Am Montag hat Marek, Inhaber eines vierköpfigen Unternehmens für die Installation von Photovoltaikanlagen, vier Angebote verschickt. Am Freitag hat er sich nur bei zwei Kunden zurückgemeldet; vom dritten hörte er später, dass er auf einen Kontakt gewartet hatte. KI im Vertrieb kleiner Unternehmen ersetzt dieses Gespräch nicht, aber sie kann Ihnen helfen, ein Angebot aus festgehaltenen Vereinbarungen vorzubereiten und den nächsten Schritt im Blick zu behalten.
KI im Vertrieb beginnt mit einer festgehaltenen Vereinbarung
KI im Vertrieb hilft dann, wenn sie Zugriff auf die Fakten zu einer konkreten Angelegenheit hat. Wenn die Bedingungen nur am Telefon besprochen wurden, müssen Sie sie zuerst festhalten; das Modell selbst kann sie nicht rekonstruieren.
Marek hat eine Anfrage, die über Telefon, E-Mail und Nachrichten im Messenger verteilt ist. Er erinnert sich, dass der Kunde nach zwei Installationsvarianten gefragt hat, hat aber nicht festgehalten, für welche er sich entschieden hat. Eine Bitte an die KI um ein fertiges Angebot schließt diese Lücke nicht. Ebenso wenig hilft der Text „meldet sich später“, wenn kein Datum dabeisteht.
Marek legt für jede Kundenangelegenheit einen eigenen Thread an. Wenn er ein Angebot verschickt, trägt er das Datum des nächsten Kontakts ein. In der Nachricht nach dem Angebot bezieht er sich auf das, was der Kunde tatsächlich gesagt hat. Das ist eine Arbeitsweise, keine Funktion des Modells. Wenn die Vereinbarungen Ihres Teams zwischen Kanälen hin- und herwandern, beginnen Sie mit der Regel eines einzigen Ortes für Vereinbarungen.
Eine Aufgabe liefert dem KI-Assistenten das Material für ein Angebot
In Task Manager halten Sie Vereinbarungen mit dem Kunden im Thread einer Aufgabe fest, und der KI-Assistent kann darauf basierend einen Angebotsentwurf erstellen. Er liest den Inhalt des Threads und die dazugehörigen Dateien, auf die Sie Zugriff haben; die Aufgabe verbindet Beschreibung, Fälligkeitsdatum, zugewiesene Personen und die Konversation.
Kasia arbeitet im Arbeitsbereich Vertrieb. Ein Arbeitsbereich ist ein Raum, der Arbeit bündelt und den Zugriff darauf regelt. Am Montag legt sie die Aufgabe „Angebot für Kunde Nord“ an, trägt als Fälligkeitsdatum Freitag, 10:00 Uhr ein und setzt die Priorität auf hoch. In der Beschreibung hält sie den Umfang fest, und im Gespräch mit dem Team präzisiert sie die Bedingungen. Nach 14 Nachrichten muss sie nicht raten, ob die letzte Änderung den Preis oder den Termin betraf.
Kasia klickt unter dem Gespräch auf „KI-Assistent“ und fragt: „Wo stehen wir mit Nord? Liste Umfang, Termin und offene Fragen auf“. Die Frage schaltet den Editor in einen privaten Modus; die Antwort mit der Kennzeichnung „NUR FÜR SIE“ sieht nur sie. Wenn der Preis weder im Thread noch in den Anhängen genannt wurde, sollte sie die Antwort des Modells nicht als bestätigte Preisliste behandeln.
Wenn jemand das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe verschiebt, wird die Änderung zusammen mit dem vorherigen Datum in ihrem Thread festgehalten. Die Farbe der Karte zeigt, ob der Termin heute ist, verstrichen ist oder erst bevorsteht. Die KI hat also die Vorgeschichte der Angelegenheit vor sich, und Sie können nachvollziehen, woher die Antwort stammt. Weitere Beispiele für Fragen finden Sie im Plan zur Nutzung von KI in kleinen Unternehmen.
