Na segunda-feira, Marek, dono de uma empresa de quatro pessoas que instala sistemas fotovoltaicos, enviou quatro propostas. Na sexta-feira, só voltou a contactar dois clientes; do terceiro, soube mais tarde que este tinha estado à espera de contacto. A IA nas vendas de uma pequena empresa não substitui essa conversa, mas pode ajudá-lo a preparar uma proposta a partir de acordos registados e a garantir o próximo passo.
A IA nas vendas começa por um acordo registado
A IA nas vendas ajuda quando tem acesso aos factos de um assunto concreto. Se as condições foram apenas combinadas por telefone, primeiro tem de as registar; o próprio modelo não as recria.
Marek tem um único pedido repartido entre telefone, correio e mensagens no chat. Lembra-se de que o cliente perguntou sobre duas variantes de instalação, mas não registou qual foi escolhida. Pedir à IA uma proposta pronta não resolve essa lacuna. Da mesma forma, o texto "contacte mais tarde" não ajuda se não tiver uma data associada.
Marek cria um tópico separado para cada assunto de cliente. Quando envia uma proposta, regista a data do próximo contacto. Na mensagem seguinte à proposta, refere-se ao que o cliente efetivamente disse. É uma forma de trabalhar, não uma funcionalidade do modelo. Se os acordos da sua equipa circulam entre vários canais, comece por o princípio de um único local para os acordos.
Uma única tarefa dá ao Assistente de IA material para a proposta
No Task Manager, regista os acordos com o cliente no tópico da tarefa, e o Assistente de IA pode preparar um rascunho de proposta com base neles. Lê o conteúdo do tópico e os ficheiros a ele associados, aos quais tem acesso; a tarefa junta a descrição, o prazo, as pessoas atribuídas e a conversa.
Kasia trabalha no workspace Vendas. O workspace é um espaço que agrupa o trabalho e determina o acesso a ele. Na segunda-feira, cria a tarefa "Proposta para o cliente Nord", define o prazo para sexta-feira às 10:00 e prioridade alta. Na descrição, regista o âmbito, e na conversa com a equipa clarifica as condições. Depois de 14 mensagens, não precisa de adivinhar se a última alteração dizia respeito ao preço ou ao prazo.
Kasia clica em "Assistente de IA" por baixo da conversa e pergunta: "Em que ponto ficámos com a Nord? Liste o âmbito, o prazo e as questões por responder". A pergunta coloca o editor em modo privado; a resposta, marcada como "APENAS PARA SI", só é vista por ela. Se o preço não tiver sido mencionado no tópico nem nos anexos, não deve considerar a resposta do modelo como uma tabela de preços aprovada.
Quando alguém altera o prazo de uma tarefa, a alteração, junto com a data anterior, fica registada no respetivo tópico. A cor do cartão mostra se o prazo é hoje, já passou ou ainda está para chegar. Assim, a IA tem diante de si o histórico do assunto, e você pode verificar de onde veio a resposta. Mais exemplos de perguntas encontram-se no plano de utilização de IA numa pequena empresa.
O rascunho da proposta surge da conversa, mas é você quem o aprova
O Assistente de IA pode preparar o conteúdo de uma proposta com base no tópico indicado e compilá-lo para descarregar em Word, PDF ou HTML. O âmbito, o preço e as condições comerciais são verificados por si antes do envio - o rascunho não é uma proposta aprovada.
Kasia pede: "Prepara um Word com o resumo deste tópico: âmbito, prazo acordado e questões a esclarecer". A IA escreve o conteúdo, e o Task Manager compila o ficheiro e mostra o botão de descarregar. Uma folha Excel ou CSV requer dados tabulares.
Depois, Kasia redige um e-mail breve: "Envio o âmbito acordado. Podemos discutir a questão restante na quinta-feira?". A função "Melhorar texto" aperfeiçoa a linguagem no editor, mantendo parágrafos e listas. Não acrescenta factos novos, e pode restaurar a versão anterior. Trata-se de edição de texto, não de uma decisão sobre o que prometer ao cliente.
