Michał driver ett byggföretag med 9 anställda. På tisdagseftermiddagen skriver han till Kasia i uppgiften ”Offert till kund Nord”: ”Jag behöver ett prisbeslut till onsdag”. Om svaret inte kommer vill han återvända till ärendet på morgonen - utan lappar, alarm i telefonen eller gissningar om vilken offert det gällde. Han ber AI-agenten i Task Manager om en signal till morgonen.
När du väntar på svar behöver du en signal kopplad till ärendet
När du väntar på svar, ställ in en tidpunkt för att återvända till en specifik uppgift, istället för att lita på minnet. AI-agenten kan påminna dig om det, men upptäcker inte själv att Kasia fortfarande är tyst.
På onsdagsmorgonen har Michał också materialoffert, godkännande från en annan kund och ett avtal att skriva under. Ett alarm märkt ”fråga Kasia” säger honom inte mycket om det under tiden dyker upp två andra Kasior och tre nya ärenden. I uppgiftens tråd ser han den konversation som påminnelsen gäller.
”Påminn mig imorgon klockan 8:30 om Kasias beslut” innebär en signal till Michał klockan 8:30, oavsett om Kasia redan har svarat. Om svaret kommer tidigare kan Michał avbryta påminnelsen. Om han vill ha en permanent regel som utlöses av tystnad i uppgifter behöver han en annan mekanism.
AI-agenten tar hand om det som ska hända senare
AI-assistenten svarar på en fråga här och nu, medan AI-agenten sköter åtgärder som planerats för senare: påminnelser och schemalagda utskick. Du kan be den med en vanlig mening, utan att lära dig ett separat kommandospråk.
AI-agenten ställer in personliga påminnelser - det är poster oberoende av uppgifters och chattars fält, även om du kan koppla en påminnelse till uppgiftens förfallodatum. Den förstår uttryck som ”imorgon klockan 9:00”, ”om en vecka” eller ”om 30 minuter” och räknar om dem till ett konkret datum. Själva texten i AI-assistentens svar betyder dock inte att något har sparats. Du måste se bekräftelsefönstret och klicka på ”Ja, utför”.
För att kontrollera om en påminnelse har sparats, skriv ”visa mina påminnelser”. Du får en lista med tider och identifierare, det vill säga de nummer som behövs för att avbryta en specifik post. Gränsen är 50 aktiva påminnelser per person. Fler exempel på sådana förfrågningar hittar du i beskrivningen av AI-påminnelser.
Hur ställer du in en AI-agent-påminnelse i en uppgiftstråd?
För att ställa in en påminnelse vid en uppgift, aktivera knappen ”AI-assistent” i uppgiftens svarsfält och skriv när du vill återvända till ärendet. Frågan och svaret ser bara du, inte övriga deltagare i tråden.
Michał öppnar ”Offert till kund Nord” och klickar på den lila bollen märkt ”AI-assistent”. Redigeraren växlar till privat läge, och fältet ovanför visar att frågan inte kommer att nå deltagarna. Michał skriver: ”Påminn mig imorgon klockan 8:30 om Kasias beslut angående Nord”.
Assistenten visar en bekräftelse med datum och tid. Michał läser den, klickar på ”Ja, utför”, och svaret i tråden får märket ”ENDAST FÖR DIG”. Kasia ser varken frågan eller påminnelsen. Assistenten har samtidigt tillgång till innehållet i tråden och dess bilagor, så Michał behöver inte skriva av hela konversationen till ett separat verktyg.
Han kan också be: ”Förbered ett kort meddelande som jag kan skicka om det fortfarande inte kommer något svar”. Det är ett utkast för nu, inte ett kommando om att AI-agenten ska bevaka Kasia. Michał kontrollerar tråden på morgonen och bestämmer själv om han ska använda texten. Att skicka e-post via AI-assistenten kräver en separat bekräftelse samt en egen inkorg i modulen E-post, tillgänglig i Pro-versionen.
Uppgiftens förfallodatum kan styra påminnelsens tidpunkt
Istället för att ange ett datum kan du be: ”Påminn mig om den här uppgiften en dag före förfallodatumet”. Om du ändrar uppgiftens förfallodatum flyttas påminnelsen med det.
Det här är användbart för Michał när kunden flyttar offertens deadline från fredag till måndag. Han behöver inte återskapa påminnelsen ur minnet. Han kan också be om en signal 2 timmar före förfallodatumet, på morgonen samma dag eller exakt vid förfallodatumet. När uppgiften har ett datum utan klockslag används 9:00 för att beräkna påminnelsen.
