Michał egy 9 fős kivitelező céget vezet. Kedden délután ír Kasiának az „Ajánlat a Nord ügyfélnek” feladatban: „Szerdáig szükségem van az árról szóló döntésre”. Ha nem érkezik válasz, reggel szeretne visszatérni az ügyhöz - cetli, telefonos riasztás és találgatás nélkül, hogy melyik ajánlatról is volt szó. A reggeli jelzést az AI-ügynöktől kéri a Task Managerben.
Amikor válaszra vársz, jelzésre van szükséged az ügynél
Amikor válaszra vársz, állíts be egy pontot, amikor visszatérsz egy adott feladathoz, ahelyett hogy a memóriádra hagyatkoznál. Az AI-ügynök emlékeztethet rá, de önmagától nem veszi észre, hogy Kasia még mindig hallgat.
Szerda reggel Michałnak van még egy anyagárazása, egy másik ügyfél jóváhagyása és egy aláírandó szerződése. A „kérdezd meg Kasiát” feliratú riasztás keveset mond neki, ha közben felbukkan két másik Kasia és három új ügy. A feladat beszélgetésszálában látja azt a beszélgetést, amelyre az emlékeztető vonatkozik.
„Emlékeztess holnap 8:30-kor Kasia döntésére” azt jelenti, hogy Michał 8:30-kor kap jelzést, függetlenül attól, hogy Kasia már válaszolt-e. Ha a válasz hamarabb megérkezik, Michał lemondhatja az emlékeztetőt. Ha állandó, a feladatokban lévő csend által indított szabályt szeretne, más mechanizmusra van szüksége.
Az AI-ügynök azzal foglalkozik, aminek később kell megtörténnie
Az AI-asszisztens itt és most válaszol a kérdésre, az AI-ügynök pedig a későbbre tervezett műveleteket kezeli: emlékeztetőket és tervezett küldéseket. Egyszerű mondattal is kérheted, nincs szükség külön parancsnyelv megtanulására.
Az AI-ügynök személyes emlékeztetőket állít be - ezek a feladatok és csevegések mezőitől független bejegyzések, bár az emlékeztetőt hozzárendelheted a feladat határidejéhez. Olyan kifejezéseket is megért, mint „holnap 9:00-kor”, „egy hét múlva” vagy „30 perc múlva”, és ezeket konkrét dátumra számítja át. Maga az AI-asszisztens válaszszövege azonban nem jelenti azt, hogy bármi rögzítésre került. Látnod kell a megerősítő ablakot, és rá kell kattintanod az „Igen, végrehajtás” gombra.
Annak ellenőrzésére, hogy az emlékeztető elmentődött-e, írd be: „mutasd meg az emlékeztetőimet”. Egy listát kapsz határidőkkel és azonosítókkal, vagyis a konkrét tétel lemondásához szükséges számokkal. A korlát 50 aktív emlékeztető személyenként. További példákat az ilyen kérésekre az AI-emlékeztetők leírásában találsz.
Hogyan állíts be AI-ügynök emlékeztetőt a feladat beszélgetésszálában?
A feladatnál beállítandó emlékeztetőhöz kapcsold be a válaszmezőben az „AI-asszisztens” gombot, és írd meg, mikor szeretnél visszatérni az ügyhöz. A kérdést és a választ csak te látod, a beszélgetésszál többi résztvevője nem.
Michał megnyitja az „Ajánlat a Nord ügyfélnek” feladatot, és rákattint a lila gombra, amelyen az „AI-asszisztens” felirat áll. A szerkesztő privát módba vált, a fölötte lévő sáv pedig jelzi, hogy a kérdés nem jut el a résztvevőkhöz. Michał ezt írja: „Emlékeztess holnap 8:30-kor Kasia döntésére a Nord ügyben”.
Az asszisztens megerősítést mutat dátummal és időponttal. Michał elolvassa, rákattint az „Igen, végrehajtás” gombra, és a válasz a beszélgetésszálban megkapja a „CSAK NEKED” jelvényt. Kasia sem a kérést, sem az emlékeztetőt nem látja. Az asszisztens emellett hozzáfér ennek a beszélgetésszálnak a tartalmához és a mellékleteihez, így Michałnak nem kell az egész beszélgetést átmásolnia egy külön eszközbe.
