V pondělí Marek, majitel čtyřčlenné firmy instalující fotovoltaické systémy, odeslal čtyři nabídky. V pátek se ozval jen dvěma klientům; od třetího později slyšel, že čekal na kontakt. AI v prodeji malé firmy tuto konverzaci nenahradí, ale může vám pomoci připravit nabídku ze zapsaných dohod a pohlídat další krok.
AI v prodeji začíná u zapsané dohody
AI v prodeji pomáhá tehdy, když má přístup k faktům o konkrétní záležitosti. Pokud podmínky padly pouze po telefonu, musíte je nejprve zapsat; samotný model je neobnoví.
Marek má jednu poptávku rozloženou mezi telefon, poštu a zprávy v komunikátoru. Pamatuje si, že klient se ptal na dvě varianty instalace, ale nezapsal, kterou vybral. Žádost na AI o hotovou nabídku tuto mezeru nevyřeší. Stejně tak nepomůže text „ozvu se později“, pokud u něj není datum.
Marek zakládá samostatné vlákno pro každou záležitost klienta. Když odesílá nabídku, zapíše datum dalšího kontaktu. Ve zprávě po nabídce odkazuje na to, co klient skutečně řekl. Je to způsob práce, ne funkce modelu. Pokud dohody vašeho týmu kolují mezi kanály, začněte u zásady jednoho místa pro dohody.
Jeden úkol dává AI asistentovi materiál pro nabídku
V Task Manageru zapisujete dohody s klientem do vlákna úkolu a AI asistent na jejich základě může připravit návrh nabídky. Čte obsah vlákna a přiložené soubory, k nimž máte přístup; úkol spojuje popis, termín, přiřazené osoby a konverzaci.
Kasia pracuje v pracovním prostoru Prodej. Pracovní prostor je oblast, která seskupuje práci a určuje přístup k ní. V pondělí zakládá úkol „Nabídka pro klienta Nord“, zapisuje termín na pátek, 10:00, a vysokou prioritu. Do popisu zapíše rozsah a v konverzaci s týmem upřesní podmínky. Po 14 zprávách nemusí hádat, zda se poslední změna týkala ceny, nebo termínu.
Kasia klikne na „AI asistent“ pod konverzací a ptá se: „Kde jsme skončili s Nord? Vypiš rozsah, termín a nezodpovězené otázky“. Dotaz přepne editor do soukromého režimu; odpověď s označením „POUZE PRO VÁS“ vidí jen ona. Pokud cena nepadla ve vlákně ani v přílohách, neměla by odpověď modelu brát jako schválený ceník.
Když někdo posune termín úkolu, změna se spolu s předchozím datem zapíše do jeho vlákna. Barva karty ukáže, zda je termín dnes, zda uplynul, nebo zda teprve nastane. AI má tak před sebou historii záležitosti a vy můžete ověřit, odkud odpověď vychází. Další příklady dotazů najdete v plánu využití AI v malé firmě.
Návrh nabídky vzniká z konverzace, ale schvalujete ho vy
AI asistent může připravit obsah nabídky na základě zadaného vlákna a sestavit ji ke stažení jako Word, PDF nebo HTML. Rozsah, cenu a obchodní podmínky zkontrolujete před odesláním - návrh není schválenou nabídkou.
Kasia žádá: „Připrav Word se shrnutím tohoto vlákna: rozsah, dohodnutý termín a otázky k vyjasnění“. AI napíše obsah a Task Manager sestaví soubor a zobrazí tlačítko ke stažení. Tabulka Excel nebo CSV vyžaduje tabulková data.
Poté Kasia sestaví krátký e-mail: „Zasílám dohodnutý rozsah. Můžeme ve čtvrtek probrat zbývající otázku?“. Funkce „Vylepšit text“ zdokonalí jazyk v editoru, přičemž zachová odstavce a seznamy. Nepřidává nové skutečnosti a předchozí verzi lze obnovit. Je to úprava textu, ne rozhodnutí o tom, co klientovi slíbit.
