Hétfőn Marek, egy négyfős napelemes rendszereket telepítő cég tulajdonosa, négy ajánlatot küldött ki. Péntekre csak két ügyféllel vette fel újra a kapcsolatot; a harmadiktól később hallotta, hogy várta a megkeresést. Az AI a kisvállalati értékesítésben nem pótolja ezt a beszélgetést, de segíthet az ajánlatot a rögzített megállapodásokból elkészíteni, és figyelni a következő lépést.
Az AI az értékesítésben egy rögzített megállapodással kezdődik
Az AI az értékesítésben akkor segít, ha hozzáfér egy adott ügy tényeihez. Ha a feltételek kizárólag telefonon hangzottak el, előbb rögzítened kell azokat; maga a modell nem rekonstruálja őket.
Mareknek egy megkeresése oszlik meg telefon, levelezés és egy üzenetküldő alkalmazás között. Emlékszik, hogy az ügyfél két telepítési változatról kérdezett, de nem jegyezte fel, melyiket választotta. Az, hogy kész ajánlatot kér az AI-tól, nem oldja meg ezt a hiányt. Hasonlóképp nem segít a „jelentkezz később” szöveg sem, ha nincs mellette dátum.
Marek minden ügyfélügynek külön beszélgetésszálat nyit. Amikor ajánlatot küld, beírja a következő kapcsolatfelvétel dátumát. Az ajánlat utáni üzenetben arra hivatkozik, amit az ügyfél valóban mondott. Ez egy munkamódszer, nem a modell funkciója. Ha a csapatod megállapodásai több csatorna között keringenek, kezdd az egy hely elvével a megállapodásokhoz.
Egyetlen feladat adja az AI-asszisztensnek az ajánlathoz szükséges anyagot
A Task Managerben az ügyféllel kötött megállapodásokat a feladat beszélgetésszálában rögzíted, és az AI-asszisztens ezek alapján készítheti el az ajánlat vázlatát. Elolvassa a szál tartalmát és a hozzá csatolt, általad elérhető fájlokat; a feladat összeköti a leírást, a határidőt, a hozzárendelt személyeket és a beszélgetést.
Kasia az Értékesítés munkaterületen dolgozik. A munkaterület egy olyan tér, amely csoportosítja a munkát és meghatározza a hozzáférést hozzá. Hétfőn létrehozza az „Ajánlat Nord ügyfélnek” feladatot, határidőként péntek 10:00-t ad meg, és magas prioritást állít be. A leírásban rögzíti a terjedelmet, a csapattal folytatott beszélgetésben pedig pontosítja a feltételeket. 14 üzenet után nem kell találgatnia, hogy az utolsó változtatás az árra vagy a határidőre vonatkozott-e.
Kasia a beszélgetés alatt az „AI-asszisztens” gombra kattint, és megkérdezi: „Hol tartunk a Nord ügyben? Sorold fel a terjedelmet, a határidőt és a megválaszolatlan kérdéseket.” A kérdés privát módba kapcsolja a szerkesztőt; a „CSAK NEKED” jelölésű választ csak ő látja. Ha az ár sem a szálban, sem a mellékletekben nem hangzott el, nem szabad a modell válaszát jóváhagyott árlistaként kezelnie.
Amikor valaki elmozdítja a feladat határidejét, a változás az előző dátummal együtt elmentődik a szálban. A kártya színe mutatja, hogy a határidő ma van-e, lejárt-e, vagy még csak ezután jön el. Az AI-nak így az ügy teljes története a rendelkezésére áll, te pedig ellenőrizheted, honnan ered a válasz. További kérdéspéldákat az AI kisvállalati használatának tervében találsz.
Az ajánlat vázlata a beszélgetésből születik, de te hagyod jóvá
Az AI-asszisztens a megadott szál alapján elkészítheti az ajánlat szövegét, és letölthető formában összeállíthatja Word, PDF vagy HTML fájlként. A terjedelmet, az árat és az üzleti feltételeket küldés előtt ellenőrizned kell - a vázlat nem jóváhagyott ajánlat.
Kasia megkéri: „Készíts egy Word dokumentumot ennek a szálnak az összefoglalásával: terjedelem, egyeztetett határidő és tisztázandó kérdések.” Az AI megírja a szöveget, a Task Manager pedig összeállítja a fájlt, és megjeleníti a letöltés gombot. Excel vagy CSV táblázathoz táblázatos adatokra van szükség.
Ezután Kasia megfogalmaz egy rövid levelet: „Küldöm az egyeztetett terjedelmet. Megbeszélhetjük a fennmaradó kérdést csütörtökön?”. A „Szöveg csinosítása” funkció javítja a nyelvezetet a szerkesztőben, megőrizve a bekezdéseket és listákat. Nem ad hozzá új tényeket, és az előző verziót vissza tudod állítani. Ez szövegszerkesztés, nem döntés arról, mit ígérjünk az ügyfélnek.
Az AI-asszisztens elő is készítheti az e-mail kiküldését, de ehhez mindig a te jóváhagyásod szükséges. A Levelezés modulban - amely a Pro csomagban érhető el - csatlakoztatott személyes postafiókodat használja; enélkül jelzi, hogy nem fogja elküldeni az üzenetet. A vázlat és a küldés gombja két különálló lépés.