Azt is kérheti: „Készíts egy rövid üzenetet, amelyet elküldök, ha még mindig nem érkezik válasz”. Ez egy vázlat a mostani helyzetre, nem egy utasítás, hogy az AI-ügynök figyelje Kasiát. Michał reggel megnézi a beszélgetésszálat, és maga dönti el, hogy felhasználja-e a szöveget. Az e-mail küldése az AI-asszisztensen keresztül külön megerősítést igényel, valamint saját postafiókot a Levelezés modulban, amely a Pro csomagban érhető el.
A feladat határideje vezérelheti az emlékeztető időpontját
Dátum megadása helyett kérheted: „Emlékeztess erre a feladatra a határidő előtti napon”. Ha megváltoztatod a feladat határidejét, az emlékeztető elcsúszik vele együtt.
Ez akkor hasznos Michałnak, amikor az ügyfél péntekről hétfőre tolja az ajánlat határidejét. Nem kell fejből újra beállítania az emlékeztetőt. Kérhet jelzést 2 órával a határidő előtt, a határidő napjának reggelén, vagy pontosan a határidőkor is. Ha a feladatnak csak dátuma van, óra nélkül, az emlékeztető kiszámításához az alkalmazás 9:00-t vesz alapul.
Ennek a kapcsolatnak vannak határai. Ha a feladat határidejét törlöd, vagy az lejár, az emlékeztető törlésre kerül. Ha a határidő eltolása után a „nappal előtte” pillanat már elmúlt, de maga a határidő még nem, az emlékeztető a legközelebbi alkalommal jelentkezik. Egy határidő nélküli feladat nem alkalmas ilyen kapcsolásra - az AI-asszisztens ilyenkor egy sima, konkrét dátummal és időponttal rendelkező emlékeztetőt javasol. A határidőkkel való munka más módjairól olvashatsz a csapatban a feladathatáridők betartásáról szóló cikkben.
A Naptár külön mutatja az emlékeztetőket és a tervezett küldéseket
A Naptárban láthatók a feladatok, események (köztük az AI-asszisztens által beállított emlékeztetők), az AI-ügynök által ütemezett AI-küldések - üzenetek, e-mailek és értesítések, grafitszürke színnel jelölve - valamint a csapat távollétei.
Michál tehát megnézheti, mi esik szerda reggelre. Rákattintasz az AI-küldésre, és megváltoztatod az időpontját, tartalmát, színét vagy az értesítés módját; a küldést le is mondhatod. Egy lépés lemondása nem állítja le a terv többi lépését. A Naptárban végzett szerkesztést vagy küldés-lemondást a nyíl ikonnal vagy a Ctrl+Z billentyűkombinációval is visszavonhatod - a megnyitott alkalmazáson belül legfeljebb 20 lépéssel visszamenőleg.
Ha le szeretnéd mondani az AI-ügynök teljes tervét, térj vissza az AI-asszisztens privát módjához a feladat vagy csevegés beszélgetésszálában. Az üzenetnek a „törölj” szóval kell kezdődnie, például „törölj 13-as tervet” vagy „törölj mindent”. Az AI-asszisztens külön ablakában nem lehet terveket törölni. Egyetlen személyes emlékeztetőt a „törölj emlékeztetőt …” paranccsal vonhatsz vissza, a „mutasd az emlékeztetőimet” parancs által visszaadott listából vett ID-számmal.
A Demo példányból készült képernyőkép egy mentett terv kártyáját mutatja a számmal, lépésekkel és időpontokkal, valamint a lemondási paranccsal. Minden lépésnek rögzített határideje van - az AI-ügynök nem ellenőrzi, hogy válaszolt-e valaki.
A levél zárt alkalmazás esetén szerverbeállítást igényel
Az emlékeztető a megnyitott alkalmazásban értesítést jelenít meg, az e-mail értesítéshez pedig zárt alkalmazás esetén a szerveren beállított CRON ismétlődő feladat szükséges. A CRON a szerveren beállított, rendszeres program-futtatás, amelynek köszönhetően a küldés akkor is működhet, amikor senki nem használja az alkalmazást.
