På måndagen skickade Marek, ägare till ett fyramannaföretag som installerar solcellsanläggningar, fyra offerter. På fredagen hade han bara följt upp två kunder; från den tredje fick han senare höra att kunden väntat på kontakt. AI inom försäljning för småföretag ersätter inte detta samtal, men kan hjälpa dig att ta fram en offert från dokumenterade överenskommelser och bevaka nästa steg.
AI inom försäljning börjar med en dokumenterad överenskommelse
AI inom försäljning hjälper när den har tillgång till fakta om ett konkret ärende. Om villkoren bara nämndes per telefon måste du först skriva ner dem; modellen kan inte återskapa dem på egen hand.
Marek har en enda förfrågan utspridd mellan telefon, e-post och meddelanden i en chattapp. Han minns att kunden frågade om två varianter av installationen, men skrev inte ner vilken som valdes. En begäran till AI om en färdig offert löser inte den luckan. Lika lite hjälper texten ”hör av dig senare” om det inte finns ett datum vid den.
Marek skapar en separat tråd för varje kundärende. När han skickar en offert skriver han in datumet för nästa kontakt. I meddelandet efter offerten hänvisar han till det kunden faktiskt sa. Det här är ett arbetssätt, inte en funktion i modellen. Om ditt teams överenskommelser cirkulerar mellan olika kanaler, börja med principen om en enda plats för överenskommelser.
En enda uppgift ger AI-assistenten material till offerten
I Task Manager skriver du ner överenskommelser med kunden i uppgiftens tråd, och AI-assistenten kan utifrån dem ta fram ett offertutkast. Den läser trådens innehåll och de bifogade filer du har tillgång till; uppgiften samlar beskrivning, förfallodatum, tilldelade personer och konversationen.
Kasia arbetar i arbetsytan Försäljning. En arbetsyta är ett utrymme som grupperar arbete och bestämmer vem som har tillgång till det. På måndagen skapar hon uppgiften ”Offert till kund Nord”, anger förfallodatum till fredag kl. 10:00 och hög prioritet. I beskrivningen skriver hon omfattningen, och i konversationen med teamet preciserar hon villkoren. Efter 14 meddelanden behöver hon inte gissa om den senaste ändringen gällde priset eller datumet.
Kasia klickar på ”AI-assistent” under konversationen och frågar: ”Var står vi med Nord? Skriv upp omfattning, datum och obesvarade frågor”. Frågan växlar editorn till privat läge; svaret, märkt ”ENDAST FÖR DIG”, ser bara hon. Om priset aldrig nämndes i tråden eller bilagorna bör hon inte behandla modellens svar som en godkänd prislista.
När någon flyttar uppgiftens förfallodatum sparas ändringen tillsammans med det tidigare datumet i trådens historik. Kortets färg visar om förfallodatumet är idag, har passerat eller ligger framöver. AI har alltså ärendets historik framför sig, och du kan kontrollera var svaret kommer ifrån. Fler exempel på frågor hittar du i planen för att använda AI i ett litet företag.
Offertutkastet skapas från konversationen, men du godkänner det
AI-assistenten kan ta fram offertens innehåll utifrån en angiven tråd och sammanställa den som en nedladdningsbar Word-, PDF- eller HTML-fil. Omfattning, pris och affärsvillkor kontrollerar du innan du skickar - utkastet är inte en godkänd offert.
Kasia ber: ”Ta fram en Word-fil med en sammanfattning av den här tråden: omfattning, överenskommet datum och frågor som behöver klargöras”. AI skriver innehållet, och Task Manager sammanställer filen och visar en nedladdningsknapp. Ett Excel- eller CSV-ark kräver tabelldata.
Därefter formulerar Kasia ett kort mail: ”Jag skickar den överenskomna omfattningen. Kan vi diskutera den kvarstående frågan på torsdag?”. Funktionen ”Förbättra text” förbättrar språket i editorn och behåller stycken och listor. Den lägger inte till nya fakta, och du kan återställa den tidigare versionen. Det är textredigering, inte ett beslut om vad som ska utlovas till kunden.