Der Angebotsentwurf entsteht aus dem Gespräch, aber Sie bestätigen ihn
Der KI-Assistent kann den Inhalt eines Angebots auf Basis eines angegebenen Threads vorbereiten und ihn als Word-, PDF- oder HTML-Datei zum Download zusammenstellen. Umfang, Preis und Geschäftsbedingungen prüfen Sie vor dem Versand - der Entwurf ist kein bestätigtes Angebot.
Kasia bittet: „Erstelle ein Word-Dokument mit einer Zusammenfassung dieses Threads: Umfang, vereinbarter Termin und noch zu klärende Fragen“. Die KI schreibt den Inhalt, und Task Manager erstellt die Datei und zeigt eine Download-Schaltfläche. Eine Excel-Tabelle oder CSV erfordert tabellarische Daten.
Danach formuliert Kasia eine kurze E-Mail: „Anbei der vereinbarte Umfang. Können wir die verbliebene Frage am Donnerstag besprechen?“. Die Funktion „Text verbessern“ verbessert die Sprache im Editor und behält dabei Absätze und Listen bei. Sie fügt keine neuen Fakten hinzu, und Sie können die vorherige Version wiederherstellen. Das ist redaktionelle Bearbeitung, keine Entscheidung darüber, was dem Kunden versprochen wird.
Der KI-Assistent kann auch den Versand einer E-Mail vorbereiten, benötigt dafür aber immer Ihre Bestätigung. Er nutzt das persönliche Postfach, das im Modul E-Mail verbunden ist, verfügbar im Pro-Paket; ohne dieses informiert er, dass er die Nachricht nicht versenden wird. Entwurf und Sende-Schaltfläche sind zwei getrennte Schritte.
Task Manager hat weder einen Vertriebstrichter noch Phasen einer Verkaufschance noch eine Umsatzprognose. Wenn Sie diese benötigen, nutzen Sie ein separates CRM; Aufgaben im Arbeitsbereich Vertrieb können dazu dienen, Vereinbarungen und Termine im Blick zu behalten, ersetzen aber kein Vertriebsreporting.
Der Follow-up wacht über den Termin nur, wenn Sie ihn festhalten
Eine Erinnerung an ein Follow-up können Sie an das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe anheften. Wenn Sie dieses Datum ändern, verschiebt sich die Erinnerung mit; läuft das Datum ab oder löschen Sie es, wird die Erinnerung storniert.
Nehmen wir an, Kasia verschickt am Montag ein Angebot und plant den nächsten Kontakt für Freitag, 10:00 Uhr. In der Aufgabe fragt sie den KI-Assistenten: „Erinnere mich einen Tag vor dem Fälligkeitsdatum dieser Aufgabe.“ Erst nach dem Klick auf „Ja, ausführen“ wird die Erinnerung gespeichert. Der bloße Satz in der KI-Antwort reicht nicht aus - die Liste der gespeicherten Einträge sehen Sie mit dem Befehl „zeig mir meine Erinnerungen“. Sie können bis zu 50 aktive Erinnerungen haben.
Am Mittwoch verschiebt der Kunde das Gespräch auf die nächste Woche. Kasia ändert das Fälligkeitsdatum der Aufgabe, und die angeheftete Erinnerung folgt ihr. Hat die Aufgabe kein Fälligkeitsdatum, schlägt der KI-Assistent eine gewöhnliche Erinnerung für ein konkretes Datum und eine konkrete Uhrzeit vor.
Die Benachrichtigung erscheint in der geöffneten Anwendung. Wenn Sie auch bei geschlossener Anwendung auf eine E-Mail zählen, muss der Administrator CRON konfigurieren - eine wiederkehrende Aufgabe, die auf dem Server ausgeführt wird; ohne diese Einrichtung warnt die Anwendung Sie beim Festlegen der Erinnerung. Ein separates Beispiel zur Funktionsweise des KI-Agenten bei ausbleibender Antwort zeigt ein umfangreicheres Szenario in einem Thread.
