Michał dirige una empresa de acabados de 9 personas. El martes por la tarde escribe a Kasia en la tarea «Oferta para el cliente Nord»: «Necesito la decisión sobre el precio para el miércoles». Si no llega respuesta, quiere retomar el asunto por la mañana, sin notas adhesivas, sin alarma en el móvil y sin tener que adivinar a qué oferta se refería. Pedirá al Agente de IA de Task Manager un aviso para la mañana.
Cuando esperas una respuesta, necesitas un aviso junto al asunto
Cuando esperas una respuesta, define el momento de volver a una tarea concreta, en lugar de confiar en tu memoria. El Agente de IA puede recordártelo, pero no detectará por sí solo que Kasia sigue sin contestar.
El miércoles por la mañana Michał también tiene la valoración de materiales, el visto bueno de otro cliente y un contrato por firmar. Una alarma con el texto «preguntar a Kasia» le dirá poco si mientras tanto aparecen otras dos Kasias y tres asuntos nuevos. En el hilo de la tarea ve la conversación a la que se refiere el recordatorio.
«Recuérdame mañana a las 8:30 la decisión de Kasia» significa un aviso para Michał a las 8:30, independientemente de si Kasia ya ha respondido. Si la respuesta llega antes, Michał puede cancelar el recordatorio. Si quiere una regla permanente activada por el silencio en las tareas, necesita otro mecanismo.
El Agente de IA se ocupa de lo que ha de ocurrir más tarde
El Asistente de IA responde a una pregunta aquí y ahora, mientras que el Agente de IA gestiona acciones programadas para más tarde: recordatorios y envíos programados. Puedes pedírselo con una frase normal, sin aprender un lenguaje de comandos aparte.
El Agente de IA establece recordatorios personales: son entradas independientes de los campos de las tareas y los chats, aunque puedes vincular un recordatorio a la fecha límite de una tarea. Entiende expresiones como «mañana a las 9:00», «dentro de una semana» o «en 30 minutos» y las convierte en una fecha concreta. Sin embargo, el propio texto de la respuesta del Asistente de IA no significa que se haya guardado nada. Debes ver la ventana de confirmación y pulsar «Sí, hazlo».
Para comprobar si el recordatorio se ha guardado, escribe «muéstrame mis recordatorios». Obtendrás una lista con las fechas e identificadores, es decir, los números necesarios para cancelar un elemento concreto. El límite es de 50 recordatorios activos por persona. Encontrarás más ejemplos de este tipo de peticiones en la descripción de los recordatorios de IA.
¿Cómo configurar un recordatorio del Agente de IA en el hilo de una tarea?
Para configurar un recordatorio en una tarea, activa el botón «Asistente de IA» en su campo de respuesta y escribe cuándo quieres retomar el asunto. La pregunta y la respuesta solo las verás tú, no el resto de participantes del hilo.
Michał abre «Oferta para el cliente Nord» y hace clic en la esfera morada con el rótulo «Asistente de IA». El editor cambia al modo privado y la barra superior indica que la pregunta no llegará a los participantes. Michał escribe: «Recuérdame mañana a las 8:30 la decisión de Kasia sobre Nord».
El asistente muestra una confirmación con la fecha y la hora. Michał la lee, hace clic en «Sí, hazlo», y la respuesta en el hilo recibe la etiqueta «SOLO PARA TI». Kasia no ve ni la petición ni el recordatorio. El asistente tiene acceso al contenido de ese hilo y sus adjuntos, así que Michał no tiene que copiar toda la conversación a otra herramienta.
También puede pedir: «Prepárame un mensaje breve que enviaré si sigue sin haber respuesta». Es un borrador para ahora, no una orden para que el Agente de IA vigile a Kasia. Michał revisará el hilo por la mañana y decidirá él mismo si usa el texto. Enviar un correo mediante el Asistente de IA requiere una confirmación aparte y un buzón propio en el módulo Correo, disponible en la versión Pro.
La fecha límite de la tarea puede controlar la fecha del recordatorio
En lugar de indicar una fecha, puedes pedir: «Recuérdame esta tarea un día antes de la fecha límite». Si cambias la fecha límite de la tarea, el recordatorio se moverá junto con ella.
Esto le resulta útil a Michał cuando el cliente traslada la fecha de la oferta del viernes al lunes. No tiene que reconstruir el recordatorio de memoria. También puede pedir un aviso 2 horas antes de la fecha límite, por la mañana el día de la fecha límite o justo en el momento de la fecha límite. Cuando una tarea tiene una fecha sin hora, la aplicación asume las 9:00 para calcular el recordatorio.