AI-assistenten kan också förbereda ett mailutskick, men det kräver alltid din bekräftelse. Den använder den personliga inkorg som är ansluten i modulen E-post, vilken finns i Pro-versionen; utan den meddelar den att den inte kommer att skicka meddelandet. Utkastet och sändknappen är två olika steg.
Task Manager har ingen säljtratt, inga stadier för affärsmöjligheter och ingen intäktsprognos. Om du behöver det, använd ett separat CRM-system; uppgifter i arbetsytan Försäljning kan användas för att bevaka överenskommelser och datum, men ersätter inte försäljningsrapportering.
Uppföljningen bevakar förfallodatumet bara om du sparar det
Du kan koppla en påminnelse om en uppföljning till uppgiftens förfallodatum. Om du ändrar förfallodatumet flyttas påminnelsen med; om förfallodatumet passerar eller du tar bort det, avbryts påminnelsen.
Anta att Kasia skickar en offert på måndagen och planerar nästa kontakt till fredag kl. 10:00. I uppgiften frågar hon AI-assistenten: ”Påminn mig dagen före uppgiftens förfallodatum”. Först efter att ha klickat på ”Ja, utför” sparas påminnelsen. Själva meningen i AI:ns svar räcker inte - du kontrollerar listan över sparade poster med kommandot ”visa mina påminnelser”. Du kan ha upp till 50 aktiva påminnelser.
På onsdagen skjuter kunden upp samtalet till nästa vecka. Kasia ändrar uppgiftens förfallodatum, och den kopplade påminnelsen följer med. Om uppgiften saknar förfallodatum föreslår AI-assistenten istället en vanlig påminnelse på ett bestämt datum och klockslag.
Aviseringen visas i den öppna applikationen. Om du även räknar med e-post när applikationen är stängd måste administratören konfigurera CRON - en återkommande uppgift som körs på servern; utan den varnar applikationen dig när du ställer in påminnelsen. Ett separat exempel på hur AI-agenten fungerar när ingen svarar visar ett mer utbyggt scenario i en tråd.
I Pro kan ett inkommande mejl skapa en uppgift
I Task Managers Pro-variant kan en inkommande förfrågan direkt bli en uppgift med tilldelad person och förfallodatum. Det möjliggörs av modulerna E-post och Automatiseringar. Du skapar en regel GÄLLER - OM - UTFÖR: vilken händelse som aktiverar den, vilka mejl som släpps igenom och vad som då ska hända.
På torsdagen kommer en prisförfrågan till Kasias inkorg. En automatiseringsregel kan se ut så här: GÄLLER när ett nytt e-postmeddelande kommer till angiven inkorg, OM ämnet innehåller wycen, zapytani, UTFÖR - skapa en uppgift i arbetsytan Försäljning, tilldela Kasia och sätt förfallodatum om två dagar. Kommatecknet mellan ordfragmenten betyder här alternativ; fragmentet wycen matchar olika böjningsformer av ordet. I uppgiftens ämne och beskrivning kan du använda variablerna {{mail.temat}}, {{mail.tresc}} och {{mail.nadawca}}, som hämtar data från det mottagna meddelandet.
Istället för ett filter på ämnet kan du använda villkoret ”AI bedömer (eget villkor)” och fråga om meddelandet är en offertförfrågan. Modellen ser bland annat avsändare, ämne, ett utdrag av innehållet och namnen på bilagor, men öppnar inte filerna. Vid osäkerhet svarar den ”nej”. Du kan kombinera ett enkelt filter med en AI-bedömning för att begränsa antalet meddelanden som skickas till modellen. Båda villkoren måste då stämma.
En uppgift som skapats från ett mejl kopplas till e-posttråden. Det är en genväg till den ursprungliga korrespondensen, inte en delning av den med hela teamet. Om du skriver in mejlets innehåll i uppgiftens beskrivning kommer beskrivningen att synas för alla som har åtkomst till uppgiften - avgör därför vad du vill dela med dig av.
