Michał gestisce un'azienda di finiture da 9 persone. Martedì pomeriggio scrive a Kasia nell'attività "Offerta per il cliente Nord": "Mi serve la decisione sul prezzo entro mercoledì". Se la risposta non arriva, vuole tornare sulla pratica al mattino - senza bigliettino, sveglia sul telefono e indovinare a quale offerta si riferisse. Per il segnale del mattino chiederà all'Agente AI in Task Manager.
Quando aspetti una risposta, hai bisogno di un segnale sulla pratica
Quando aspetti una risposta, imposta il momento in cui tornare su un'attività specifica, invece di contare sulla memoria. L'Agente AI può ricordartelo, ma non rileverà da solo che Kasia continua a tacere.
Mercoledì mattina Michał ha anche il preventivo dei materiali, l'approvazione di un altro cliente e un contratto da firmare. Una sveglia con la descrizione "chiedere a Kasia" gli dirà poco se nel frattempo compaiono altre due Kasie e tre nuove pratiche. Nella discussione dell'attività vede la conversazione a cui si riferisce il promemoria.
"Ricordami domani alle 8:30 la decisione di Kasia" significa un segnale per Michał alle 8:30, indipendentemente dal fatto che Kasia abbia già risposto. Se la risposta arriva prima, Michał può annullare il promemoria. Se vuole una regola fissa attivata dal silenzio nelle attività, ha bisogno di un meccanismo diverso.
L'Agente AI si occupa di ciò che deve accadere più tardi
L'Assistente AI risponde alla domanda qui e ora, mentre l'Agente AI gestisce le azioni programmate per dopo: promemoria e invii programmati. Puoi chiederglielo con una frase normale, senza imparare un linguaggio di comandi separato.
L'Agente AI imposta promemoria personali - sono voci indipendenti dai campi delle attività e delle chat, anche se puoi collegare un promemoria alla scadenza di un'attività. Capisce espressioni come "domani alle 9:00", "tra una settimana" o "tra 30 minuti" e le converte in una data concreta. Il solo testo della risposta dell'Assistente AI non significa però che qualcosa sia stato salvato. Devi vedere la finestra di conferma e cliccare "Sì, esegui".
Per verificare se il promemoria è stato salvato, scrivi "mostra i miei promemoria". Riceverai un elenco con scadenze e identificativi, ossia i numeri necessari per annullare una voce specifica. Il limite è di 50 promemoria attivi per persona. Altri esempi di queste richieste li trovi nella descrizione dei promemoria AI.
Come impostare un promemoria Agente AI nella discussione dell'attività?
Per impostare un promemoria su un'attività, attiva nel suo campo di risposta il pulsante "Assistente AI" e scrivi quando vuoi tornare sulla pratica. La domanda e la risposta le vedrai solo tu, non gli altri partecipanti alla discussione.
Michał apre "Offerta per il cliente Nord" e clicca sulla sfera viola con la scritta "Assistente AI". L'editor passa in modalità privata, e la barra sopra di esso informa che la domanda non arriverà ai partecipanti. Michał scrive: "Ricordami domani alle 8:30 la decisione di Kasia riguardo a Nord".
L'assistente mostra una conferma con data e ora. Michał la legge, clicca "Sì, esegui", e la risposta nella discussione riceve il badge "SOLO PER TE". Kasia non vede né la richiesta né il promemoria. L'assistente ha inoltre accesso al contenuto di questa discussione e ai suoi allegati, quindi Michał non deve ricopiare l'intera conversazione in uno strumento separato.
Può anche chiedere: "Prepara un breve messaggio che invierò se ancora non ci sarà risposta". È una bozza per il momento, non un ordine affinché l'Agente AI osservi Kasia. Michał controllerà la discussione al mattino e deciderà da solo se usare il testo. L'invio di un'email tramite l'Assistente AI richiede una conferma separata e una propria casella nel modulo Posta, disponibile nella variante Pro.
La scadenza dell'attività può controllare la scadenza del promemoria
Invece di indicare una data, puoi chiedere: "Ricordami questa attività il giorno prima della scadenza". Se cambi la scadenza dell'attività, il promemoria si sposterà insieme ad essa.
Questo torna utile a Michał quando il cliente sposta la scadenza dell'offerta da venerdì a lunedì. Non deve ricostruire il promemoria a memoria. Può anche chiedere un segnale 2 ore prima della scadenza, al mattino del giorno della scadenza oppure esattamente alla scadenza. Quando un'attività ha una data senza ora, per calcolare il promemoria l'applicazione assume le 9:00.