Det finns gränser för den här kopplingen. Om uppgiftens förfallodatum tas bort eller passerar, avbryts påminnelsen. Om tidpunkten ”en dag före” redan har passerat efter en flytt, men själva förfallodatumet inte har gått ut än, hörs påminnelsen vid nästa tillfälle. En uppgift utan förfallodatum lämpar sig inte för en sådan koppling - AI-assistenten föreslår då en vanlig påminnelse med ett konkret datum och klockslag. Om andra sätt att arbeta med förfallodatum kan du läsa i texten om att hålla koll på uppgifters förfallodatum i teamet.
Kalendern visar påminnelser och schemalagda utskick separat
I Kalendern visas uppgifter, händelser (inklusive påminnelser som ställts in av AI-assistenten), AI-utskick som planerats av AI-agenten - meddelanden, e-post och aviseringar, markerade i grafitgrå färg - samt teamets frånvaro.
Michael kan alltså se vad som väntar på onsdag morgon. Du klickar på AI-utskicket och ändrar dess tidpunkt, innehåll, färg eller aviseringssätt; du kan också avbryta utskicket. Att avbryta ett steg stoppar inte de övriga stegen i planen. Redigering eller avbrytande av ett utskick som gjorts i Kalendern kan också ångras med pilikonen eller kortkommandot Ctrl+Z - upp till 20 steg bakåt inom den öppna sessionen.
Om du vill avbryta hela AI-agentens plan, gå tillbaka till det privata läget AI-assistent i uppgiftens eller chattens tråd. Meddelandet måste börja med ordet ”avbryt”, till exempel ”avbryt plan 13” eller ”avbryt allt”. I det fristående AI-assistent-fönstret kan planer inte avbrytas. En enskild personlig påminnelse avbryter du med kommandot ”avbryt påminnelse …” med ID-numret från listan som returneras av ”visa mina påminnelser”.
Skärmbilden från Demo-instansen visar kortet för en sparad plan med nummer, steg och tider samt kommandot för att avbryta. Varje steg har en fastställd tidpunkt - AI-agenten kontrollerar inte om någon har svarat.
E-post vid stängd applikation kräver en inställd server
En påminnelse visar en avisering i den öppna applikationen, medan en e-postavisering vid stängd applikation kräver ett schemalagt CRON-jobb på servern. CRON innebär att programmet körs regelbundet på servern, vilket gör att utskicket kan fungera även när ingen använder applikationen.
Händelser som skapas av AI-assistenten skickar som standard inget e-postmeddelande. Om Michael vill få det måste han säga: ”och skicka det även via e-post”. När han arbetar i en annan webbläsarflik når påminnelsen honom via en systemavisering. Vid stängd applikation beror leveransen av e-post i bakgrunden på CRON; om det schemalagda jobbet aldrig har startats visar Task Manager en varning när påminnelsen ställs in. Utan CRON skickas e-posten bara om någon just då använder applikationen.
Om du istället för en enskild fråga vill se dina egna eftersläpande uppgifter varje dag kan du i Inställningar → Profil aktivera Daglig uppgiftssammanfattning. Vid vald tid, som standard 08:00, visas antal och titlar på dina tilldelade, oavslutade, ej arkiverade uppgifter för idag samt försenade uppgifter. Det är en separat avisering, en gång om dagen, inte en bevakning av Kasias svar.
AI-agenten påminner om en fråga, Automatiseringar reagerar på tystnad
AI-agenten hanterar en privat påminnelse för en specifik fråga, medan Automatiseringar skapar en permanent regel för matchande uppgifter. Om du behöver en reaktion på bristande aktivitet i en uppgift hittar du utlösaren ”tystnad i uppgift” i Automatiseringar - endast i Pro-varianten.
| Fråga | AI-agent | Automatiseringar i Pro-varianten |
|---|---|---|
| Hur ställer du in det? | Du ber i en mening om en påminnelse vid en vald tidpunkt. | Du bygger en automatiseringsregel ”NÄR - OM - UTFÖR”. |
| Vad startar åtgärden? | En angiven tidpunkt eller en tidpunkt beräknad utifrån uppgiftens förfallodatum. | Till exempel tystnad i en uppgift eller ett förfallodatum som infaller inom ett visst antal timmar. |
| Vad är omfattningen? | En personlig påminnelse för en enskild fråga. | En permanent regel för uppgifter som uppfyller villkoren. |
På tisdagen vill Michael bara komma ihåg att följa upp Nords offert på morgonen. Han väljer en påminnelse. Om dussintals offerter varje vecka låg obesvarade skulle han i Pro-varianten kunna skapa en regel som använder tystnadsutlösaren. Innan den aktiveras visar alternativet ”Testa före aktivering” vad som skulle hända, utan att faktiskt utföra något. Mer om denna mekanism hittar du i beskrivningen av Automatiseringar.
