Lundi, Marek, dirigeant d’une entreprise de quatre personnes installant des panneaux photovoltaïques, a envoyé quatre offres. Vendredi, il n’avait relancé que deux clients ; du troisième, il a appris plus tard qu’il attendait un contact. L’IA dans la vente en petite entreprise ne remplacera pas cette conversation, mais elle peut vous aider à préparer une offre à partir des accords notés et à veiller à la prochaine étape.
L’IA dans la vente commence par un accord noté par écrit
L’IA dans la vente n’est utile que si elle a accès aux faits concernant un dossier précis. Si les conditions ont été échangées uniquement par téléphone, vous devez d’abord les noter ; le modèle lui-même ne pourra pas les reconstituer.
Marek a une seule demande répartie entre le téléphone, la messagerie et les messages instantanés. Il se souvient que le client s’est renseigné sur deux variantes d’installation, mais n’a pas noté laquelle a été choisie. Demander à l’IA une offre prête à l’emploi ne comblera pas cette lacune. De même, le texte « recontactez-moi plus tard » ne sert à rien s’il n’est pas accompagné d’une date.
Marek crée un fil distinct pour chaque dossier client. Lorsqu’il envoie une offre, il note la date du prochain contact. Dans le message qui suit l’offre, il fait référence à ce que le client a réellement dit. C’est une méthode de travail, pas une fonction du modèle. Si les accords de votre équipe circulent entre plusieurs canaux, commencez par la règle du point unique pour les accords.
Une seule tâche donne à l’Assistant IA la matière pour une offre
Dans Task Manager, vous enregistrez les accords avec le client dans le fil de discussion d’une tâche, et l’Assistant IA peut, à partir de là, préparer une ébauche d’offre. Il lit le contenu du fil et les fichiers qui y sont joints, auxquels vous avez accès ; la tâche réunit la description, l’échéance, les personnes assignées et la discussion.
Kasia travaille dans l’espace de travail Vente. Un espace de travail est un espace qui regroupe le travail et définit qui y a accès. Le lundi, elle crée la tâche « Offre pour le client Nord », fixe l’échéance au vendredi 10h00 et une priorité élevée. Dans la description, elle note le périmètre, et dans la discussion avec l’équipe, elle précise les conditions. Après 14 messages, elle n’a pas besoin de deviner si la dernière modification concernait le prix ou l’échéance.
Kasia clique sur « Assistant IA » sous la discussion et demande : « Où en sommes-nous avec Nord ? Indique le périmètre, l’échéance et les points sans réponse. » La question bascule l’éditeur en mode privé ; la réponse marquée « UNIQUEMENT POUR VOUS » n’est visible que par elle. Si le prix n’a été mentionné ni dans le fil, ni dans les pièces jointes, elle ne doit pas considérer la réponse du modèle comme une grille tarifaire validée.
Lorsque quelqu’un déplace l’échéance d’une tâche, le changement, avec la date précédente, s’enregistre dans son fil de discussion. La couleur de la carte indique si l’échéance est aujourd’hui, dépassée ou à venir. L’IA dispose ainsi de l’historique du dossier, et vous pouvez vérifier d’où vient sa réponse. Vous trouverez d’autres exemples de questions dans le plan d’utilisation de l’IA en petite entreprise.
L’ébauche d’offre naît de la discussion, mais c’est vous qui la validez
L’Assistant IA peut préparer le contenu d’une offre à partir du fil indiqué et le mettre à disposition en téléchargement sous forme de Word, PDF ou HTML. Vous vérifiez le périmètre, le prix et les conditions commerciales avant l’envoi - l’ébauche n’est pas une offre validée.
Kasia demande : « Prépare un Word résumant ce fil : périmètre, échéance convenue et questions à clarifier. » L’IA rédige le contenu, et Task Manager compose le fichier et affiche le bouton de téléchargement. Une feuille Excel ou CSV nécessite des données tabulaires.
Ensuite, Kasia rédige un court e-mail : « Je vous transmets le périmètre convenu. Pouvons-nous aborder la question restante jeudi ? ». La fonction « Améliorer le texte » corrige la formulation dans l’éditeur, en conservant les paragraphes et les listes. Elle n’ajoute pas de nouveaux faits, et vous pouvez restaurer la version précédente. Il s’agit d’une correction rédactionnelle, pas d’une décision sur ce qu’il faut promettre au client.
L’Assistant IA peut aussi préparer l’envoi d’un e-mail, mais celui-ci requiert toujours votre confirmation. Il utilise la boîte mail personnelle connectée dans le module Messagerie, disponible en version Pro ; sans elle, il vous informera qu’il n’enverra pas le message. L’ébauche et le bouton d’envoi sont deux étapes distinctes.
