Michal vedie 9-člennú výkompletizačnú firmu. V utorok popoludní píše Kataríne v úlohe „Ponuka pre klienta Nord“: „Potrebujem rozhodnutie o cene do stredy“. Ak odpoveď nepríde, chce sa k veci vrátiť ráno - bez lístočka, budíka v telefóne a hádania, ktorej ponuky sa to týkalo. O signál na ráno požiada Agenta AI v Task Manageri.
Keď čakáte na odpoveď, potrebujete signál pri danej veci
Keď čakáte na odpoveď, nastavte si moment návratu ku konkrétnej úlohe, namiesto spoliehania sa na pamäť. Agent AI vám naň môže pripomenúť, ale sám nerozpozná, že Katarína stále mlčí.
V stredu ráno má Michal aj ocenenie materiálov, súhlas druhého klienta a zmluvu na podpis. Budík s popisom „opýtať sa Kataríny“ mu veľa nepovie, ak sa medzičasom objavia ďalšie dve Kataríny a tri nové záležitosti. Vo vlákne úlohy vidí rozhovor, ktorého sa pripomienka týka.
„Pripomeň mi zajtra o 8:30 rozhodnutie Kataríny“ znamená signál pre Michala o 8:30, bez ohľadu na to, či Katarína už odpovedala. Ak odpoveď príde skôr, Michal môže pripomienku odvolať. Ak chce stálu regulu spúšťanú tichom v úlohách, potrebuje iný mechanizmus.
Agent AI sa stará o to, čo sa má stať neskôr
Asistent AI odpovedá na otázku tu a teraz, zatiaľ čo Agent AI sa stará o akcie naplánované na neskôr: pripomienky a naplánované odoslania. Môžete ho požiadať bežnou vetou, bez učenia sa osobitného jazyka príkazov.
Agent AI nastavuje osobné pripomienky - sú to záznamy nezávislé od polí úloh a chatov, hoci pripomienku môžete pripojiť k termínu úlohy. Rozumie výrazom ako „zajtra o 9:00“, „o týždeň“ či „o 30 minút“ a prepočíta ich na konkrétny dátum. Samotný text odpovede Asistenta AI však neznamená, že sa čokoľvek zapísalo. Musíte vidieť okno potvrdenia a kliknúť na „Áno, vykonaj“.
Ak chcete overiť, či sa pripomienka zapísala, napíšte „zobraz moje pripomienky“. Dostanete zoznam s termínmi a identifikátormi, teda číslami potrebnými na zrušenie konkrétnej položky. Limit je 50 aktívnych pripomienok na osobu. Viac príkladov takýchto žiadostí nájdete v popise pripomienok AI.
Ako nastaviť pripomienku Agent AI vo vlákne úlohy?
Ak chcete nastaviť pripomienku pri úlohe, zapnite v jej poli odpovede tlačidlo „Asistent AI“ a napíšte, kedy sa chcete k veci vrátiť. Otázku aj odpoveď uvidíte len vy, nie ostatní účastníci vlákna.
Michal otvorí „Ponuku pre klienta Nord“ a klikne na fialovú guľu s popisom „Asistent AI“. Editor sa prepne do súkromného režimu a pruh nad ním informuje, že otázka sa nedostane k účastníkom. Michal napíše: „Pripomeň mi zajtra o 8:30 rozhodnutie Kataríny v súvislosti s Nord“.
Asistent zobrazí potvrdenie s dátumom a časom. Michal si ho prečíta, klikne na „Áno, vykonaj“ a odpoveď vo vlákne dostane značku „LEN PRE VÁS“. Katarína nevidí ani žiadosť, ani pripomienku. Asistent má pritom prístup k obsahu tohto vlákna a jeho prílohám, takže Michal nemusí prepisovať celý rozhovor do samostatného nástroja.
Môže tiež požiadať: „Priprav krátku správu, ktorú pošlem, ak ešte stále nebude odpoveď“. Je to návrh na teraz, nie pokyn, aby Agent AI sledoval Katarínu. Michal si ráno skontroluje vlákno a sám sa rozhodne, či text použije. Odoslanie e-mailu cez Asistenta AI vyžaduje samostatné potvrdenie a vlastnú schránku v module Pošta, dostupnú vo variante Pro.
Termín úlohy môže riadiť termín pripomienky
Namiesto zadávania dátumu môžete požiadať: „Pripomeň mi túto úlohu deň pred termínom“. Ak zmeníte termín úlohy, pripomienka sa posunie spolu s ním.
To sa Michalovi hodí, keď klient presunie termín ponuky z piatka na pondelok. Nemusí si pripomienku skladať z pamäte. Môže tiež požiadať o signál 2 hodiny pred termínom, ráno v deň termínu alebo presne v termíne. Keď má úloha dátum bez času, na výpočet pripomienky aplikácia berie 9:00.