O Assistente de IA também pode preparar o envio de um e-mail, mas isso requer sempre a sua confirmação. Utiliza a caixa de correio pessoal ligada no módulo Correio, disponível na variante Pro; sem ela, informa que não vai enviar a mensagem. O rascunho e o botão de envio são duas etapas distintas.
O Task Manager não tem funil de vendas, fases de oportunidade nem previsão de receita. Se precisar deles, utilize um CRM separado; as tarefas no workspace Vendas podem servir para controlar acordos e prazos, mas não substituem o relatório de vendas.
O follow-up só controla o prazo se o registar
Pode associar o lembrete de follow-up ao prazo da tarefa. Quando alterar esse prazo, o lembrete acompanha-o; quando o prazo expirar ou o remover, o lembrete é cancelado.
Suponhamos que a Kasia envia uma proposta na segunda-feira e planeia o próximo contacto para sexta-feira às 10:00. Na tarefa, pergunta ao Assistente de IA: "Lembra-me um dia antes do prazo desta tarefa". Só depois de clicar em "Sim, executar" é que o lembrete fica guardado. A simples frase na resposta da IA não basta - a lista dos itens guardados consulta-se com o comando "mostra os meus lembretes". Pode ter até 50 lembretes ativos.
Na quarta-feira o cliente adia a chamada para a semana seguinte. A Kasia altera o prazo da tarefa e o lembrete associado acompanha-o. Se a tarefa não tiver prazo, o Assistente de IA propõe um lembrete comum para uma data e hora concretas.
A notificação aparece na aplicação aberta. Se também quiser receber um e-mail com a aplicação fechada, o administrador tem de configurar o CRON - uma tarefa periódica executada no servidor; sem isso, a aplicação avisa-o ao definir o lembrete. Um exemplo à parte do funcionamento do Agente de IA quando não há resposta mostra um cenário mais desenvolvido na conversa.
No Pro, um e-mail recebido pode criar uma tarefa
Na variante Pro do Task Manager, um pedido recebido pode tornar-se de imediato numa tarefa com responsável e prazo atribuídos. Isto é possível graças aos módulos Correio e Automações. Define a regra QUANDO - SE - EXECUTA: que evento a ativa, que e-mails passam pelo filtro e o que deve acontecer nesse caso.
Na quinta-feira chega à caixa de correio da Kasia um pedido de orçamento. A receita pode ser assim: QUANDO chegar um novo e-mail à caixa indicada, SE o assunto contiver orçament, pedid, EXECUTA - cria uma tarefa no workspace Vendas, atribui à Kasia e define o prazo para daqui a dois dias. A vírgula entre fragmentos de palavras indica aqui uma alternativa; o fragmento orçament corresponde a diferentes formas da palavra. No assunto e na descrição da tarefa pode usar as variáveis {{mail.temat}}, {{mail.tresc}} e {{mail.nadawca}}, que recolhem dados da mensagem recebida.
Em vez de um filtro por assunto, pode usar a condição "A IA avalia (condição personalizada)" e perguntar se a mensagem é um pedido de proposta. O modelo vê, entre outros dados, o remetente, o assunto, um excerto do conteúdo e os nomes dos anexos, mas não acede ao interior dos ficheiros. Em caso de dúvida, responde "não". Pode combinar um filtro simples com a avaliação da IA para limitar o número de mensagens encaminhadas para o modelo. Nesse caso, ambas as condições têm de se verificar.
A tarefa criada a partir de um e-mail fica associada à conversa de correio. Trata-se de um atalho para a correspondência original, não da sua partilha com toda a equipa. Se escrever o conteúdo do e-mail na descrição da tarefa, essa descrição será vista pelas pessoas com acesso à tarefa - decida, portanto, o que pretende partilhar com elas.
A automação não lê o prazo de execução a partir do conteúdo do e-mail nem escolhe o comercial com base nesse conteúdo. O prazo é definido como +N dias e a pessoa é indicada na receita. Antes de guardar, use "Testar": verá o que a regra faria para os eventos correspondentes, sem criar tarefas nem enviar mensagens. O histórico de execuções guarda durante 30 dias também os motivos pelos quais e-mails foram ignorados.
