Michał leitet ein Ausbaufirma mit 9 Mitarbeitern. Am Dienstagnachmittag schreibt er Kasia in der Aufgabe „Angebot für Kunde Nord“: „Ich brauche bis Mittwoch eine Entscheidung zum Preis“. Falls keine Antwort kommt, möchte er morgens zur Sache zurückkehren - ohne Notizzettel, Wecker im Handy und Rätselraten, um welches Angebot es ging. Um ein Signal für den Morgen bittet er den KI-Agenten in Task Manager.
Wenn Sie auf eine Antwort warten, brauchen Sie ein Signal bei der Sache
Wenn Sie auf eine Antwort warten, legen Sie einen Zeitpunkt fest, um zu einer konkreten Aufgabe zurückzukehren, statt sich auf Ihr Gedächtnis zu verlassen. Der KI-Agent kann Sie daran erinnern, erkennt aber nicht selbstständig, dass Kasia weiterhin schweigt.
Am Mittwochmorgen hat Michał außerdem eine Materialkalkulation, die Zustimmung eines zweiten Kunden und einen Vertrag zur Unterschrift. Ein Wecker mit der Beschreibung „Kasia fragen“ sagt ihm wenig, wenn inzwischen zwei weitere Kasias und drei neue Angelegenheiten auftauchen. Im Thread der Aufgabe sieht er das Gespräch, auf das sich die Erinnerung bezieht.
„Erinnere mich morgen um 8:30 Uhr an Kasias Entscheidung“ bedeutet ein Signal für Michał um 8:30 Uhr, unabhängig davon, ob Kasia bereits geantwortet hat. Kommt die Antwort früher, kann Michał die Erinnerung widerrufen. Will er eine feste Regel, die durch Stille in Aufgaben ausgelöst wird, braucht er einen anderen Mechanismus.
Der KI-Agent kümmert sich um das, was später passieren soll
Der KI-Assistent beantwortet eine Frage hier und jetzt, während der KI-Agent für später geplante Aktionen übernimmt: Erinnerungen und geplante Versendungen. Sie können ihn in einem normalen Satz bitten, ohne eine eigene Befehlssprache lernen zu müssen.
Der KI-Agent legt persönliche Erinnerungen an - das sind Einträge unabhängig von Aufgaben- und Chat-Feldern, auch wenn Sie eine Erinnerung an das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe anheften können. Er versteht Angaben wie „morgen um 9:00 Uhr“, „in einer Woche“ oder „in 30 Minuten“ und rechnet sie in ein konkretes Datum um. Der bloße Text der Antwort des KI-Assistenten bedeutet jedoch nicht, dass etwas gespeichert wurde. Sie müssen das Bestätigungsfenster sehen und auf „Ja, ausführen“ klicken.
Um zu prüfen, ob eine Erinnerung gespeichert wurde, schreiben Sie „zeige meine Erinnerungen“. Sie erhalten eine Liste mit Terminen und Kennungen, also den Nummern, die zum Stornieren eines bestimmten Eintrags benötigt werden. Das Limit liegt bei 50 aktiven Erinnerungen pro Person. Weitere Beispiele solcher Anfragen finden Sie in der Beschreibung der KI-Erinnerungen.
Wie legt man eine Erinnerung des KI-Agenten im Thread einer Aufgabe an?
Um eine Erinnerung bei einer Aufgabe festzulegen, aktivieren Sie im Antwortfeld die Schaltfläche „KI-Assistent“ und schreiben Sie, wann Sie zur Sache zurückkehren möchten. Die Frage und die Antwort sehen nur Sie, nicht die übrigen Teilnehmer des Threads.
Michał öffnet „Angebot für Kunde Nord“ und klickt auf die violette Kugel mit der Aufschrift „KI-Assistent“. Der Editor wechselt in den privaten Modus, und die Leiste darüber zeigt an, dass die Frage nicht an die Teilnehmer geht. Michał schreibt: „Erinnere mich morgen um 8:30 Uhr an Kasias Entscheidung zu Nord“.
Der Assistent zeigt eine Bestätigung mit Datum und Uhrzeit. Michał liest sie, klickt auf „Ja, ausführen“, und die Antwort im Thread erhält das Abzeichen „NUR FÜR SIE“. Kasia sieht weder die Anfrage noch die Erinnerung. Der Assistent hat dabei Zugriff auf den Inhalt dieses Threads und seine Anhänge, sodass Michał das gesamte Gespräch nicht in ein separates Tool übertragen muss.