Toto prepojenie má svoje hranice. Ak sa termín úlohy odstráni alebo vyprší, pripomienka sa zruší. Keď je po presune moment „deň pred“ už za vami, ale samotný termín ešte nevypršal, pripomienka sa ozve pri najbližšej príležitosti. Úloha bez termínu sa na takéto prepojenie nehodí - Asistent AI navrhne bežnú pripomienku s konkrétnym dátumom a časom. O ďalších spôsoboch práce s termínmi si prečítate v texte o strážení termínov úloh v tíme.
Kalendár zobrazuje pripomienky a naplánované odoslania osobitne
V Kalendári vidíte úlohy, udalosti (vrátane pripomienok nastavených Asistentom AI), naplánované Agentom AI odoslania AI - správy, e-maily a oznámenia, označené grafitovou farbou - a neprítomnosti tímu.
Michal si tak môže skontrolovať, čo pripadá na stredajšie ráno. Kliknete na odoslanie AI a zmeníte jeho termín, obsah, farbu alebo spôsob oznámenia; odoslanie môžete aj zrušiť. Zrušenie jedného kroku nezastaví ostatné kroky plánu. Úpravu alebo zrušenie odoslania vykonané v Kalendári možno tiež vrátiť ikonou šípky alebo skratkou Ctrl+Z - až 20 zmien späť v rámci otvorenej aplikácie.
Ak chcete zrušiť celý plán Agenta AI, vráťte sa do súkromného režimu Asistent AI vo vlákne úlohy alebo chatu. Správa musí začínať slovom „zruš”, napríklad „zruš plán 13” alebo „zruš všetko”. V samostatnom okne Asistenta AI sa plány nezrušujú. Jednotlivú osobnú pripomienku zrušíte príkazom „zruš pripomienku …” s ID číslom zo zoznamu vráteného príkazom „zobraz moje pripomienky”.
Snímka z inštancie Demo zobrazuje kartu uloženého plánu s číslom, krokmi a časmi, ako aj príkazom na zrušenie. Každý krok má stanovený termín - Agent AI nekontroluje, či niekto odpovedal.
Mail pri zatvorenej aplikácii vyžaduje nastavenie servera
Pripomienka zobrazí oznámenie v otvorenej aplikácii, zatiaľ čo e-mailové oznámenie pri zatvorenej aplikácii vyžaduje cyklickú úlohu CRON na serveri. CRON je na serveri nastavené pravidelné spúšťanie programu, vďaka ktorému môže odoslanie fungovať aj vtedy, keď nikto aplikáciu nepoužíva.
Udalosti vytvorené Asistentom AI štandardne neposielajú e-mail. Ak chce Michal e-mail dostať, musí povedať: „a pošli to aj mailom”. Keď pracuje v inej karte prehliadača, pripomienka príde systémovým oznámením. Pri zatvorenej aplikácii doručenie e-mailu na pozadí závisí od CRON-u; ak sa cyklická úloha nikdy nespustila, Task Manager zobrazí upozornenie pri nastavovaní pripomienky. Bez CRON-u sa e-mail odošle iba vtedy, keď niekto práve používa aplikáciu.
Ak namiesto jednotlivej záležitosti chcete denne vidieť svoje vlastné resty, v Nastaveniach → Profil môžete zapnúť Denný prehľad úloh. Vo zvolenú hodinu, predvolene o 8:00, uvedie počet a názvy priradených nedokončených, nearchivovaných úloh na dnes a po termíne. Ide o samostatné oznámenie, raz denne, nie o sledovanie Katarinej odpovede.
Agent AI pripomína záležitosť, Automatizácie reagujú na ticho
Agent AI obsluhuje súkromnú pripomienku týkajúcu sa konkrétnej záležitosti, zatiaľ čo Automatizácie vytvárajú trvalé pravidlo pre vyhovujúce úlohy. Ak potrebujete reakciu na nedostatok aktivity v úlohe, spúšťač „ticho v úlohe” nájdete v Automatizáciách - výhradne vo variante Pro.
| Otázka | Agent AI | Automatizácie vo variante Pro |
|---|---|---|
| Ako to nastavíte? | Vetou požiadate o pripomienku vo zvolenom momente. | Zostavíte recept „KEĎ - AK - VYKONAJ”. |
| Čo spúšťa akciu? | Určený čas alebo moment vypočítaný z termínu úlohy. | Napríklad ticho v úlohe alebo termín, ktorý vyprší o určený počet hodín. |
| Aký je rozsah? | Osobná pripomienka k jednej záležitosti. | Trvalé pravidlo pre úlohy spĺňajúce podmienky. |
V utorok chce Michal len ráno pokračovať v ponuke pre Nord. Vyberie pripomienku. Keby každý týždeň čakali desiatky ponúk bez odpovede, mohol by vo variante Pro pripraviť pravidlo využívajúce spúšťač ticha. Pred jeho zapnutím možnosť „Otestovať pred zapnutím” ukáže, čo by sa stalo, bez toho, aby čokoľvek vykonala. Viac o tomto mechanizme nájdete v popise Automatizácií.
