Lunedì Marek, titolare di un'azienda di quattro persone che installa impianti fotovoltaici, ha inviato quattro offerte. Venerdì è tornato a contattare solo due clienti; dal terzo ha poi saputo che stava aspettando un contatto. L'AI nelle vendite di una piccola impresa non sostituisce quella conversazione, ma può aiutarti a preparare un'offerta partendo da accordi registrati e a vigilare sul passo successivo.
L'AI nelle vendite parte da un accordo messo per iscritto
L'AI nelle vendite aiuta quando ha accesso ai fatti relativi a una pratica concreta. Se le condizioni sono state definite solo per telefono, devi prima metterle per iscritto; il modello da solo non le ricostruisce.
Marek ha un'unica richiesta distribuita tra telefono, posta e messaggi su un comunicatore. Ricorda che il cliente chiedeva di due varianti di impianto, ma non ha annotato quale abbia scelto. Chiedere all'AI un'offerta pronta non colmerà questa lacuna. Allo stesso modo non aiuta il testo "ricontattami più avanti", se non è accompagnato da una data.
Marek apre una discussione separata per ogni pratica cliente. Quando invia un'offerta, annota la data del contatto successivo. Nel messaggio successivo all'offerta fa riferimento a ciò che il cliente ha effettivamente detto. È un modo di lavorare, non una funzione del modello. Se gli accordi del tuo team girano tra più canali, inizia dalla regola di un unico luogo per gli accordi.
Un'unica attività fornisce all'Assistente AI il materiale per l'offerta
In Task Manager registri gli accordi con il cliente nella discussione dell'attività, e l'Assistente AI può preparare su questa base una bozza di offerta. Legge il contenuto della discussione e i file ad essa allegati, a cui hai accesso; l'attività unisce descrizione, scadenza, persone assegnate e conversazione.
Kasia lavora nello spazio di lavoro Vendite. Lo spazio di lavoro è un ambito che raggruppa il lavoro e ne definisce l'accesso. Lunedì crea l'attività "Offerta per il cliente Nord", imposta la scadenza a venerdì alle 10:00 e la priorità alta. Nella descrizione annota l'ambito, e nella conversazione con il team precisa le condizioni. Dopo 14 messaggi non deve indovinare se l'ultima modifica riguardava il prezzo o la scadenza.
Kasia clicca su "Assistente AI" sotto la conversazione e chiede: "A che punto siamo con Nord? Elenca ambito, scadenza e questioni senza risposta". La domanda fa passare l'editor in modalità privata; la risposta contrassegnata "SOLO PER TE" la vede solo lei. Se il prezzo non è stato menzionato nella discussione né negli allegati, non dovrebbe considerare la risposta del modello come un listino prezzi approvato.
Quando qualcuno sposta la scadenza di un'attività, la modifica, insieme alla data precedente, viene registrata nella sua discussione. Il colore della scheda mostra se la scadenza è oggi, è già passata o deve ancora arrivare. L'AI ha quindi davanti a sé la cronologia della pratica, e tu puoi verificare da dove viene la risposta. Altri esempi di domande li trovi nel piano di utilizzo dell'AI in una piccola impresa.
La bozza dell'offerta nasce dalla conversazione, ma sei tu ad approvarla
L'Assistente AI può preparare il contenuto di un'offerta partendo da una discussione indicata e comporla come file scaricabile in Word, PDF o HTML. Ambito, prezzo e condizioni commerciali li controlli prima dell'invio: la bozza non è un'offerta approvata.
Kasia chiede: "Prepara un Word con il riepilogo di questa discussione: ambito, scadenza concordata e domande da chiarire". L'AI scrive il testo, e Task Manager compone il file e mostra il pulsante di download. Un foglio Excel o CSV richiede dati tabellari.
Poi Kasia compone una breve email: "Ti invio l'ambito concordato. Possiamo discutere la domanda rimasta in sospeso giovedì?". La funzione "Migliora il testo" corregge la lingua nell'editor, mantenendo paragrafi ed elenchi. Non aggiunge nuovi fatti, e puoi ripristinare la versione precedente. È una revisione del testo, non una decisione su cosa promettere al cliente.
