necessário, é enviada ao fornecedor de modelo escolhido.
Pode usar a sua própria chave da OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok e pagar diretamente ao fornecedor, sem margem do Task Manager. Como funciona esta faturação, explica o texto sobre a chave AI própria na empresa. O próprio programa também funciona sem AI - os lembretes do Agente AI são um complemento ao trabalho com tarefas e conversas.
A licença é vitalícia: paga uma única vez pelo número de postos, sem subscrição por utilizador. Na versão Standard, o plano Starter abrange até 8 pessoas e custa 690 zł, e o Classic abrange até 20 pessoas e custa 1 490 zł. O preço inclui 12 meses de atualizações, a renovação posterior é opcional. Para a instalação basta um alojamento partilhado comum com PHP e MySQL, embora o funcionamento das notificações por e-mail em segundo plano exija a configuração do CRON descrita anteriormente.
Amanhã abra uma tarefa em que esteja à espera de resposta. Defina um lembrete para uma hora concreta ou um dia antes do prazo da tarefa, confirme-o e verifique-o com o comando «mostrar os meus lembretes». Se quiser ver como é uma pergunta privada no tópico, abra a Demo.
Perguntas mais frequentes
Qual é a diferença entre o Agente IA e o Assistente IA?
O Assistente IA responde à pergunta de imediato, enquanto o Agente IA trata de lembretes e envios agendados para mais tarde. O Assistente pode preparar um rascunho de mensagem, mas isso não significa que a mensagem seja enviada.
O Agente IA lembra-me automaticamente se alguém não responder?
Não, o Agente IA não deteta sozinho a falta de resposta: você define a hora do sinal ou associa-o ao prazo da tarefa. Pode criar uma regra que reage ao silêncio numa tarefa nas Automações do plano Pro.
O lembrete move-se juntamente com o prazo da tarefa?
Sim, um lembrete associado ao prazo da tarefa move-se quando altera esse prazo. Se remover o prazo ou se o prazo expirar, o lembrete é cancelado.
A Kasia vê o lembrete definido na sua tarefa?
Não, uma pergunta feita no modo privado do Assistente IA, a respetiva resposta e o lembrete só são visíveis para o seu autor. Uma mensagem normal enviada para a conversa é uma ação diferente.
Como cancelar um plano do Agente IA quando a resposta já chegou?
No modo privado do Assistente IA, na conversa de uma tarefa ou chat, escreva uma mensagem que comece por "cancelar", por exemplo "cancelar plano 13". Também pode cancelar um envio agendado pela IA no Calendário, sem interromper os restantes passos do plano.
Fontes
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