Ci sono dei limiti a questo collegamento. Se la scadenza dell'attività viene eliminata o scade, il promemoria verrà annullato. Quando, dopo uno spostamento, il momento "il giorno prima" è già passato, ma la scadenza stessa non è ancora scaduta, il promemoria si farà sentire alla prima occasione utile. Un'attività senza scadenza non si presta a un collegamento di questo tipo - l'Assistente AI proporrà un normale promemoria con data e ora specifiche. Su altri modi di lavorare con le scadenze puoi leggere nel testo su come tenere sotto controllo le scadenze delle attività in team.
Il Calendario mostra separatamente promemoria e invii programmati
Nel Calendario sono visibili le attività, gli eventi (compresi i promemoria impostati dall'Assistente AI), gli invii AI pianificati dall'Agente AI - messaggi, e-mail e notifiche, contrassegnati in grigio antracite - e le assenze del team.
Michał può quindi controllare cosa è previsto per mercoledì mattina. Clicchi sull'invio AI e ne modifichi la scadenza, il contenuto, il colore o il tipo di notifica; puoi anche annullare quell'invio. Annullare un passaggio non blocca gli altri passaggi del piano. La modifica o l'annullamento dell'invio fatti nel Calendario possono essere annullati anche con l'icona della freccia o con la scorciatoia Ctrl+Z - fino a 20 modifiche indietro nell'ambito dell'app aperta.
Se vuoi annullare l'intero piano dell'Agente AI, torna alla modalità privata Assistente AI nella discussione dell'attività o della chat. Il messaggio deve iniziare con la parola "annulla", ad esempio "annulla piano 13" oppure "annulla tutto". Nella finestra separata dell'Assistente AI i piani non si annullano. Un singolo promemoria personale si annulla con il comando "annulla promemoria ..." seguito dall'ID numerico tratto dall'elenco restituito da "mostra i miei promemoria".
Lo screenshot dall'istanza Demo mostra la scheda di un piano salvato con numero, passaggi e orari, oltre al comando di annullamento. Ogni passaggio ha una scadenza stabilita - l'Agente AI non verifica se qualcuno ha risposto.
La posta con l'app chiusa richiede la configurazione del server
Il promemoria mostrerà una notifica nell'app aperta, mentre la notifica e-mail con l'app chiusa richiede un'attività pianificata CRON sul server. Il CRON è l'esecuzione periodica di un programma impostata sul server, grazie alla quale l'invio può funzionare anche quando nessuno sta usando l'app.
Gli eventi creati dall'Assistente AI per impostazione predefinita non inviano e-mail. Se Michał vuole riceverla, deve dire: "e invialo anche via e-mail". Quando lavora in un'altra scheda del browser, il promemoria arriva tramite notifica di sistema. Con l'app chiusa, la consegna dell'e-mail in background dipende dal CRON; se l'attività pianificata non è mai partita, Task Manager mostrerà un avviso al momento dell'impostazione del promemoria. Senza CRON, l'e-mail verrà inviata solo se qualcuno sta effettivamente usando l'app in quel momento.
Se invece di una singola questione vuoi vedere ogni giorno i tuoi arretrati, in Impostazioni → Profilo puoi attivare il Riepilogo giornaliero delle attività. All'ora scelta, per impostazione predefinita alle 8:00, indica il numero e i titoli delle attività a te assegnate, non completate, non archiviate, in scadenza oggi e scadute. È una notifica separata, una volta al giorno, non un monitoraggio della risposta di Kasia.
L'Agente AI ricorda la questione, le Automazioni reagiscono al silenzio
L'Agente AI gestisce un promemoria privato relativo a una questione specifica, mentre le Automazioni creano una regola permanente per le attività corrispondenti. Se hai bisogno di una reazione alla mancanza di attività su un'attività, trovi il trigger "silenzio nell'attività" nelle Automazioni - disponibile esclusivamente nella variante Pro.
| Domanda | Agente AI | Automazioni nella variante Pro |
|---|---|---|
| Come lo imposti? | Chiedi con una frase un promemoria nel momento scelto. | Componi una regola "QUANDO - SE - ESEGUI". |
| Cosa attiva l'azione? | Un orario indicato oppure un momento calcolato dalla scadenza dell'attività. | Ad esempio il silenzio in un'attività o una scadenza che si avvicina entro un certo numero di ore. |
| Qual è l'ambito? | Promemoria personale per una singola questione. | Regola permanente per le attività che soddisfano le condizioni. |
Martedì Michał vuole solo tornare al mattino sull'offerta per Nord. Sceglie il promemoria. Se ogni settimana decine di offerte restassero senza risposta, potrebbe, nella variante Pro, preparare una regola che usa il trigger del silenzio. Prima di attivarla, l'opzione "Testa prima di attivare" mostra cosa succederebbe, senza eseguire nulla. Maggiori informazioni su questo meccanismo nella descrizione delle Automazioni.