Kontrollera den sparade åtgärden istället för att lita på AI:ns svar
För att kontrollera att påminnelsen har sparats, skriv ”visa mina påminnelser” och kontrollera tidpunkten i listan. När AI skriver att den har utfört en åtgärd som den faktiskt inte har utfört visar Task Manager en gul ruta ”Rättelse” under svaret. Rutan förklarar vad som hänt och hur du begär det faktiska resultatet.
Michael behöver alltså inte förlita sig på meningen ”jag har ställt in en påminnelse”. Efter bekräftelsen kontrollerar han tidpunkten i listan. Om AI-assistenten inte svarar alls ser han i tråden orsaken, till exempel överskriden tidsgräns, ogiltig API-nyckel, begränsat antal förfrågningar eller en otillgänglig modell.
En text som tagits fram av AI-assistenten är inte ett skickat meddelande, precis som ett svar om en påminnelse inte ersätter klicket på ”Ja, utför”. Först kontrollerar du resultatet, sedan fattar du nästa beslut.
Task Manager håller uppgiften och konversationen på samma plats
Med Task Manager kan du be om en påminnelse i samma tråd där du läser uppgiften och teamets svar. Programmet installeras på kundens server, och applikationens data finns på den servern; frågan till AI tillsammans med nödvändig kontext skickas dock till den valda modellens leverantör.
Du kan använda din egen nyckel från OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude eller xAI Grok och betala leverantören direkt, utan Task Managers marginal. Hur den faktureringen fungerar förklaras i texten om egen AI-nyckel i företaget. Programmet fungerar även utan AI - AI-agentens påminnelser är ett tillägg till arbetet med uppgifter och konversationer.
Licensen är permanent: du betalar en engångsavgift för antalet platser, utan abonnemang per användare. I Standard-varianten omfattar planen Starter upp till 8 personer och kostar 690 zł, medan Classic omfattar upp till 20 personer och kostar 1 490 zł. Priset inkluderar 12 månaders uppdateringar, senare förnyelse är valfri. Vanligt delat webbhotell med PHP och MySQL räcker för installationen, även om e-postaviseringar i bakgrunden kräver den tidigare beskrivna CRON-konfigurationen.
Öppna imorgon en uppgift där du väntar på svar. Ställ in en påminnelse till en specifik tid eller en dag före uppgiftens förfallodatum, bekräfta den och kontrollera med kommandot ”visa mina påminnelser”. Om du vill se hur en privat fråga i en tråd fungerar, öppna Demo.
Vanliga frågor
Vad är skillnaden mellan AI-agenten och AI-assistenten?
AI-assistenten svarar på en fråga nu, medan AI-agenten sköter påminnelser och schemalagda utskick för senare. Assistenten kan förbereda ett utkast till ett meddelande, men det innebär inte att det skickas.
Påminner AI-agenten mig själv om ingen svarar?
Nej, AI-agenten upptäcker inte själv att svar saknas: du ställer in en tid för signalen eller kopplar den till uppgiftens förfallodatum. En regel som reagerar på tystnad i en uppgift kan du skapa i Automatiseringar i Pro-versionen.
Flyttas påminnelsen tillsammans med uppgiftens förfallodatum?
Ja, en påminnelse kopplad till uppgiftens förfallodatum flyttas när du ändrar det datumet. Om du tar bort förfallodatumet eller det passerar, avbryts påminnelsen.
Ser Kasia den påminnelse som ställts in i hennes uppgift?
Nej, en fråga som ställts i AI-assistentens privata läge, svaret och påminnelsen syns bara för den som ställde frågan. Ett vanligt meddelande skickat till tråden är en annan sak.
Hur avbryter jag AI-agentens plan när svaret redan har kommit?
I AI-assistentens privata läge i uppgiftens eller chattens tråd skriver du ett meddelande som börjar med ”avbryt”, till exempel ”avbryt plan 13”. Ett enskilt schemalagt AI-utskick kan du också avbryta i Kalendern, utan att stoppa övriga steg i planen.
Källor
Task Manager-teamet - vi skriver om teamarbete, AI i företag och struktur i uppgifter med exempel från Task Manager, ett program som installeras på din egen server. Task Manager har utvecklats sedan 2013 av Blue Creation Group (Piotr Łącz) och används bland annat av Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna och Polpharma - se vad kunderna tycker. Vi kontrollerar texterna mot dokumentationen och den aktuella versionen av programmet.
