Michał dirige une entreprise de finitions de 9 personnes. Mardi après-midi, il écrit à Kasia dans la tâche « Offre pour le client Nord » : « J’ai besoin de la décision sur le prix d’ici mercredi ». Si la réponse n’arrive pas, il veut revenir sur le dossier le lendemain matin - sans post-it, sans alarme sur le téléphone, et sans deviner de quelle offre il s’agissait. Pour ce signal du matin, il demande à l’Agent IA dans Task Manager.
Quand vous attendez une réponse, il vous faut un signal lié au dossier
Quand vous attendez une réponse, fixez le moment où revenir sur une tâche précise, plutôt que de compter sur votre mémoire. L’Agent IA peut vous le rappeler, mais il ne détectera pas tout seul que Kasia reste silencieuse.
Mercredi matin, Michał a aussi un devis de matériaux, l’accord d’un autre client et un contrat à signer. Une alarme intitulée « demander à Kasia » ne lui dira pas grand-chose si, entre-temps, deux autres Kasia et trois nouveaux dossiers sont apparus. Dans le fil de la tâche, il retrouve la conversation concernée par le rappel.
« Rappelle-moi demain à 8h30 la décision de Kasia » déclenche un signal pour Michał à 8h30, que Kasia ait déjà répondu ou non. Si la réponse arrive avant, Michał peut annuler le rappel. S’il souhaite une règle permanente déclenchée par le silence dans les tâches, il lui faut un autre mécanisme.
L’Agent IA s’occupe de ce qui doit se produire plus tard
L’Assistant IA répond à une question ici et maintenant, tandis que l’Agent IA gère les actions planifiées pour plus tard : rappels et envois programmés. Vous pouvez le lui demander avec une phrase ordinaire, sans apprendre un langage de commande particulier.
L’Agent IA crée des rappels personnels - ce sont des entrées indépendantes des champs des tâches et des discussions, même si vous pouvez lier un rappel à l’échéance d’une tâche. Il comprend des expressions comme « demain à 9h00 », « dans une semaine » ou « dans 30 minutes » et les convertit en date précise. Le texte de la réponse de l’Assistant IA ne signifie pas pour autant que quoi que ce soit a été enregistré. Vous devez voir apparaître la fenêtre de confirmation et cliquer sur « Oui, exécuter ».
Pour vérifier qu’un rappel a bien été enregistré, écrivez « montre mes rappels ». Vous obtiendrez une liste avec les échéances et les identifiants, c’est-à-dire les numéros nécessaires pour annuler un élément précis. La limite est de 50 rappels actifs par personne. Vous trouverez d’autres exemples de ce type de demandes dans la description des rappels IA.
Comment programmer un rappel Agent IA dans le fil d’une tâche ?
Pour programmer un rappel sur une tâche, activez le bouton « Assistant IA » dans son champ de réponse et écrivez quand vous souhaitez revenir sur le sujet. Seul vous verrez la question et la réponse, pas les autres participants du fil.
Michał ouvre « l’Offre pour le client Nord » et clique sur la bulle violette intitulée « Assistant IA ». L’éditeur passe en mode privé, et une barre au-dessus l’informe que la question ne parviendra pas aux participants. Michał écrit : « Rappelle-moi demain à 8h30 la décision de Kasia au sujet de Nord ».
L’Assistant affiche une confirmation avec la date et l’heure. Michał la lit, clique sur « Oui, exécuter », et la réponse dans le fil reçoit le badge « POUR VOUS SEUL ». Kasia ne voit ni la demande ni le rappel. L’Assistant a par ailleurs accès au contenu de ce fil et à ses pièces jointes, Michał n’a donc pas besoin de recopier toute la conversation dans un autre outil.
Il peut aussi demander : « Prépare un court message que j’enverrai s’il n’y a toujours pas de réponse ». C’est un brouillon pour plus tard, pas un ordre demandant à l’Agent IA de surveiller Kasia. Le lendemain matin, Michał consultera le fil et décidera lui-même s’il utilise ce texte. L’envoi d’un e-mail par l’Assistant IA nécessite une confirmation distincte ainsi qu’une boîte mail propre dans le module Messagerie, disponible dans l’offre Pro.
L’échéance de la tâche peut piloter l’échéance du rappel
Plutôt que d’indiquer une date, vous pouvez demander : « Rappelle-moi cette tâche la veille de l’échéance ». Si vous modifiez l’échéance de la tâche, le rappel se décalera avec elle.
Cela sert à Michał lorsqu’un client déplace l’échéance de l’offre du vendredi au lundi. Il n’a pas besoin de recréer le rappel de mémoire. Il peut aussi demander un signal 2 heures avant l’échéance, le matin du jour de l’échéance, ou exactement à l’échéance. Quand la tâche a une date sans heure, l’application retient 9h00 pour calculer le rappel.