Er kann auch bitten: „Bereite eine kurze Nachricht vor, die ich verschicke, falls weiterhin keine Antwort kommt“. Das ist ein Entwurf für jetzt, kein Auftrag an den KI-Agenten, Kasia zu beobachten. Michał prüft morgens den Thread und entscheidet selbst, ob er den Text verwendet. Der Versand einer E-Mail durch den KI-Assistenten erfordert eine separate Bestätigung sowie ein eigenes Postfach im Modul E-Mail, verfügbar in der Pro-Variante.
Das Fälligkeitsdatum der Aufgabe kann den Termin der Erinnerung steuern
Statt ein Datum anzugeben, können Sie bitten: „Erinnere mich an diese Aufgabe einen Tag vor dem Fälligkeitsdatum“. Wenn Sie das Fälligkeitsdatum der Aufgabe ändern, verschiebt sich die Erinnerung mit.
Das ist für Michał nützlich, wenn der Kunde den Termin des Angebots von Freitag auf Montag verschiebt. Er muss die Erinnerung nicht aus dem Gedächtnis wiederherstellen. Er kann auch um ein Signal 2 Stunden vor dem Termin, morgens am Tag des Termins oder genau zum Termin bitten. Hat die Aufgabe ein Datum ohne Uhrzeit, nimmt die Anwendung zur Berechnung der Erinnerung 9:00 Uhr an.
Diese Verknüpfung hat Grenzen. Wird das Fälligkeitsdatum der Aufgabe entfernt oder verstreicht es, wird die Erinnerung storniert. Liegt nach einer Verschiebung der Zeitpunkt „einen Tag vorher“ bereits in der Vergangenheit, der Termin selbst aber noch nicht, meldet sich die Erinnerung bei der nächstmöglichen Gelegenheit. Eine Aufgabe ohne Fälligkeitsdatum eignet sich nicht für eine solche Verknüpfung - der KI-Assistent schlägt dann eine gewöhnliche Erinnerung mit konkretem Datum und Uhrzeit vor. Weitere Methoden im Umgang mit Terminen finden Sie im Beitrag über die Einhaltung von Aufgabenterminen im Team.
Der Kalender zeigt Erinnerungen und geplante Versendungen getrennt an
Im Kalender sehen Sie Aufgaben, Termine (einschließlich der vom KI-Assistenten gesetzten Erinnerungen), vom KI-Agenten geplante KI-Versendungen - Nachrichten, E-Mails und Benachrichtigungen, grafitfarben markiert - sowie Abwesenheiten des Teams.
Michał kann also prüfen, was am Mittwochmorgen ansteht. Sie klicken die KI-Versendung an und ändern ihren Termin, Inhalt, die Farbe oder die Benachrichtigungsart; Sie können die Versendung auch abbrechen. Das Abbrechen eines Schritts stoppt nicht die übrigen Schritte des Plans. Eine im Kalender vorgenommene Bearbeitung oder Stornierung lässt sich auch über das Pfeilsymbol oder die Tastenkombination Ctrl+Z rückgängig machen - bis zu 20 Änderungen zurück innerhalb der geöffneten Anwendung.
Wenn Sie den gesamten Plan des KI-Agenten abbrechen möchten, kehren Sie in den privaten Modus des KI-Assistenten im Thread der Aufgabe oder des Chats zurück. Die Nachricht muss mit dem Wort „abbrechen“ beginnen, zum Beispiel „abbrechen Plan 13“ oder „alles abbrechen“. Im separaten Fenster des KI-Assistenten lassen sich Pläne nicht abbrechen. Eine einzelne persönliche Erinnerung widerrufen Sie mit dem Befehl „Erinnerung … abbrechen“ mit der ID aus der Liste, die „zeig meine Erinnerungen“ zurückgibt.
Der Screenshot aus der Demo-Instanz zeigt die Karte eines gespeicherten Plans mit Nummer, Schritten und Uhrzeiten sowie dem Abbruchbefehl. Jeder Schritt hat einen festgelegten Termin - der KI-Agent prüft nicht, ob jemand geantwortet hat.