Uloženú akciu si overíte, namiesto toho, aby ste verili odpovedi AI
Ak chcete overiť, či bola pripomienka uložená, napíšte „zobraz moje pripomienky” a skontrolujte termín v zozname. Keď AI napíše, že vykonala akciu, ktorú v skutočnosti nevykonala, Task Manager zobrazí pod odpoveďou žltý blok „Korekcia”. Blok vysvetlí, čo sa stalo a ako požiadať o skutočný výsledok.
Michal sa teda nemusí spoliehať na vetu „nastavil som pripomienku”. Po potvrdení skontroluje termín v zozname. Ak Asistent AI vôbec neodpovie, vo vlákne uvidí príčinu, napríklad prekročený čas, neplatný API kľúč, limit požiadaviek alebo nedostupný model.
Text pripravený Asistentom AI nie je odoslaná správa, rovnako ako odpoveď o pripomienke nenahrádza kliknutie na „Áno, vykonaj”. Najprv overíte výsledok, potom urobíte ďalšie rozhodnutie.
Task Manager drží úlohu a konverzáciu na jednom mieste
Task Manager umožňuje požiadať o pripomienku v tom istom vlákne, v ktorom čítate úlohu a odpovede tímu. Program sa inštaluje na serveri klienta a dáta aplikácie sa nachádzajú na tomto serveri; otázka pre AI spolu s potrebným kontextom však smeruje k vybranému poskytovateľovi modelu.
Môžete použiť vlastný kľúč OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude alebo xAI Grok a platiť poskytovateľovi priamo, bez marže Task Managera. Ako toto vyúčtovanie funguje, vysvetľuje text o vlastnom kľúči AI vo firme. Samotný program funguje aj bez AI - pripomienky Agenta AI sú doplnkom k práci s úlohami a konverzáciami.
Licencia je trvalá: platíte jednorazovo za počet stanovíšť, bez predplatného na používateľa. Vo variante Standard plán Starter zahŕňa do 8 osôb a stojí 690 zł, a Classic zahŕňa do 20 osôb a stojí 1 490 zł. Cena zahŕňa 12 mesiacov aktualizácií, neskoršie obnovenie je voliteľné. Na inštaláciu stačí bežný zdieľaný hosting s PHP a MySQL, hoci fungovanie e-mailových oznámení na pozadí vyžaduje už opísanú konfiguráciu CRON-u.
Zajtra otvorte jednu úlohu, v ktorej čakáte na odpoveď. Nastavte pripomienku na konkrétnu hodinu alebo deň pred termínom úlohy, potvrďte ju a skontrolujte príkazom „zobraz moje pripomienky”. Ak chcete vidieť, ako vyzerá súkromná otázka vo vlákne, otvorte Demo.
Najčastejšie otázky
Čím sa líši Agent AI od Asistenta AI?
Asistent AI odpovedá na otázku teraz, zatiaľ čo Agent AI sa stará o pripomienky a naplánované odoslania na neskôr. Asistent môže pripraviť návrh správy, ale to neznamená, že ju aj odošle.
Pripomenie mi Agent AI sám, ak mi niekto neodpovie?
Nie, Agent AI sám nerozpozná chýbajúcu odpoveď: nastavíte čas signálu alebo ho prepojíte s termínom úlohy. Pravidlo reagujúce na ticho v úlohe môžete vytvoriť v Automatizáciách vo variante Pro.
Posunie sa pripomienka spolu s termínom úlohy?
Áno, pripomienka prepojená s termínom úlohy sa posunie, keď tento termín zmeníte. Ak termín odstránite alebo vyprší, pripomienka sa zruší.
Uvidí Kasia pripomienku nastavenú v jej úlohe?
Nie, otázku položenú v súkromnom režime Asistent AI, odpoveď aj pripomienku vidí len ich autor. Bežná správa odoslaná do vlákna je iná záležitosť.
Ako zrušiť plán Agenta AI, keď odpoveď už prišla?
V súkromnom režime Asistent AI vo vlákne úlohy alebo chatu napíšte správu začínajúcu sa slovom „zruš“, napríklad „zruš plán 13“. Jedno naplánované odoslanie AI môžete zrušiť aj v Kalendári, bez zastavenia ostatných krokov plánu.
Zdroje
Tím Task Managera - píšeme o tímovej práci, AI vo firme a poriadku v úlohách na príkladoch z Task Managera, programu inštalovaného na vlastnom serveri. Task Manager vyvíja od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používajú ho okrem iných Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna a Polpharma - pozrite si hodnotenia zákazníkov. Texty overujeme podľa dokumentácie a aktuálnej verzie programu.