Ce lien a ses limites. Si l’échéance de la tâche est supprimée ou dépassée, le rappel sera annulé. Si, après un décalage, le moment « la veille » est déjà passé mais que l’échéance elle-même n’est pas encore dépassée, le rappel se déclenchera à la prochaine occasion. Une tâche sans échéance ne se prête pas à ce type de lien - l’Assistant IA proposera un rappel classique avec une date et une heure précises. Pour d’autres façons de gérer les échéances, lisez le texte sur le suivi des échéances des tâches en équipe.
Le Calendrier affiche séparément les rappels et les envois programmés
Le Calendrier affiche les tâches, les événements (y compris les rappels définis par l’Assistant IA), les envois IA planifiés par l’Agent IA - messages, e-mails et notifications, repérés par une couleur anthracite - ainsi que les absences de l’équipe.
Michał peut donc vérifier ce qui est prévu mercredi matin. Vous cliquez sur l’envoi IA et modifiez son échéance, son contenu, sa couleur ou son mode de notification ; vous pouvez aussi annuler cet envoi. Annuler une étape n’arrête pas les autres étapes du plan. Une modification ou une annulation d’envoi effectuée dans le Calendrier peut aussi être annulée avec l’icône de flèche ou le raccourci Ctrl+Z - jusqu’à 20 actions en arrière dans l’application ouverte.
Si vous souhaitez annuler tout le plan de l’Agent IA, revenez au mode privé Assistant IA dans le fil de discussion de la tâche ou de la discussion. Le message doit commencer par le mot « annule », par exemple « annule le plan 13 » ou « annule tout ». Dans la fenêtre séparée de l’Assistant IA, les plans ne s’annulent pas. Un rappel personnel ponctuel s’annule avec la commande « annule le rappel … » suivie de l’ID de la liste renvoyée par « montre mes rappels ».
La capture de l’instance Demo montre la carte d’un plan enregistré avec son numéro, ses étapes et ses horaires, ainsi que la commande d’annulation. Chaque étape a une échéance fixe - l’Agent IA ne vérifie pas si quelqu’un a répondu.
L’e-mail avec l’application fermée nécessite la configuration d’un serveur
Le rappel affichera une notification dans l’application ouverte, tandis que la notification par e-mail avec l’application fermée nécessite une tâche planifiée CRON sur le serveur. Le CRON est un lancement régulier du programme configuré sur le serveur, grâce auquel l’envoi peut fonctionner même lorsque personne n’utilise l’application.
Les événements créés par l’Assistant IA n’envoient pas de mail par défaut. Si Michał souhaite le recevoir, il doit dire : « et envoie-le aussi par mail ». S’il travaille dans un autre onglet du navigateur, le rappel arrive sous forme de notification système. Avec l’application fermée, la remise de l’e-mail en arrière-plan dépend du CRON ; si la tâche planifiée n’a jamais démarré, Task Manager affichera un avertissement lors de la configuration du rappel. Sans CRON, l’e-mail ne partira que si quelqu’un utilise l’application à ce moment-là.
Si, plutôt qu’un cas ponctuel, vous souhaitez voir chaque jour vos tâches en retard, vous pouvez activer dans Paramètres → Profil le Résumé quotidien des tâches. À l’heure choisie, par défaut à 8h00, il indique le nombre et les titres des tâches qui vous sont assignées, non terminées, non archivées, pour aujourd’hui ainsi qu’en retard. C’est une notification distincte, une fois par jour, et non une surveillance de la réponse de Kasia.
L’Agent IA rappelle un sujet, les Automatisations réagissent au silence
L’Agent IA gère un rappel privé concernant un sujet précis, tandis que les Automatisations créent une règle permanente pour les tâches correspondantes. Si vous avez besoin d’une réaction à l’absence d’activité sur une tâche, le déclencheur « silence sur la tâche » se trouve dans les Automatisations - uniquement dans la version Pro.
| Question | Agent IA | Automatisations dans la version Pro |
|---|---|---|
| Comment le configurez-vous ? | Vous demandez par une phrase un rappel à un moment choisi. | Vous construisez une règle « QUAND - SI - FAIRE ». |
| Qu’est-ce qui déclenche l’action ? | Un moment précis ou un instant calculé à partir de l’échéance de la tâche. | Par exemple le silence sur une tâche ou une échéance arrivant dans un certain nombre d’heures. |
| Quelle est la portée ? | Un rappel personnel pour un seul sujet. | Une règle permanente pour les tâches répondant aux conditions. |
Mardi, Michał veut simplement revenir le matin sur l’offre Nord. Il choisit un rappel. Si, chaque semaine, des dizaines d’offres restaient sans réponse, il pourrait, en version Pro, mettre en place une règle utilisant le déclencheur de silence. Avant de l’activer, l’option « Tester avant d’activer » montre ce qui se passerait, sans rien exécuter. Pour en savoir plus sur ce mécanisme, consultez la description des Automatisations.