E-Mail bei geschlossener Anwendung erfordert eine Servereinrichtung
Die Erinnerung zeigt eine Benachrichtigung in der geöffneten Anwendung an, und eine E-Mail-Benachrichtigung bei geschlossener Anwendung erfordert einen CRON-Job auf dem Server. CRON ist eine auf dem Server eingerichtete regelmäßige Programmausführung, dank der die Versendung auch dann funktionieren kann, wenn niemand die Anwendung nutzt.
Vom KI-Assistenten erstellte Termine versenden standardmäßig keine E-Mail. Möchte Michał sie erhalten, muss er sagen: „und schick es auch per E-Mail“. Arbeitet er in einem anderen Browser-Tab, erreicht ihn die Erinnerung über eine Systembenachrichtigung. Bei geschlossener Anwendung hängt die Zustellung der E-Mail im Hintergrund von CRON ab; wenn der CRON-Job nie gestartet wurde, zeigt Task Manager beim Einrichten der Erinnerung eine Warnung an. Ohne CRON geht die E-Mail nur dann raus, wenn gerade jemand die Anwendung nutzt.
Wenn Sie statt einer einzelnen Angelegenheit täglich Ihre eigenen Rückstände sehen möchten, können Sie unter Einstellungen → Profil die tägliche Aufgabenübersicht aktivieren. Zur gewählten Uhrzeit, standardmäßig um 8:00 Uhr, nennt sie die Anzahl und Titel der Ihnen zugewiesenen unerledigten, nicht archivierten Aufgaben für heute sowie überfällige Aufgaben. Das ist eine eigenständige Benachrichtigung, einmal täglich, und keine Beobachtung, ob Kasia geantwortet hat.
Der KI-Agent erinnert an eine Angelegenheit, Automatisierungen reagieren auf Stille
Der KI-Agent übernimmt eine private Erinnerung zu einer bestimmten Angelegenheit, während Automatisierungen eine feste Regel für passende Aufgaben erstellen. Wenn Sie eine Reaktion auf fehlende Aktivität in einer Aufgabe benötigen, finden Sie den Auslöser „Stille in der Aufgabe“ in den Automatisierungen - ausschließlich in der Pro-Variante.
| Frage | KI-Agent | Automatisierungen in der Pro-Variante |
|---|---|---|
| Wie richten Sie das ein? | Sie bitten per Satz um eine Erinnerung zu einem gewählten Zeitpunkt. | Sie erstellen eine Automatisierungsregel „WENN - FALLS - FÜHRE AUS“. |
| Was löst die Aktion aus? | Ein festgelegter Zeitpunkt oder ein aus dem Fälligkeitsdatum der Aufgabe errechneter Moment. | Zum Beispiel Stille in der Aufgabe oder ein Fälligkeitsdatum, das in einer bestimmten Anzahl von Stunden abläuft. |
| Wie groß ist der Geltungsbereich? | Eine persönliche Erinnerung für eine einzelne Angelegenheit. | Eine feste Regel für Aufgaben, die die Bedingungen erfüllen. |
Am Dienstag möchte Michał nur am Morgen an das Angebot für Nord erinnert werden. Er wählt eine Erinnerung. Würden jede Woche Dutzende Angebote unbeantwortet bleiben, könnte er in der Pro-Variante eine Regel mit dem Stille-Auslöser einrichten. Vor ihrer Aktivierung zeigt die Option „Vor dem Aktivieren testen“, was passieren würde, ohne etwas auszuführen. Mehr zu diesem Mechanismus finden Sie in der Beschreibung der Automatisierungen.
Die gespeicherte Aktion prüfen Sie, statt der KI-Antwort zu vertrauen
Um zu prüfen, ob die Erinnerung gespeichert wurde, geben Sie „zeig meine Erinnerungen“ ein und prüfen Sie den Termin in der Liste. Wenn die KI schreibt, sie habe eine Aktion ausgeführt, die sie tatsächlich nicht ausgeführt hat, zeigt Task Manager unter der Antwort einen gelben Block „Richtigstellung“ an. Der Block erklärt, was passiert ist und wie Sie um das tatsächliche Ergebnis bitten können.
Michał muss sich also nicht auf den Satz „ich habe die Erinnerung eingerichtet“ verlassen. Nach der Bestätigung prüft er den Termin in der Liste. Antwortet der KI-Assistent überhaupt nicht, sieht er im Thread den Grund, etwa eine überschrittene Zeitgrenze, einen ungültigen API-Schlüssel, ein Anfragelimit oder ein nicht verfügbares Modell.