In Pro kann eine eingehende E-Mail eine Aufgabe anlegen
In der Pro-Variante von Task Manager kann eine eingehende Anfrage direkt zu einer Aufgabe mit zugewiesener Person und Fälligkeitsdatum werden. Das ermöglichen die Module E-Mail und Automatisierungen. Sie legen eine Regel GDY - JEŚLI - WYKONAJ (WENN - FALLS - FÜHRE AUS) fest: welches Ereignis sie auslöst, welche E-Mails sie durchlässt und was dann geschehen soll.
Am Donnerstag geht auf Kasias Postfach eine Anfrage nach einem Angebot ein. Die Automatisierungsregel könnte so aussehen: WENN eine neue E-Mail an das angegebene Postfach eingeht, FALLS der Betreff wycen, zapytani enthält, FÜHRE AUS - erstelle eine Aufgabe im Arbeitsbereich Verkauf, weise sie Kasia zu und setze das Fälligkeitsdatum auf zwei Tage später. Das Komma zwischen den Wortfragmenten steht hier für eine Alternative; das Fragment wycen passt zu verschiedenen Wortformen. Im Betreff und in der Beschreibung der Aufgabe können Sie die Variablen {{mail.temat}}, {{mail.tresc}} und {{mail.nadawca}} verwenden, die Daten aus der empfangenen Nachricht übernehmen.
Statt eines Filters nach Betreff können Sie die Bedingung „KI bewertet (eigene Bedingung)“ verwenden und fragen, ob die Nachricht eine Angebotsanfrage ist. Das Modell sieht u. a. Absender, Betreff, einen Ausschnitt des Inhalts und die Namen der Anhänge, schaut aber nicht in die Dateien hinein. Bei Unsicherheit antwortet es mit „nein“. Sie können einen einfachen Filter mit der KI-Bewertung kombinieren, um die Anzahl der an das Modell weitergeleiteten Nachrichten zu begrenzen. Dann müssen beide Bedingungen zutreffen.
Eine aus einer E-Mail erstellte Aufgabe ist mit dem E-Mail-Thread verknüpft. Das ist eine Verknüpfung zur ursprünglichen Korrespondenz, keine Freigabe für das gesamte Team. Wenn Sie den Inhalt der E-Mail in die Aufgabenbeschreibung eintragen, sehen diese Beschreibung alle Personen mit Zugriff auf die Aufgabe - entscheiden Sie also, was Sie ihnen mitteilen möchten.
Die Automatisierung liest das Fälligkeitsdatum nicht aus dem Inhalt der E-Mail aus und wählt auch keinen Vertriebsmitarbeiter anhand des Inhalts aus. Das Fälligkeitsdatum legen Sie als +N Tage fest, die Person bestimmen Sie in der Automatisierungsregel. Nutzen Sie vor dem Speichern „Testen“: Sie sehen, was die Regel bei passenden Ereignissen tun würde, ohne Aufgaben anzulegen oder Nachrichten zu versenden. Der Ausführungsverlauf speichert 30 Tage lang auch die Gründe, warum E-Mails übersprungen wurden.
Wenn Anfragen über ein Formular eingehen, sehen Sie auch das Beispiel zur Bearbeitung von Formular-Leads. Dort bereitet die KI eine Notiz zur Anfrage vor; hier soll die Regel vor allem dafür sorgen, dass die E-Mail einen Verantwortlichen und ein Fälligkeitsdatum erhält.
Sie zahlen für die Lizenz und Ihre eigene KI-Nutzung, nicht für jeden Vertriebsmitarbeiter monatlich
Task Manager hat eine Dauerlizenz, die einmalig für die gewählte Anzahl an Arbeitsplätzen bezahlt wird, ohne Abo pro Nutzer. Die KI erfordert Ihren eigenen API-Schlüssel und wird direkt beim gewählten Modellanbieter abgerechnet, ohne Aufschlag durch Task Manager.
| Beispielhafte Auswahl | Anzahl der Personen | Lizenzpreis |
|---|---|---|
| Standard Starter | bis 8 | 690 zł |
| Pro Classic | bis 20 | 3 990 zł |
In beiden Varianten ist der KI-Assistent für die Arbeit mit Aufgaben und Chats enthalten. Pro fügt u. a. E-Mail und Automatisierungen hinzu, die für das Mail-Szenario benötigt werden; wenn Sie vorerst nur Entwürfe schreiben und Fälligkeitsdaten von Aufgaben im Blick behalten möchten, können Sie mit Standard beginnen. Der Vergleich der Varianten Standard und Pro hilft Ihnen, diese Bedürfnisse zu trennen.