AI asistent může také připravit odeslání e-mailu, vždy ale vyžaduje vaše potvrzení. Využívá osobní schránku připojenou v modulu Pošta, dostupném ve variantě Pro; bez ní vás upozorní, že zprávu neodešle. Návrh a tlačítko odeslání jsou dvě různé fáze.
Task Manager nemá prodejní trychtýř, fáze příležitosti ani prognózu příjmů. Pokud je potřebujete, používejte samostatný CRM; úkoly v pracovním prostoru Prodej mohou sloužit k hlídání dohod a termínů, ale nenahrazují reportování prodeje.
Follow-up hlídá termín jen tehdy, když si ho zapíšete
Připomenutí follow-upu můžete připnout k termínu úkolu. Když tento termín změníte, připomenutí se posune spolu s ním; když termín uplyne nebo ho odstraníte, připomenutí bude zrušeno.
Předpokládejme, že Kasia pošle nabídku v pondělí a plánuje další kontakt na pátek v 10:00. V úkolu se zeptá AI asistenta: „Připomeň mi den před termínem tohoto úkolu“. Teprve po kliknutí na „Ano, proveď“ se připomenutí uloží. Pouhá věta v odpovědi AI nestačí - seznam uložených položek zjistíte příkazem „zobraz moje připomenutí“. Můžete mít až 50 aktivních připomenutí.
Ve středu klient přesune rozhovor na příští týden. Kasia změní termín úkolu a připnuté připomenutí jde s ním. Pokud úkol nemá termín, AI asistent navrhne obyčejné připomenutí na konkrétní datum a čas.
Oznámení se zobrazí v otevřené aplikaci. Pokud počítáte i s e-mailem při zavřené aplikaci, administrátor musí nastavit CRON - periodickou úlohu spouštěnou na serveru; bez něj vás aplikace na to upozorní při nastavování připomenutí. Samostatný příklad fungování AI agenta při nereagování ukazuje rozsáhlejší scénář ve vlákně.
V Pro může příchozí e-mail založit úkol
Ve variantě Pro Task Manageru se může příchozí dotaz rovnou stát úkolem s přiřazenou osobou a termínem. Umožňují to moduly Pošta a Automatizace. Nastavíte pravidlo KDYŽ - POKUD - PROVEĎ: jaká událost ho spouští, které e-maily propouští a co se má stát.
Ve čtvrtek přijde na Kasiinu schránku žádost o cenovou nabídku. Pravidlo může vypadat takto: KDYŽ přijde nový e-mail na vybranou schránku, POKUD předmět obsahuje cenov, poptáv, PROVEĎ - vytvoř úkol v pracovním prostoru Prodej, přiřaď Kasii a nastav termín za dva dny. Čárka mezi fragmenty slov zde znamená alternativu; fragment cenov odpovídá různým tvarům slova. V předmětu a popisu úkolu můžete použít proměnné {{mail.temat}}, {{mail.tresc}} a {{mail.nadawca}}, které načítají údaje z přijaté zprávy.
Místo filtru podle předmětu můžete použít podmínku „AI vyhodnotí (vlastní podmínka)“ a zeptat se, zda je zpráva žádostí o nabídku. Model vidí mimo jiné odesílatele, předmět, úryvek obsahu a názvy příloh, ale nenahlíží dovnitř souborů. Při nejistotě odpoví „ne“. Jednoduchý filtr můžete zkombinovat s vyhodnocením AI, abyste omezili počet zpráv posílaných modelu. Obě podmínky pak musí souhlasit.
Úkol vytvořený z e-mailu je propojen s poštovním vláknem. Jde o zkratku k původní korespondenci, nikoli o její zpřístupnění celému týmu. Pokud vložíte obsah e-mailu do popisu úkolu, tento popis uvidí osoby s přístupem k úkolu - zvažte tedy, co jim chcete sdělit.
Automatizace nepřečte termín realizace z obsahu e-mailu ani nevybere obchodníka na základě jeho obsahu. Termín nastavujete jako +N dní a osobu určujete v pravidlu. Před uložením použijte „Testovat“: uvidíte, co by pravidlo udělalo s odpovídajícími událostmi, bez vytváření úkolů a odesílání zpráv. Historie spuštění uchovává po dobu 30 dní i důvody vynechání e-mailů.