Esta relación tiene límites. Si se elimina la fecha límite de la tarea o esta vence, el recordatorio se cancelará. Cuando, tras un cambio de fecha, el momento «un día antes» ya ha pasado pero la propia fecha límite aún no ha vencido, el recordatorio se activará en la siguiente ocasión disponible. Una tarea sin fecha límite no se presta a este tipo de vínculo: el Asistente de IA propondrá un recordatorio normal con una fecha y hora concretas. Sobre otras formas de trabajar con fechas límite, puedes leer el texto sobre cómo controlar las fechas límite de las tareas en equipo.
El Calendario muestra los recordatorios y los envíos programados por separado
En el Calendario se ven las tareas, los eventos (incluidos los recordatorios configurados por el Asistente de IA), los envíos de IA programados por el Agente de IA - mensajes, correos y notificaciones, marcados en color grafito - y las ausencias del equipo.
Michał puede así comprobar qué hay previsto para el miércoles por la mañana. Haces clic en el envío de IA y cambias su fecha, el contenido, el color o la forma de notificación; también puedes cancelar ese envío. Cancelar un paso no detiene los demás pasos del plan. La edición o cancelación de un envío hecha en el Calendario también se puede deshacer con el icono de flecha o el atajo Ctrl+Z - hasta 20 cambios atrás dentro de la aplicación abierta.
Si quieres cancelar todo el plan del Agente de IA, vuelve al modo privado del Asistente de IA en el hilo de la tarea o del chat. El mensaje debe empezar con la palabra «cancela», por ejemplo «cancela el plan 13» o «cancela todo». En la ventana aparte del Asistente de IA los planes no se cancelan. Un recordatorio personal concreto lo cancelas con la orden «cancela el recordatorio …» con el ID de la lista devuelta por «muéstrame mis recordatorios».
La captura de la instancia Demo muestra la tarjeta de un plan guardado con número, pasos y horas, además de la orden de cancelación. Cada paso tiene una hora fijada - el Agente de IA no comprueba si alguien ha respondido.
El correo con la aplicación cerrada requiere configurar un servidor
El recordatorio mostrará una notificación en la aplicación abierta, mientras que la notificación por correo con la aplicación cerrada requiere una tarea cíclica CRON en el servidor. CRON es una ejecución periódica del programa configurada en el servidor, gracias a la cual el envío puede funcionar también cuando nadie está usando la aplicación.
Los eventos creados por el Asistente de IA no envían correo por defecto. Si Michał quiere recibirlo, tiene que decir: «y envíalo también por correo». Cuando trabaja en otra pestaña del navegador, el recordatorio llega mediante una notificación del sistema. Con la aplicación cerrada, la entrega del correo en segundo plano depende de CRON; si la tarea cíclica nunca se ha iniciado, Task Manager mostrará una advertencia al configurar el recordatorio. Sin CRON, el correo solo saldrá si alguien está usando la aplicación en ese momento.
Si en lugar de un asunto concreto quieres ver cada día tus pendientes, en Ajustes → Perfil puedes activar el Resumen diario de tareas. A la hora elegida, por defecto a las 8:00, indica el número y los títulos de las tareas asignadas a ti sin terminar, no archivadas, para hoy y las vencidas. Es una notificación aparte, una vez al día, no una observación de la respuesta de Kasia.
El Agente de IA recuerda el asunto, las Automatizaciones reaccionan al silencio
El Agente de IA gestiona un recordatorio privado sobre un asunto concreto, mientras que las Automatizaciones crean una regla permanente para las tareas que coinciden. Si necesitas una reacción a la falta de actividad en una tarea, encontrarás el disparador «silencio en la tarea» en Automatizaciones - exclusivamente en la variante Pro.
| Pregunta | Agente de IA | Automatizaciones en la variante Pro |
|---|---|---|
| ¿Cómo lo configuras? | Pides mediante una frase un recordatorio en el momento elegido. | Creas una regla «CUANDO - SI - HAZ». |
| ¿Qué dispara la acción? | El momento indicado o uno calculado a partir de la fecha límite de la tarea. | Por ejemplo, el silencio en la tarea o una fecha límite que vence en un número determinado de horas. |
| ¿Cuál es el alcance? | Recordatorio personal para un único asunto. | Regla permanente para las tareas que cumplen las condiciones. |
El martes Michał solo quiere retomar por la mañana la oferta de Nord. Elige un recordatorio. Si cada semana decenas de ofertas se quedaran sin respuesta, podría preparar en la variante Pro una regla que use el disparador de silencio. Antes de activarla, la opción «Probar antes de activar» mostrará qué pasaría, sin ejecutar nada. Más sobre este mecanismo en la descripción de las Automatizaciones.