Der Lizenzpreis umfasst 12 Monate Updates. Nach diesem Zeitraum ist der weitere Zugang zu neuen Versionen optional - für Pro Classic kostet die Update-Verlängerung 1.197 PLN. Rechnen Sie zusätzlich Ihr eigenes Hosting und die eventuelle KI-Nutzung bei OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oder xAI Grok ein. Das Programm funktioniert auch ohne KI.
Task Manager installieren Sie auf Ihrem eigenen Server; ein gewöhnliches Shared Hosting, das die Anforderungen der Anwendung erfüllt, genügt. Die Anwendungsdaten liegen auf Ihrem Server, aber wenn Sie den KI-Assistenten befragen, gelangt der Inhalt der angegebenen Quelle an den externen Modellanbieter. Wählen Sie bei Angeboten mit Kundendaten die Quellen bewusst aus.
Beginnen Sie morgen mit einem offenen Angebot
Wählen Sie morgen ein Angebot aus, auf dessen Antwort Sie warten, und legen Sie eine Aufgabe mit dem Datum des nächsten Kontakts an. Ergänzen Sie bekannte Vereinbarungen, bitten Sie den KI-Assistenten um einen Nachrichtenentwurf sowie um eine Erinnerung einen Tag vor dem Termin - und prüfen Sie, ob Sie deren Speicherung bestätigt haben.
Wenn Sie ein kleines Team leiten, die Anwendungsdaten auf Ihrem eigenen Server behalten möchten und nicht pro Arbeitsplatz ein Abo zahlen wollen, sehen Sie sich diesen Ablauf in der Demo an.
Häufig gestellte Fragen
Schreibt die KI ein Angebot für mich?
Der KI-Assistent erstellt einen Entwurf aus dem verfügbaren Inhalt des Aufgaben-Threads oder Chats und kann ihn als Word-, PDF- oder HTML-Datei zusammenstellen. Preis, Umfang und Bedingungen prüfen Sie selbst vor dem Versand.
Verschickt der KI-Assistent die E-Mail selbstständig an den Kunden?
Nein, die vom KI-Assistenten vorbereitete E-Mail erfordert immer Ihre Bestätigung. Der Versand nutzt Ihr verbundenes Postfach im Modul E-Mail, verfügbar im Pro-Paket; einen separaten Weg bietet die Automatisierungsregel, die Sie selbst anlegen und die eine E-Mail ausschließlich aus Ihrem eigenen Postfach verschickt.
Wie stelle ich einen Follow-up ein, der sich mit dem Fälligkeitsdatum verschiebt?
Bitten Sie den KI-Assistenten um eine Erinnerung, die an das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe geheftet ist, zum Beispiel „einen Tag vor Fälligkeit“, und bestätigen Sie sie mit der Schaltfläche „Ja, ausführen“. Nach einer Änderung des Fälligkeitsdatums der Aufgabe verschiebt sich die Erinnerung mit.
Kann eine E-Mail mit einer Angebotsanfrage automatisch eine Aufgabe anlegen?
Ja, in der Pro-Variante kann eine Automatisierungsregel eine Aufgabe erstellen, sobald eine E-Mail eingeht, die die festgelegten Bedingungen erfüllt. In der Regel geben Sie Arbeitsbereich, Person und Fälligkeitsdatum als +N Tage an; das Programm wählt diese nicht aus dem Inhalt der Nachricht aus.
Ersetzt KI im Vertrieb mein CRM?
Task Manager ersetzt kein CRM, wenn Sie einen Vertriebstrichter, Phasen einer Verkaufschance oder eine Umsatzprognose benötigen. Sie können jedoch Kundenangelegenheiten als Aufgaben mit Konversation, verantwortlicher Person und Fälligkeitsdatum im Arbeitsbereich Vertrieb führen.
Quellen
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