Pokud vám poptávky přicházejí z formuláře, podívejte se také na příklad zpracování leadů z formuláře. Tam AI připraví poznámku o poptávce; zde má pravidlo především zajistit, aby e-mail dostal vlastníka a termín.
Platíte za licenci a vlastní používání AI, ne za každého obchodníka měsíčně
Task Manager má trvalou licenci placenou jednorázově za zvolený počet stanovišť, bez předplatného za uživatele. AI vyžaduje váš API klíč a je účtováno přímo u zvoleného poskytovatele modelu, bez přirážky Task Manageru.
| Příklad výběru | Počet osob | Cena licence |
|---|---|---|
| Standard Starter | do 8 | 690 zł |
| Pro Classic | do 20 | 3 990 zł |
V obou variantách je AI asistent pro práci s úkoly a chaty. Pro navíc přidává mimo jiné Poštu a Automatizace potřebné pro scénář s e-mailem; pokud zatím chcete pouze psát návrhy a hlídat termíny u úkolů, můžete začít se Standardem. Srovnání variant Standard a Pro vám pomůže tyto potřeby oddělit.
Cena licence zahrnuje 12 měsíců aktualizací. Po tomto období je další přístup k novým verzím volitelný - pro Pro Classic stojí 1 197 Kč. K účtu si připočítejte vlastní hosting a případné používání AI u OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude nebo xAI Grok. Program funguje i bez AI.
Task Manager instalujete na svém serveru; stačí běžný sdílený hosting splňující požadavky aplikace. Data aplikace jsou na vašem serveru, ale když se ptáte AI asistenta, obsah zvoleného zdroje se odesílá externímu poskytovateli modelu. U nabídek obsahujících data klientů volte zdroje uvážlivě.
Zítra začněte s jednou otevřenou nabídkou
Zítra vyberte jednu nabídku, u které čekáte na odpověď, a založte úkol s datem dalšího kontaktu. Doplňte známé dohody, požádejte AI asistenta o návrh zprávy a o připomenutí den před termínem - a ověřte, zda jste jeho uložení potvrdili.
Pokud vedete menší tým, chcete mít data aplikace na vlastním serveru a neplatit předplatné za každé stanoviště, podívejte se na tento postup v Demo.
Nejčastější dotazy
Napíše mi AI nabídku za mě?
AI asistent připraví návrh z dostupného obsahu vlákna úkolu nebo chatu a může jej sestavit do souboru Word, PDF nebo HTML. Cenu, rozsah a podmínky si před odesláním zkontrolujete sami.
Odešle AI asistent sám e-mail klientovi?
Ne, e-mail připravený AI asistentem vždy vyžaduje vaše potvrzení. Odeslání využívá vaši připojenou schránku v modulu Pošta, dostupném ve variantě Pro; samostatnou cestou je pravidlo Automatizace, které si sami nastavíte a které odesílá e-mail výhradně z vaší schránky.
Jak nastavit follow-up, aby se posouval spolu s termínem?
Požádejte AI asistenta o připomenutí připnuté k termínu úkolu, například „den před termínem“, a potvrďte je tlačítkem „Ano, proveď“. Po změně termínu úkolu se připomenutí posune spolu s ním.
Může e-mail s poptávkou automaticky založit úkol?
Ano, ve variantě Pro může pravidlo Automatizace vytvořit úkol po přijetí e-mailu splňujícího nastavené podmínky. V pravidle určujete pracovní prostor, osobu a termín typu +N dní; program je nevybírá z obsahu zprávy.
Nahradí mi AI v prodeji CRM?
Task Manager nenahradí CRM, pokud potřebujete prodejní trychtýř, fáze příležitosti nebo prognózu příjmů. Můžete však vést záležitosti klientů jako úkoly s konverzací, odpovědnou osobou a termínem v pracovním prostoru Prodej.
Zdroje
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