Task Manager n’a pas de pipeline de vente, d’étapes d’opportunité ni de prévision de revenus. Si vous en avez besoin, utilisez un CRM séparé ; les tâches de l’espace de travail Vente peuvent servir à suivre les accords et les échéances, mais ne remplacent pas le reporting commercial.
La relance ne surveille l’échéance que si vous l’avez enregistrée
Vous pouvez associer un rappel de relance à l’échéance d’une tâche. Si vous modifiez cette échéance, le rappel la suit ; si l’échéance passe ou que vous la supprimez, le rappel est annulé.
Supposons que Kasia envoie une offre le lundi et prévoit un nouveau contact le vendredi à 10h00. Dans la tâche, elle demande à l’Assistant IA : « Rappelle-moi la veille de l’échéance de cette tâche ». Ce n’est qu’après avoir cliqué sur « Oui, exécute » que le rappel est enregistré. La simple phrase dans la réponse de l’IA ne suffit pas - vous retrouvez la liste des éléments enregistrés avec la commande « montre mes rappels ». Vous pouvez avoir jusqu’à 50 rappels actifs.
Le mercredi, le client reporte l’appel à la semaine suivante. Kasia modifie l’échéance de la tâche, et le rappel associé la suit. Si la tâche n’a pas d’échéance, l’Assistant IA propose un rappel classique à une date et une heure précises.
La notification apparaît dans l’application ouverte. Si vous comptez aussi sur un e-mail lorsque l’application est fermée, l’administrateur doit configurer un CRON - une tâche récurrente exécutée sur le serveur ; sans cela, l’application vous avertira lors de la configuration du rappel. Un exemple séparé, l’Agent IA en cas d’absence de réponse, présente un scénario plus élaboré dans un fil de discussion.
En Pro, un e-mail entrant peut créer une tâche
Dans la version Pro de Task Manager, une demande entrante peut immédiatement devenir une tâche avec une personne assignée et une échéance. Les modules Messagerie et Automatisations le permettent. Vous définissez une règle SI - QUAND - ALORS : quel événement la déclenche, quels e-mails elle laisse passer et ce qui doit se produire.
Le jeudi, une demande de devis arrive dans la boîte mail de Kasia. La règle d’automatisation pourrait ressembler à ceci : QUAND un nouvel e-mail arrive dans la boîte indiquée, SI l’objet contient devis, demande, ALORS - crée une tâche dans l’espace de travail Ventes, assigne Kasia et fixe l’échéance à deux jours. La virgule entre les fragments de mots indique ici une alternative ; le fragment devis correspond à différentes variantes du mot. Dans l’objet et la description de la tâche, vous pouvez utiliser les variables {{mail.temat}}, {{mail.tresc}} et {{mail.nadawca}}, qui récupèrent les données du message reçu.
Au lieu d’un filtre sur l’objet, vous pouvez utiliser la condition « L’IA évalue (condition personnalisée) » et demander si le message est une demande d’offre. Le modèle voit notamment l’expéditeur, l’objet, un extrait du contenu et les noms des pièces jointes, mais ne consulte pas le contenu des fichiers. En cas d’incertitude, il répond « non ». Vous pouvez combiner un filtre simple avec une évaluation par l’IA pour limiter le nombre de messages envoyés au modèle. Les deux conditions doivent alors être satisfaites.
Une tâche créée à partir d’un e-mail est liée au fil de discussion de la messagerie. C’est un raccourci vers la correspondance d’origine, pas un partage de celle-ci avec toute l’équipe. Si vous copiez le contenu de l’e-mail dans la description de la tâche, cette description sera visible par les personnes ayant accès à la tâche - décidez donc ce que vous souhaitez leur communiquer.
L’automatisation ne lit pas l’échéance dans le contenu de l’e-mail et ne choisit pas le commercial en fonction de celui-ci. Vous définissez l’échéance sous la forme +N jours, et vous indiquez la personne dans la règle. Avant d’enregistrer, utilisez « Tester » : vous verrez ce que la règle ferait pour les événements correspondants, sans créer de tâches ni envoyer de messages. L’historique des exécutions conserve pendant 30 jours également les raisons pour lesquelles des e-mails ont été ignorés.
Si les demandes arrivent via un formulaire, consultez aussi cet exemple de traitement des prospects issus d’un formulaire. Là, l’IA prépare une note sur la demande ; ici, la règle a surtout pour but de s’assurer que l’e-mail obtient un responsable et une échéance.