Az AI-asszisztens által létrehozott események alapértelmezetten nem küldenek e-mailt. Ha Michál szeretné azt is megkapni, azt kell mondania: „és küldd el e-mailben is”. Ha másik böngészőlapon dolgozik, az emlékeztető rendszerértesítésként érkezik meg. Zárt alkalmazás esetén az e-mail háttérben történő kézbesítése a CRON-tól függ; ha az ismétlődő feladat soha nem indult el, a Task Manager figyelmeztetést jelenít meg az emlékeztető beállításakor. CRON nélkül az e-mail csak akkor megy ki, ha éppen valaki használja az alkalmazást.
Ha egyetlen ügy helyett naponta szeretnéd látni a saját elmaradásaidat, a Beállítások → Profil menüben bekapcsolhatod a Napi feladat-összefoglalót. A kiválasztott időpontban, alapértelmezetten 8:00-kor, megadja a Neked kiosztott, be nem fejezett, nem archivált, mára esedékes és lejárt határidejű feladatok számát és címét. Ez egy külön, naponta egyszer érkező értesítés, nem Kasia válaszának figyelése.
Az AI-ügynök emlékeztet az ügyre, az Automatizálások a csendre reagálnak
Az AI-ügynök egy konkrét ügyre vonatkozó személyes emlékeztetőt kezel, az Automatizálások pedig állandó szabályt hoznak létre a megfelelő feladatokhoz. Ha a feladatban tapasztalt inaktivitásra van szükséged reagálásra, a „csend a feladatban” kiváltót az Automatizálásokban találod - kizárólag a Pro verzióban.
| Kérdés | AI-ügynök | Automatizálások a Pro verzióban |
|---|---|---|
| Hogyan állítod be? | Mondattal kéred az emlékeztetőt egy kiválasztott időpontra. | Összeállítod a „HA - AKKOR - HAJTSD VÉGRE” automatizálási szabályt. |
| Mi indítja el a műveletet? | Egy megadott időpont, vagy a feladat határidejéből számított pillanat. | Például a csend a feladatban, vagy a határidő lejárta egy meghatározott óraszámmal. |
| Mi a hatókör? | Személyes emlékeztető egyetlen ügyhöz. | Állandó szabály a feltételeknek megfelelő feladatokhoz. |
Kedden Michál csak reggel vissza szeretne térni a Nord ajánlatára. Emlékeztetőt választ. Ha hetente több tucat ajánlat várna válasz nélkül, a Pro verzióban a csend-kiváltót használó szabályt is elkészíthetne. Bekapcsolás előtt a „Tesztelés bekapcsolás előtt” opció megmutatja, mi történne, anélkül hogy bármit végrehajtana. Erről a mechanizmusról többet az Automatizálások leírásában találsz.
A mentett műveletet ellenőrizheted, ahelyett hogy hinnél az AI válaszának
Annak ellenőrzéséhez, hogy az emlékeztető elmentődött-e, írd be: „mutasd az emlékeztetőimet”, és nézd meg a határidőt a listán. Ha az AI azt írja, hogy végrehajtott egy műveletet, amelyet valójában nem hajtott végre, a Task Manager a válasz alatt sárga „Helyesbítés” blokkot jelenít meg. A blokk elmagyarázza, mi történt, és hogyan kérheted meg a tényleges eredményt.
Michálnak tehát nem kell az „beállítottam az emlékeztetőt” mondatra hagyatkoznia. Megerősítés után ellenőrzi a határidőt a listán. Ha az AI-asszisztens egyáltalán nem válaszol, a beszélgetésszálban látja az okát, például a túllépett időt, érvénytelen API-kulcsot, lekérdezési limitet vagy elérhetetlen modellt.
Az AI-asszisztens által elkészített szöveg nem egyenlő egy elküldött üzenettel, ahogy az emlékeztetőről szóló válasz sem helyettesíti az „Igen, hajtsd végre” gombra kattintást. Előbb ellenőrzöd a hatást, csak utána döntesz a következő lépésről.