A Task Managerben nincs értékesítési tölcsér, lehetőség-szakasz vagy bevételi előrejelzés. Ha ezekre szükséged van, használj külön CRM-et; az Értékesítés munkaterület feladatai a megállapodások és határidők nyomon követésére szolgálhatnak, de nem helyettesítik az értékesítési riportálást.
A follow-up csak akkor figyeli a határidőt, ha rögzíted
Az utókövetésre vonatkozó emlékeztetőt rögzítheted a feladat határidejéhez. Ha módosítod ezt a határidőt, az emlékeztető vele együtt eltolódik; ha a határidő lejár vagy törlöd, az emlékeztető visszavonásra kerül.
Tegyük fel, hogy Kasia hétfőn küldi el az ajánlatot, és pénteken 10:00-ra tervezi a következő kapcsolatfelvételt. A feladatban megkérdezi az AI-asszisztenst: „Emlékeztess egy nappal e feladat határideje előtt”. Csak az „Igen, végrehajtás” gombra kattintás után kerül mentésre az emlékeztető. Maga az AI válaszában szereplő mondat nem elég - a mentett elemek listáját a „mutasd az emlékeztetőimet” paranccsal ellenőrizheted. Legfeljebb 50 aktív emlékeztetőd lehet.
Szerdán az ügyfél a következő hétre halasztja a beszélgetést. Kasia módosítja a feladat határidejét, és a hozzá rögzített emlékeztető követi azt. Ha a feladatnak nincs határideje, az AI-asszisztens egy egyszerű emlékeztetőt javasol adott dátumra és időpontra.
Az értesítés a megnyitott alkalmazásban jelenik meg. Ha e-mailre is számítasz zárt alkalmazás esetén, az adminisztrátornak be kell állítania a CRON-t - ez a szerveren futó, időzített feladat; enélkül az alkalmazás figyelmeztet az emlékeztető beállításakor. Egy külön példa az AI-ügynök működésére válasz hiányában egy bővebb forgatókönyvet mutat be egy beszélgetésszálban.
Pro csomagban egy beérkező e-mail létrehozhat egy feladatot
A Task Manager Pro változatában egy beérkező megkeresés azonnal feladattá válhat, hozzárendelt személlyel és határidővel. Ezt a Levelezés és az Automatizálások modulok teszik lehetővé. A szabályt a HA - AMENNYIBEN - HAJTSD VÉGRE logika szerint állítod be: milyen esemény indítja el, mely e-maileket engedi át, és mi történjen ekkor.
Csütörtökön Kasia postafiókjába egy árajánlat-kérés érkezik. Az automatizálási szabály így nézhet ki: HA új e-mail érkezik a megadott postafiókba, AMENNYIBEN a tárgy tartalmazza a wycen, zapytani szót, HAJTSD VÉGRE - hozz létre feladatot az Értékesítés munkaterületen, rendeld hozzá Kasiát, és állíts be két nap múlva esedékes határidőt. A vessző a szótöredékek között itt vagylagosságot jelent; a wycen töredék a szó különböző ragozott alakjaira is illeszkedik. A feladat tárgyában és leírásában használhatod a {{mail.temat}}, {{mail.tresc}} és {{mail.nadawca}} változókat, amelyek a beérkezett üzenetből veszik az adatokat.
A tárgy szerinti szűrő helyett használhatod az „AI értékeli (saját feltétel)” beállítást, és megkérdezheted, hogy az üzenet ajánlatkérés-e. A modell többek között a feladót, a tárgyat, a tartalom egy részletét és a mellékletek nevét látja, de nem nyitja meg a fájlok tartalmát. Bizonytalanság esetén „nem” választ ad. Egyszerű szűrőt és AI-értékelést is kombinálhatsz, hogy csökkentsd a modellhez eljutó üzenetek számát. Ilyenkor mindkét feltételnek teljesülnie kell.
A mailből létrehozott feladat kapcsolódik a levelezési beszélgetésszálhoz. Ez egy hivatkozás az eredeti levelezésre, nem pedig annak megosztása az egész csapattal. Ha a mail tartalmát beírod a feladat leírásába, ezt a leírást látni fogják a feladathoz hozzáféréssel rendelkező személyek - döntsd el tehát, mit szeretnél velük megosztani.
Az automatizálás nem olvassa ki a teljesítési határidőt a mail tartalmából, és nem választja ki az értékesítőt annak alapján sem. A határidőt +N nap formában állítod be, a személyt pedig a szabályban jelölöd ki. Mentés előtt használd a „Tesztelés” funkciót: megnézheted, mit tenne a szabály a megfelelő eseményekkel, anélkül, hogy feladatok jönnének létre vagy üzenetek mennének ki. A futások előzményei 30 napig megőrzik a kihagyott mailek okait is.
Ha a megkeresések űrlapról érkeznek, nézd meg ezt is: példa az űrlapról érkező leadek kezelésére. Ott az AI jegyzetet készít a megkeresésről; itt a szabály elsősorban azt biztosítja, hogy a mail kapjon felelőst és határidőt.