Vous payez la licence et votre propre usage de l’IA, pas chaque commercial tous les mois
Task Manager repose sur une licence perpétuelle payée en une seule fois pour le nombre de postes choisi, sans abonnement par utilisateur. L’IA nécessite votre propre clé API et est facturée directement par le fournisseur de modèle choisi, sans marge de Task Manager.
| Exemple de choix | Nombre de personnes | Prix de la licence |
|---|---|---|
| Standard Starter | jusqu'à 8 | 690 zł |
| Pro Classic | jusqu'à 20 | 3 990 zł |
Les deux versions incluent l’Assistant IA pour travailler sur les tâches et les discussions. Pro ajoute notamment la Messagerie et les Automatisations nécessaires au scénario avec l’e-mail ; si pour l’instant vous souhaitez seulement rédiger des brouillons et suivre les échéances des tâches, vous pouvez commencer par le Standard. La comparaison entre les versions Standard et Pro vous aidera à distinguer ces besoins.
Le prix de la licence inclut 12 mois de mises à jour. Passé ce délai, l’accès continu aux nouvelles versions est optionnel - pour Pro Classic, il coûte 1 197 zł. Ajoutez à cela votre propre hébergement et l’éventuel usage de l’IA chez OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok. Le logiciel fonctionne aussi sans IA.
Vous installez Task Manager sur votre propre serveur ; un hébergement mutualisé classique répondant aux exigences de l’application suffit. Les données de l’application restent sur votre serveur, mais lorsque vous interrogez l’Assistant IA, le contenu de la source indiquée est transmis au fournisseur de modèle externe. Pour les offres contenant des données clients, choisissez vos sources en connaissance de cause.
Demain, commencez par une seule offre en attente
Demain, choisissez une offre pour laquelle vous attendez une réponse, et créez une tâche avec la date du prochain contact. Ajoutez les éléments déjà connus, demandez à l’Assistant IA un brouillon de message ainsi qu’un rappel la veille de l’échéance - et vérifiez que vous avez bien confirmé son enregistrement.
Si vous dirigez une petite équipe, souhaitez garder les données de l’application sur votre propre serveur et ne pas payer d’abonnement par poste, découvrez ce déroulé dans la Demo.
Questions fréquentes
L’IA peut-elle rédiger une offre à ma place ?
L’Assistant IA prépare une ébauche à partir du contenu disponible du fil de discussion d’une tâche ou d’une discussion, et peut la mettre en forme dans un fichier Word, PDF ou HTML. Vous vérifiez vous-même le prix, le périmètre et les conditions avant l’envoi.
L’Assistant IA envoie-t-il lui-même l’e-mail au client ?
Non, un e-mail préparé par l’Assistant IA nécessite toujours votre confirmation. L’envoi utilise votre boîte mail connectée dans le module Messagerie, disponible en version Pro ; une autre voie est la règle d’automatisation que vous enregistrez vous-même et qui envoie l’e-mail uniquement depuis votre propre boîte mail.
Comment configurer une relance pour qu’elle se décale avec l’échéance ?
Demandez à l’Assistant IA un rappel épinglé à l’échéance de la tâche, par exemple « la veille de l’échéance », et confirmez-le avec le bouton « Oui, exécuter ». Après modification de l’échéance de la tâche, le rappel se décalera avec elle.
Un e-mail contenant une demande d’offre peut-il créer automatiquement une tâche ?
Oui, dans la version Pro, une règle d’automatisation peut créer une tâche à l’arrivée d’un e-mail répondant aux conditions définies. Dans la règle, vous indiquez l’espace de travail, la personne et l’échéance sous la forme +N jours ; le logiciel ne les choisit pas en fonction du contenu du message.
L’IA dans la vente remplacera-t-elle mon CRM ?
Task Manager ne remplace pas un CRM si vous avez besoin d’un pipeline de vente, d’étapes d’opportunité ou d’une prévision de revenus. Vous pouvez en revanche suivre les dossiers clients sous forme de tâches avec une discussion, une personne responsable et une échéance dans l’espace de travail Vente.
Sources
L’équipe Task Manager - nous écrivons sur le travail en équipe, l’IA en entreprise et l’organisation des tâches, à partir d’exemples tirés de Task Manager, un logiciel installé sur votre propre serveur. Task Manager est développé depuis 2013 par Blue Creation Group (Piotr Łącz) ; il est notamment utilisé par Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna et Polpharma - consultez les avis de nos clients. Nous vérifions nos contenus à l’aide de la documentation et de la version actuelle du logiciel.