Vérifiez l’action enregistrée, plutôt que de croire la réponse de l’IA
Pour vérifier qu’un rappel a bien été enregistré, tapez « montre mes rappels » et vérifiez l’échéance dans la liste. Si l’IA écrit avoir effectué une action qu’elle n’a en réalité pas effectuée, Task Manager affiche sous la réponse un bloc jaune « Rectification ». Ce bloc explique ce qui s’est passé et comment demander le résultat réel.
Michał n’a donc pas besoin de se fier à la phrase « j’ai réglé le rappel ». Après confirmation, il vérifie l’échéance dans la liste. Si l’Assistant IA ne répond pas du tout, il verra dans le fil la raison, telle qu’un délai dépassé, une clé API invalide, une limite de requêtes atteinte ou un modèle indisponible.
Un texte préparé par l’Assistant IA n’est pas un message envoyé, tout comme une réponse à propos d’un rappel ne remplace pas le clic sur « Oui, exécuter ». Vous vérifiez d’abord le résultat, puis vous prenez la décision suivante.
Task Manager garde la tâche et la conversation au même endroit
Task Manager vous permet de demander un rappel dans le même fil où vous lisez la tâche et les réponses de l’équipe. Le programme s’installe sur le serveur du client, et les données de l’application se trouvent sur ce serveur ; la question posée à l’IA, accompagnée du contexte nécessaire, est toutefois transmise au fournisseur de modèle choisi.
Vous pouvez utiliser votre propre clé OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok et payer directement le fournisseur, sans marge de Task Manager. Le fonctionnement de cette facturation est expliqué dans l’article sur votre propre clé IA en entreprise. Le programme lui-même fonctionne aussi sans IA - les rappels de l’Agent IA sont un complément au travail sur les tâches et les discussions.
La licence est perpétuelle : vous payez une seule fois pour un nombre de postes, sans abonnement par utilisateur. Dans la version Standard, le plan Starter couvre jusqu’à 8 personnes et coûte 690 zł, et le plan Classic couvre jusqu’à 20 personnes et coûte 1 490 zł. Le prix inclut 12 mois de mises à jour, le renouvellement ultérieur étant optionnel. Un hébergement mutualisé classique avec PHP et MySQL suffit pour l’installation, même si le fonctionnement des notifications e-mail en arrière-plan nécessite la configuration CRON décrite précédemment.
Demain, ouvrez une tâche pour laquelle vous attendez une réponse. Réglez un rappel à une heure précise ou la veille de l’échéance de la tâche, confirmez-le et vérifiez-le avec la commande « montre mes rappels ». Si vous voulez voir à quoi ressemble une question privée dans un fil de discussion, ouvrez la Demo.
Questions fréquentes
Quelle différence entre l’Assistant IA et l’Agent IA ?
L’Assistant IA répond à une question dans l’instant, tandis que l’Agent IA gère les rappels et les envois programmés pour plus tard. L’Assistant peut préparer un brouillon de message, mais cela ne revient pas à l’envoyer.
L’Agent IA me préviendra-t-il tout seul si quelqu’un ne répond pas ?
Non, l’Agent IA ne détecte pas seul l’absence de réponse : vous fixez vous-même l’heure du signal ou vous le liez à l’échéance de la tâche. Vous pouvez créer une règle réagissant au silence dans une tâche dans les Automatisations de l’offre Pro.
Le rappel se décalera-t-il avec l’échéance de la tâche ?
Oui, un rappel lié à l’échéance d’une tâche se décale lorsque vous modifiez cette échéance. Si vous supprimez l’échéance ou qu’elle est dépassée, le rappel sera annulé.
Kasia verra-t-elle le rappel défini dans sa tâche ?
Non, une question posée en mode privé de l’Assistant IA, sa réponse et le rappel ne sont visibles que par leur auteur. Un message classique envoyé dans le fil de discussion est une action différente.
Comment annuler le plan de l’Agent IA quand la réponse est déjà arrivée ?
Dans le mode privé de l’Assistant IA, dans le fil d’une tâche ou d’une discussion, écrivez un message commençant par « annuler », par exemple « annuler plan 13 ». Vous pouvez aussi annuler un envoi IA programmé depuis le Calendrier, sans arrêter les autres étapes du plan.
Sources
L’équipe Task Manager - nous écrivons sur le travail en équipe, l’IA en entreprise et l’organisation des tâches, à partir d’exemples tirés de Task Manager, un logiciel installé sur votre propre serveur. Task Manager est développé depuis 2013 par Blue Creation Group (Piotr Łącz) ; il est notamment utilisé par Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna et Polpharma - consultez les avis de nos clients. Nous vérifions nos contenus à l’aide de la documentation et de la version actuelle du logiciel.