Se os pedidos chegarem através de um formulário, veja também o exemplo de gestão de leads de formulário. Aí, a IA prepara uma nota sobre o pedido; aqui, a regra serve sobretudo para garantir que o e-mail obtém um responsável e um prazo.
Paga a licença e a sua própria utilização da IA, não um valor mensal por cada comercial
O Task Manager tem uma licença vitalícia paga uma única vez, consoante o número de postos escolhido, sem subscrição por utilizador. A IA requer a sua própria chave de API e é faturada diretamente pelo fornecedor do modelo escolhido, sem margem do Task Manager.
| Exemplo de escolha | Número de pessoas | Preço da licença |
|---|---|---|
| Standard Starter | até 8 | 690 zł |
| Pro Classic | até 20 | 3 990 zł |
Em ambas as variantes existe o Assistente de IA para trabalhar com tarefas e conversas. O Pro acrescenta, entre outros, o Correio e as Automações necessários para o cenário com e-mail; se por agora apenas quiser escrever rascunhos e controlar prazos nas tarefas, pode começar pelo Standard. A comparação entre as variantes Standard e Pro ajuda a distinguir estas necessidades.
O preço da licença inclui 12 meses de atualizações. Após esse período, o acesso contínuo a novas versões é opcional - para o Pro Classic custa 1 197 zł. Acrescente à conta o seu próprio alojamento e eventual utilização da IA junto da OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok. O programa funciona também sem IA.
Instala o Task Manager no seu próprio servidor; basta um alojamento partilhado comum que cumpra os requisitos da aplicação. Os dados da aplicação ficam no seu servidor, mas quando faz perguntas ao Assistente de IA, o conteúdo da fonte indicada é enviado para o fornecedor externo do modelo. Em propostas com dados de clientes, escolha as fontes de forma consciente.
Amanhã comece por uma proposta em aberto
Amanhã escolha uma proposta para a qual aguarda resposta e crie uma tarefa com a data do próximo contacto. Acrescente os detalhes conhecidos, peça ao Assistente de IA um rascunho de mensagem e um lembrete um dia antes do prazo - e confirme que ficou guardado.
Se gere uma equipa pequena, quer manter os dados da aplicação no seu próprio servidor e não pagar uma subscrição por cada posto, veja este percurso no Demo.
Perguntas mais frequentes
A IA escreve a proposta por mim?
O Assistente de IA prepara um rascunho a partir do conteúdo disponível no tópico da tarefa ou do chat e pode compilá-lo num ficheiro Word, PDF ou HTML. O preço, o âmbito e as condições são verificados por si antes do envio.
O Assistente de IA envia o e-mail ao cliente sozinho?
Não, o e-mail preparado pelo Assistente de IA requer sempre a sua confirmação. O envio utiliza a sua caixa de correio ligada no módulo Correio, disponível na variante Pro; uma via separada é a receita de Automatização, que você mesmo configura e que envia o e-mail exclusivamente a partir da sua caixa de correio.
Como configurar um follow-up para que se desloque junto com o prazo?
Peça ao Assistente de IA um lembrete associado ao prazo da tarefa, por exemplo "um dia antes do prazo", e confirme com o botão "Sim, executar". Quando o prazo da tarefa for alterado, o lembrete desloca-se junto com ele.
Um e-mail com um pedido de proposta pode criar automaticamente uma tarefa?
Sim, na variante Pro, a receita de Automações pode criar uma tarefa quando chega um e-mail que cumpra as condições definidas. Na receita indica o workspace, a pessoa e o prazo do tipo +N dias; o programa não os escolhe a partir do conteúdo da mensagem.
A IA nas vendas vai substituir o meu CRM?
O Task Manager não substitui um CRM se precisar de um funil de vendas, fases de oportunidade ou previsão de receita. Pode, no entanto, gerir os assuntos dos clientes como tarefas com conversa, pessoa responsável e prazo no workspace Vendas.
Fontes
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