A licencért és a saját AI-használatért fizetsz, nem minden értékesítő után havonta
A Task Manager örökös licenccel rendelkezik, amelyet egyszeri díjként fizetsz ki a kiválasztott munkahelyek számára, felhasználónkénti előfizetés nélkül. Az AI-hoz saját API-kulcs szükséges, és közvetlenül a kiválasztott modellszolgáltatónál kerül elszámolásra, a Task Manager árrése nélkül.
| Egy példa választás | Létszám | Licenc ára |
|---|---|---|
| Standard Starter | 8-ig | 690 zł |
| Pro Classic | 20-ig | 3 990 zł |
Mindkét változatban elérhető az AI-asszisztens a feladatokkal és csevegésekkel végzett munkához. A Pro ezen felül olyan modulokat ad hozzá, mint a Levelezés és az Automatizálások, amelyek a mailes forgatókönyvhöz szükségesek; ha egyelőre csak vázlatokat szeretnél írni és a feladatok határidejére figyelni, kezdheted a Standarddal is. A Standard és Pro változatok összehasonlítása segít elkülöníteni ezeket az igényeket.
A licenc ára 12 hónap frissítést tartalmaz. Ezt követően az új verziókhoz való további hozzáférés opcionális - a Pro Classic esetében 1 197 zł a díja. A számlához add hozzá a saját tárhely költségét, valamint az esetleges AI-használatot az OpenAI, a Google Gemini, az Anthropic Claude vagy az xAI Grok szolgáltatónál. A program AI nélkül is működik.
A Task Managert a saját szervereden telepíted; elegendő egy olyan egyszerű megosztott tárhely, amely megfelel az alkalmazás követelményeinek. Az alkalmazás adatai a saját szervereden vannak, de amikor az AI-asszisztenst kérdezed, a megadott forrás tartalma eljut a külső modellszolgáltatóhoz. Ügyfeleket érintő ajánlatok esetén tudatosan válaszd ki a forrásokat.
Holnap kezdj egy nyitott ajánlattal
Holnap válassz ki egy ajánlatot, amelyre választ vársz, és hozz létre egy feladatot a következő kapcsolatfelvétel dátumával. Add hozzá az ismert megállapodásokat, kérj az AI-asszisztenstől üzenetvázlatot, valamint emlékeztetőt egy nappal a határidő előtt - és ellenőrizd, hogy megerősítetted-e a mentését.
Ha kis csapatot vezetsz, szeretnéd az alkalmazás adatait saját szerveren tartani, és nem akarsz minden munkahely után előfizetést fizetni, nézd meg ezt a folyamatot a Demóban.
Gyakori kérdések
Megírja az AI helyettem az ajánlatot?
Az AI-asszisztens a feladat beszélgetésszálának vagy csevegésének elérhető tartalmából készít vázlatot, és összeállíthatja Word, PDF vagy HTML fájlként. Az árat, a tartalmat és a feltételeket küldés előtt magadnak kell ellenőrizned.
Elküldi maga az AI-asszisztens a levelet az ügyfélnek?
Nem, az AI-asszisztens által elkészített levél elküldéséhez mindig a te jóváhagyásod szükséges. A küldés a Levelezés modulban - amely a Pro csomagban érhető el - csatlakoztatott postafiókodat használja; ettől külön út az Automatizálási szabály, amelyet magad állítasz be, és amely kizárólag a te postafiókodból küld e-mailt.
Hogyan állítsak be olyan follow-upot, amely a határidővel együtt tolódik?
Kérd meg az AI-asszisztenst egy a feladat határidejéhez rögzített emlékeztetőre, például „a határidő előtti napon”, és hagyd jóvá az „Igen, végrehajtás” gombbal. A feladat határidejének módosításakor az emlékeztető vele együtt tolódik el.
Automatikusan létrehozhat feladatot egy ajánlatkérő e-mail?
Igen, a Pro változatban az Automatizálási szabály létrehozhat egy feladatot, ha a beérkező mail megfelel a beállított feltételeknek. A szabályban megadod a munkaterületet, a személyt és a +N nap típusú határidőt; a program nem választja ki ezeket az üzenet tartalmából.
Az AI az értékesítésben lecseréli nekem a CRM-et?
A Task Manager nem helyettesíti a CRM-et, ha értékesítési tölcsérre, lehetőség-szakaszokra vagy bevételi előrejelzésre van szükséged. Ugyanakkor az ügyfélügyeket kezelheted feladatként, beszélgetéssel, felelős személlyel és határidővel az Értékesítés munkaterületen.
Források
A Task Manager csapata - a csapatmunkáról, a vállalati AI-ról és a feladatok rendszerezéséről írunk a saját szerverre telepíthető Task Manager példáin keresztül. A Task Managert 2013 óta a Blue Creation Group (Piotr Łącz) fejleszti; többek között a Neonet, a Wojskowa Akademia Techniczna és a Polpharma is használja - nézd meg az ügyfelek véleményét. Írásainkat a dokumentáció és a program aktuális verziója alapján ellenőrizzük.