L'Assistente AI può anche preparare l'invio di un'email, ma richiede sempre la tua conferma. Usa la casella personale collegata nel modulo Posta, disponibile nella versione Pro; senza di essa ti informerà che non invierà il messaggio. Bozza e pulsante di invio sono due fasi distinte.
Task Manager non ha un funnel di vendita, fasi di opportunità né previsioni di fatturato. Se ti servono, usa un CRM separato; le attività nello spazio di lavoro Vendite possono servire a tenere sotto controllo accordi e scadenze, ma non sostituiscono il reporting delle vendite.
Il follow-up controlla la scadenza solo se la registri
Puoi collegare il promemoria di follow-up alla scadenza dell'attività. Se cambi questa scadenza, il promemoria si sposterà insieme ad essa; se la scadenza passa oppure la elimini, il promemoria viene annullato.
Supponiamo che Kasia invii un'offerta lunedì e pianifichi il contatto successivo per venerdì alle 10:00. Nell'attività chiede all'Assistente AI: "Ricordami un giorno prima della scadenza di questa attività". Solo dopo aver cliccato "Sì, esegui" il promemoria viene salvato. La semplice frase nella risposta dell'AI non basta - l'elenco delle voci salvate puoi controllarlo con il comando "mostra i miei promemoria". Puoi avere fino a 50 promemoria attivi.
Mercoledì il cliente rimanda la chiamata alla settimana successiva. Kasia cambia la scadenza dell'attività e il promemoria collegato la segue. Se l'attività non ha una scadenza, l'Assistente AI proporrà un normale promemoria per una data e un'ora specifiche.
La notifica compare nell'applicazione aperta. Se contavi anche su un'e-mail quando l'applicazione è chiusa, l'amministratore deve configurare il CRON - un'attività ciclica eseguita sul server; senza di esso l'applicazione ti avviserà durante l'impostazione del promemoria. Un esempio separato - esempio di funzionamento dell'Agente AI in assenza di risposta - mostra uno scenario più articolato in una discussione.
In Pro un'e-mail in arrivo può creare un'attività
Nella variante Pro di Task Manager una richiesta in arrivo può diventare subito un'attività con una persona assegnata e una scadenza. Lo permettono i moduli Posta e Automazioni. Stabilisci una regola QUANDO - SE - ESEGUI: quale evento la attiva, quali e-mail vengono considerate e cosa deve succedere.
Giovedì sulla casella di Kasia arriva una richiesta di preventivo. La regola può essere così: QUANDO arriva una nuova e-mail alla casella indicata, SE l'oggetto contiene preventiv, richiest, ESEGUI - crea un'attività nello spazio di lavoro Vendite, assegna Kasia e imposta la scadenza tra due giorni. La virgola tra i frammenti di parole indica qui un'alternativa; il frammento preventiv corrisponde a varie forme della parola. Nell'oggetto e nella descrizione dell'attività puoi usare le variabili {{mail.temat}}, {{mail.tresc}} e {{mail.nadawca}}, che recuperano i dati dal messaggio ricevuto.
Invece di un filtro sull'oggetto puoi usare la condizione "L'AI valuta (condizione personalizzata)" e chiedere se il messaggio è una richiesta di offerta. Il modello vede tra l'altro il mittente, l'oggetto, un frammento del contenuto e i nomi degli allegati, ma non guarda dentro i file. In caso di incertezza risponde "no". Puoi combinare un filtro semplice con la valutazione dell'AI per limitare il numero di messaggi inviati al modello. In tal caso entrambe le condizioni devono essere soddisfatte.
Un'attività creata da un'e-mail è collegata a una discussione di posta. È un collegamento rapido alla corrispondenza originale, non una condivisione di quest'ultima con tutto il team. Se inserisci il testo dell'e-mail nella descrizione dell'attività, questa descrizione sarà visibile alle persone che hanno accesso all'attività - decidi quindi cosa vuoi comunicare loro.
L'automazione non legge la scadenza dal contenuto dell'e-mail né sceglie il commerciale in base al suo contenuto. La scadenza la imposti come +N giorni, e la persona la indichi nella regola. Prima di salvare usa "Testa": vedrai cosa farebbe la regola per gli eventi corrispondenti, senza creare attività né inviare messaggi. La cronologia delle esecuzioni conserva per 30 giorni anche i motivi per cui le e-mail sono state ignorate.