La acción guardada la compruebas, en lugar de fiarte de la respuesta de la IA
Para comprobar si el recordatorio se ha guardado, escribe «muéstrame mis recordatorios» y revisa la fecha en la lista. Cuando la IA escribe que ha realizado una acción que en realidad no ha realizado, Task Manager muestra debajo de la respuesta un bloque amarillo «Corrección». El bloque explica qué ha pasado y cómo pedir el efecto real.
Michał no tiene por qué fiarse de la frase «he puesto el recordatorio». Tras la confirmación, comprueba la fecha en la lista. Si el Asistente de IA no responde en absoluto, verá en el hilo el motivo, como un tiempo de espera agotado, una clave API incorrecta, un límite de peticiones o un modelo no disponible.
El texto preparado por el Asistente de IA no es un mensaje enviado, igual que la respuesta sobre un recordatorio no sustituye al clic en «Sí, hazlo». Primero compruebas el efecto, luego tomas la siguiente decisión.
Task Manager mantiene la tarea y la conversación en un mismo lugar
Task Manager te permite pedir un recordatorio en el mismo hilo en el que lees la tarea y las respuestas del equipo. El programa se instala en el servidor del cliente y los datos de la aplicación se encuentran en ese servidor; sin embargo, la pregunta a la IA junto con el contexto necesario llega al proveedor del modelo elegido.
Puedes usar tu propia clave de OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok y pagar directamente al proveedor, sin el margen de Task Manager. Cómo funciona esta facturación lo explica el texto sobre tu propia clave de IA en la empresa. El propio programa funciona también sin IA - los recordatorios del Agente de IA son un complemento al trabajo con tareas y conversaciones.
La licencia es perpetua: pagas una sola vez según el número de puestos, sin suscripción por usuario. En la variante Standard, el plan Starter cubre hasta 8 personas y cuesta 690 zł, y el Classic cubre hasta 20 personas y cuesta 1 490 zł. El precio incluye 12 meses de actualizaciones; la renovación posterior es opcional. Para instalarlo basta un hosting compartido normal con PHP y MySQL, aunque el funcionamiento de las notificaciones por correo en segundo plano requiere la configuración de CRON descrita antes.
Mañana abre una tarea en la que estés esperando una respuesta. Pon un recordatorio a una hora concreta o un día antes de la fecha límite de la tarea, confírmalo y compruébalo con la orden «muéstrame mis recordatorios». Si quieres ver cómo es una pregunta privada en el hilo, abre la Demo.
Preguntas frecuentes
¿En qué se diferencia el Agente de IA del Asistente de IA?
El Asistente de IA responde a una pregunta ahora, mientras que el Agente de IA gestiona recordatorios y envíos programados para más tarde. El asistente puede preparar un borrador de mensaje, pero eso no equivale a enviarlo.
¿El Agente de IA me avisará por sí solo si alguien no responde?
No, el Agente de IA no detecta por sí solo la falta de respuesta: tú configuras la hora del aviso o lo vinculas a la fecha límite de la tarea. Puedes crear una regla que reaccione al silencio en una tarea en Automatizaciones, disponible en la versión Pro.
¿El recordatorio se moverá junto con la fecha límite de la tarea?
Sí, el recordatorio vinculado a la fecha límite de la tarea se moverá cuando cambies esa fecha. Si eliminas la fecha límite o esta vence, el recordatorio se cancelará.
¿Verá Kasia el recordatorio establecido en su tarea?
No, una pregunta hecha en el modo privado del Asistente de IA, su respuesta y el recordatorio solo los ve quien la formuló. Un mensaje normal enviado al hilo es una acción distinta.
¿Cómo cancelar el plan del Agente de IA cuando la respuesta ya ha llegado?
En el modo privado del Asistente de IA, en el hilo de la tarea o del chat, escribe un mensaje que empiece por «cancelar», por ejemplo «cancelar plan 13». También puedes cancelar un envío programado por la IA en el Calendario, sin detener el resto de pasos del plan.
Fuentes
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