Verifichi l'azione salvata, invece di fidarti della risposta dell'AI
Per verificare se il promemoria è stato salvato, scrivi "mostra i miei promemoria" e controlla la scadenza nell'elenco. Quando l'AI scrive di aver eseguito un'azione che in realtà non ha eseguito, Task Manager mostra sotto la risposta un blocco giallo "Rettifica". Il blocco spiega cosa è successo e come chiedere l'effetto reale.
Michał non deve quindi basarsi sulla frase "ho impostato il promemoria". Dopo la conferma, controlla la scadenza nell'elenco. Se l'Assistente AI non risponde affatto, nella discussione vedrà il motivo, come un timeout, una chiave API non valida, un limite di richieste raggiunto o un modello non disponibile.
Il testo preparato dall'Assistente AI non è un messaggio inviato, così come la risposta sul promemoria non sostituisce il clic su "Sì, esegui". Prima verifichi l'effetto, poi prendi la decisione successiva.
Task Manager tiene l'attività e la conversazione in un unico posto
Task Manager ti permette di chiedere un promemoria nella stessa discussione in cui leggi l'attività e le risposte del team. Il programma si installa sul server del cliente e i dati dell'app si trovano su quel server; la domanda all'AI, insieme al contesto necessario, viene però inviata al fornitore del modello scelto.
Puoi usare la tua chiave OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oppure xAI Grok e pagare il fornitore direttamente, senza margine di Task Manager. Come funziona questa fatturazione lo spiega il testo su la tua chiave AI in azienda. Il programma stesso funziona anche senza AI - i promemoria dell'Agente AI sono un'aggiunta al lavoro con le attività e le conversazioni.
La licenza è perpetua: paghi una volta sola in base al numero di postazioni, senza abbonamento per utente. Nella variante Standard, il piano Starter copre fino a 8 persone e costa 690 PLN, mentre Classic copre fino a 20 persone e costa 1.490 PLN. Il prezzo include 12 mesi di aggiornamenti, il rinnovo successivo è opzionale. Per l'installazione basta un normale hosting condiviso con PHP e MySQL, anche se il funzionamento delle notifiche e-mail in background richiede la configurazione del CRON descritta in precedenza.
Domani apri un'attività in cui stai aspettando una risposta. Imposta un promemoria per un orario preciso o per il giorno prima della scadenza dell'attività, confermalo e verificalo con il comando "mostra i miei promemoria". Se vuoi vedere come appare una domanda privata nella discussione, apri la Demo.
Domande frequenti
In cosa differisce l'Agente AI dall'Assistente AI?
L'Assistente AI risponde a una domanda adesso, mentre l'Agente AI gestisce i promemoria e gli invii programmati per dopo. L'assistente può preparare una bozza di messaggio, ma questo non equivale a inviarlo.
L'Agente AI mi avviserà da solo se qualcuno non risponde?
No, l'Agente AI non rileva da solo la mancanza di risposta: imposti tu l'orario del segnale oppure lo colleghi alla scadenza dell'attività. Una regola che reagisce al silenzio nell'attività puoi crearla nelle Automazioni della variante Pro.
Il promemoria si sposterà insieme alla scadenza dell'attività?
Sì, il promemoria collegato alla scadenza dell'attività si sposterà quando cambi quella scadenza. Se elimini la scadenza o questa scade, il promemoria verrà annullato.
Kasia vedrà il promemoria impostato nella sua attività?
No, la domanda posta in modalità privata dell'Assistente AI, la risposta e il promemoria li vede solo il loro autore. Un messaggio normale inviato alla discussione è un'azione diversa.
Come annullare il piano dell'Agente AI quando la risposta è già arrivata?
Nella modalità privata dell'Assistente AI, nella discussione dell'attività o della chat, scrivi un messaggio che inizia con "annulla", ad esempio "annulla piano 13". Un singolo invio AI programmato puoi annullarlo anche nel Calendario, senza fermare gli altri passaggi del piano.
Fonti
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