Se le segnalazioni arrivano da un modulo, consulta anche l'esempio di gestione dei lead da modulo. Lì l'AI prepara una nota sulla segnalazione; qui invece la regola serve soprattutto ad assicurare che l'e-mail abbia un responsabile e una scadenza.
Paghi per la licenza e per l'uso dell'AI che fai tu, non per ogni commerciale ogni mese
Task Manager ha una licenza perpetua pagata una sola volta per il numero di postazioni scelto, senza abbonamento per utente. L'AI richiede la tua chiave API ed è fatturata direttamente dal fornitore del modello scelto, senza margine da parte di Task Manager.
| Scelta di esempio | Numero di persone | Prezzo della licenza |
|---|---|---|
| Standard Starter | fino a 8 | 690 zł |
| Pro Classic | fino a 20 | 3 990 zł |
In entrambe le varianti è presente l'Assistente AI per lavorare su attività e chat. Pro aggiunge tra l'altro Posta e Automazioni necessarie per lo scenario con l'e-mail; se per ora vuoi solo scrivere bozze e tenere sotto controllo le scadenze delle attività, puoi iniziare da Standard. Il confronto tra le varianti Standard e Pro ti aiuterà a distinguere queste esigenze.
Il prezzo della licenza comprende 12 mesi di aggiornamenti. Dopo questo periodo, l'accesso continuo alle nuove versioni è facoltativo - per Pro Classic costa 1.197 zł. Al conto aggiungi il tuo hosting ed eventuale uso dell'AI presso OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok. Il programma funziona anche senza AI.
Installi Task Manager sul tuo server; basta un normale hosting condiviso che soddisfi i requisiti dell'applicazione. I dati dell'applicazione sono sul tuo server, ma quando interroghi l'Assistente AI, il contenuto della fonte indicata viene inviato a un fornitore esterno del modello. Per le offerte contenenti dati dei clienti, scegli le fonti con consapevolezza.
Domani inizia da un'offerta aperta
Domani scegli un'offerta per cui aspetti una risposta e crea un'attività con la data del prossimo contatto. Aggiungi gli accordi noti, chiedi all'Assistente AI una bozza di messaggio e un promemoria un giorno prima della scadenza - e verifica di aver confermato il suo salvataggio.
Se gestisci un piccolo team, vuoi tenere i dati dell'applicazione sul tuo server e non pagare un abbonamento per ogni postazione, guarda questo percorso nella Demo.
Domande frequenti
L'AI scriverà l'offerta al posto mio?
L'Assistente AI prepara una bozza partendo dal contenuto disponibile nella discussione dell'attività o della chat e può comporla in un file Word, PDF o HTML. Prezzo, ambito e condizioni li controlli tu stesso prima dell'invio.
L'Assistente AI invia da solo l'email al cliente?
No, l'email preparata dall'Assistente AI richiede sempre la tua conferma. L'invio utilizza la tua casella collegata nel modulo Posta, disponibile nella versione Pro; un percorso separato è la regola di Automazioni, che imposti tu stesso e che invia l'email esclusivamente dalla tua casella.
Come impostare un follow-up che si sposti insieme alla scadenza?
Chiedi all'Assistente AI un promemoria agganciato alla scadenza dell'attività, ad esempio "un giorno prima della scadenza", e confermalo con il pulsante "Sì, esegui". Dopo aver cambiato la scadenza dell'attività, il promemoria si sposterà insieme ad essa.
Un'email con una richiesta di offerta può creare automaticamente un'attività?
Sì, nella variante Pro la regola di Automazioni può creare un'attività quando arriva un'e-mail che soddisfa le condizioni impostate. Nella regola indichi lo spazio di lavoro, la persona e la scadenza del tipo +N giorni; il programma non li sceglie dal contenuto del messaggio.
L'AI nelle vendite sostituirà il mio CRM?
Task Manager non sostituisce un CRM se ti serve un funnel di vendita, fasi di opportunità o previsioni di fatturato. Puoi invece gestire le pratiche dei clienti come attività con una conversazione, una persona responsabile e una scadenza nello spazio di lavoro Vendite.
Fonti
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