A Task Manager egy helyen tartja a feladatot és a beszélgetést
A Task Manager lehetővé teszi, hogy ugyanabban a beszélgetésszálban kérj emlékeztetőt, amelyben a feladatot és a csapat válaszait olvasod. A program az ügyfél szerverén települ, és az alkalmazás adatai ezen a szerveren találhatók; az AI-hoz intézett kérdés a szükséges kontextussal együtt azonban a kiválasztott modellszolgáltatóhoz kerül.
Használhatod a saját OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude vagy xAI Grok kulcsodat, és közvetlenül a szolgáltatónak fizethetsz, a Task Manager felára nélkül. Hogy működik ez az elszámolás, azt a saját AI-kulcs a cégben című cikk magyarázza el. Maga a program AI nélkül is működik - az AI-ügynök emlékeztetői kiegészítik a feladatokkal és beszélgetésekkel végzett munkát.
A licenc örökös: egyszer fizetsz a munkaállomások számáért, felhasználónkénti előfizetés nélkül. A Standard verzióban a Starter csomag legfeljebb 8 főre szól, és 690 zł-be kerül, a Classic pedig legfeljebb 20 főre szól, és 1 490 zł-be kerül. Az ár 12 hónapnyi frissítést tartalmaz, a későbbi megújítás opcionális. A telepítéshez elegendő egy egyszerű, PHP-t és MySQL-t támogató megosztott tárhely, bár a háttérben futó e-mail-értesítések működéséhez a korábban leírt CRON-beállítás szükséges.
Holnap nyiss meg egy feladatot, amelyben válaszra vársz. Állíts be egy emlékeztetőt egy konkrét órára, vagy egy nappal a feladat határideje előtt, erősítsd meg, majd ellenőrizd a „mutasd az emlékeztetőimet” paranccsal. Ha szeretnéd látni, hogyan néz ki a privát kérdés egy beszélgetésszálban, nyisd meg a Demo-t.
Gyakori kérdések
Miben különbözik az AI-ügynök az AI-asszisztenstől?
Az AI-asszisztens most válaszol a kérdésre, az AI-ügynök pedig az emlékeztetőket és a későbbre tervezett küldéseket kezeli. Az asszisztens elő tud készíteni egy üzenetvázlatot, de ez nem egyenlő azzal, hogy el is küldte.
Az AI-ügynök magától emlékeztet, ha valaki nem válaszol?
Nem, az AI-ügynök önmagától nem észleli a válasz hiányát: te állítod be a jelzés időpontját, vagy kötöd a feladat határidejéhez. A csendre reagáló szabályt a Pro csomag Automatizálásaiban hozhatod létre.
Az emlékeztető elcsúszik a feladat határidejével együtt?
Igen, a feladat határidejéhez kötött emlékeztető elcsúszik, ha megváltoztatod a határidőt. Ha törlöd a határidőt, vagy az lejár, az emlékeztető törlésre kerül.
Kasia látni fogja a feladatában beállított emlékeztetőt?
Nem, a privát AI-asszisztens módban feltett kérdést, a választ és az emlékeztetőt csak a szerzőjük látja. Egy beszélgetésszálba küldött rendes üzenet más dolog.
Hogyan mondd le az AI-ügynök tervét, ha a válasz már megérkezett?
A feladat vagy csevegés beszélgetésszálának privát AI-asszisztens módjában írj egy üzenetet, amely a „mondd le” szóval kezdődik, például „mondd le a 13-as tervet”. Egy tervezett AI-küldést a Naptárban is lemondhatsz, anélkül hogy a terv többi lépését leállítanád.
Források
A Task Manager csapata - a csapatmunkáról, a vállalati AI-ról és a feladatok rendszerezéséről írunk a saját szerverre telepíthető Task Manager példáin keresztül. A Task Managert 2013 óta a Blue Creation Group (Piotr Łącz) fejleszti; többek között a Neonet, a Wojskowa Akademia Techniczna és a Polpharma is használja - nézd meg az ügyfelek véleményét. Írásainkat a dokumentáció és a program aktuális verziója alapján ellenőrizzük.