Ein vom KI-Assistenten vorbereiteter Text ist keine versendete Nachricht, genauso wenig wie die Antwort zu einer Erinnerung den Klick auf „Ja, ausführen“ ersetzt. Zuerst prüfen Sie die Wirkung, dann treffen Sie die nächste Entscheidung.
Task Manager hält Aufgabe und Gespräch an einem Ort
Task Manager ermöglicht es, im selben Thread um eine Erinnerung zu bitten, in dem Sie die Aufgabe und die Antworten des Teams lesen. Das Programm wird auf dem Server des Kunden installiert, und die Anwendungsdaten befinden sich auf diesem Server; die Anfrage an die KI samt dem benötigten Kontext gelangt jedoch zum gewählten Modellanbieter.
Sie können Ihren eigenen Schlüssel von OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oder xAI Grok verwenden und direkt an den Anbieter zahlen, ohne Aufschlag von Task Manager. Wie diese Abrechnung funktioniert, erklärt der Text über den eigenen KI-Schlüssel im Unternehmen. Das Programm selbst funktioniert auch ohne KI - Erinnerungen des KI-Agenten sind eine Ergänzung zur Arbeit mit Aufgaben und Gesprächen.
Die Lizenz ist unbefristet: Sie zahlen einmalig für die Anzahl der Arbeitsplätze, ohne Abo pro Nutzer. In der Standard-Variante umfasst der Starter-Plan bis zu 8 Personen und kostet 690 PLN, Classic umfasst bis zu 20 Personen und kostet 1.490 PLN. Der Preis enthält 12 Monate Updates, eine spätere Verlängerung ist optional. Für die Installation genügt ein gewöhnliches Shared-Hosting mit PHP und MySQL, allerdings erfordert der Betrieb der E-Mail-Benachrichtigungen im Hintergrund die zuvor beschriebene CRON-Konfiguration.
Öffnen Sie morgen eine Aufgabe, bei der Sie auf eine Antwort warten. Stellen Sie eine Erinnerung auf eine bestimmte Uhrzeit oder einen Tag vor dem Fälligkeitsdatum der Aufgabe ein, bestätigen Sie sie und prüfen Sie sie mit dem Befehl „zeig meine Erinnerungen“. Wenn Sie sehen möchten, wie eine private Frage im Thread aussieht, öffnen Sie die Demo.
Häufig gestellte Fragen
Was unterscheidet den KI-Agenten vom KI-Assistenten?
Der KI-Assistent beantwortet eine Frage sofort, während der KI-Agent Erinnerungen und geplante Versendungen für später übernimmt. Der Assistent kann einen Nachrichtenentwurf vorbereiten, das bedeutet aber nicht, dass sie auch versendet wird.
Erinnert mich der KI-Agent selbst, wenn jemand nicht antwortet?
Nein, der KI-Agent erkennt eine ausbleibende Antwort nicht von sich aus: Sie legen die Uhrzeit des Signals selbst fest oder verknüpfen es mit dem Fälligkeitsdatum der Aufgabe. Eine Regel, die auf Stille in einer Aufgabe reagiert, können Sie in den Automatisierungen der Pro-Variante erstellen.
Verschiebt sich die Erinnerung zusammen mit dem Fälligkeitsdatum der Aufgabe?
Ja, eine Erinnerung, die mit dem Fälligkeitsdatum der Aufgabe verknüpft ist, verschiebt sich, wenn Sie dieses Datum ändern. Wenn Sie das Fälligkeitsdatum entfernen oder es verstreicht, wird die Erinnerung storniert.
Sieht Kasia die Erinnerung, die in ihrer Aufgabe gesetzt wurde?
Nein, eine im privaten Modus des KI-Assistenten gestellte Frage, die Antwort und die Erinnerung sieht nur deren Verfasser. Eine normale, an den Thread gesendete Nachricht ist ein anderer Vorgang.
Wie storniert man den Plan des KI-Agenten, wenn die Antwort bereits eingetroffen ist?
Schreiben Sie im privaten Modus des KI-Assistenten im Thread der Aufgabe oder des Chats eine Nachricht, die mit „storniere“ beginnt, zum Beispiel „storniere Plan 13“. Eine einzelne geplante KI-Versendung können Sie auch im Kalender stornieren, ohne die übrigen Schritte des Plans zu stoppen.
Quellen
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