Automatiseringen läser varken av förfallodatumet från mejlets innehåll eller väljer säljare baserat på innehållet. Förfallodatumet ställer du in som +N dagar, och personen anger du i regeln. Innan du sparar, använd ”Testa”: du ser vad regeln skulle göra för matchande händelser, utan att skapa uppgifter eller skicka meddelanden. Körhistoriken sparar i 30 dagar även orsaker till att mejl hoppats över.
Om förfrågningar kommer från ett formulär, se även exemplet på hantering av leads från formulär. Där förbereder AI en anteckning om förfrågan; här ska regeln framför allt se till att mejlet får en ägare och ett förfallodatum.
Du betalar för licensen och din egen AI-användning, inte för varje säljare varje månad
Task Manager har en permanent licens som betalas en gång för valt antal platser, utan abonnemang per användare. AI kräver din egen API-nyckel och debiteras direkt hos vald modellsleverantör, utan påslag från Task Manager.
| Exempel på val | Antal personer | Licenspris |
|---|---|---|
| Standard Starter | upp till 8 | 690 zł |
| Pro Classic | upp till 20 | 3 990 zł |
I båda varianterna finns en AI-assistent för arbete med uppgifter och chattar. Pro lägger till bland annat E-post och Automatiseringar som behövs för scenariot med mejl; om du till att börja med bara vill skriva utkast och hålla koll på förfallodatum för uppgifter kan du börja med Standard. Jämförelsen mellan Standard och Pro hjälper dig att skilja på dessa behov.
Licenspriset omfattar 12 månaders uppdateringar. Efter den perioden är fortsatt tillgång till nya versioner valfri - för Pro Classic kostar det 1 197 zł. Lägg till din egen hosting och eventuell AI-användning hos OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude eller xAI Grok. Programmet fungerar även utan AI.
Task Manager installerar du på din egen server; vanlig delad hosting som uppfyller applikationens krav räcker. Applikationens data finns på din server, men när du frågar AI-assistenten skickas innehållet från vald källa till den externa modellsleverantören. Vid offerter som innehåller kunddata, välj källor medvetet.
Börja imorgon med en öppen offert
Välj imorgon en offert du väntar på svar för och skapa en uppgift med datum för nästa kontakt. Lägg till kända överenskommelser, be AI-assistenten om ett utkast till meddelande samt om en påminnelse dagen före förfallodatumet - och kontrollera att du bekräftat att den sparats.
Om du driver ett litet team, vill hålla applikationens data på din egen server och inte betala abonnemang per plats, se detta flöde i Demo.
Vanliga frågor
Skriver AI offerten åt mig?
AI-assistenten tar fram ett utkast utifrån det tillgängliga innehållet i uppgiftens eller chattens tråd och kan sammanställa det som en Word-, PDF- eller HTML-fil. Pris, omfattning och villkor kontrollerar du själv innan du skickar.
Skickar AI-assistenten mailet till kunden själv?
Nej, ett mail som tas fram av AI-assistenten kräver alltid din bekräftelse. Utskicket sker via din anslutna inkorg i modulen E-post, som finns i Pro-versionen; en separat väg är en automatiseringsregel, som du själv sparar och som skickar e-post enbart från din inkorg.
Hur ställer jag in en uppföljning så att den flyttas tillsammans med förfallodatumet?
Be AI-assistenten om en påminnelse kopplad till uppgiftens förfallodatum, till exempel ”dagen innan förfallodatumet”, och bekräfta den med knappen ”Ja, utför”. När du ändrar uppgiftens förfallodatum flyttas påminnelsen med.
Kan ett mail med en offertförfrågan automatiskt skapa en uppgift?
Ja, i Pro-varianten kan en automatiseringsregel skapa en uppgift när ett mejl som uppfyller de angivna villkoren kommer in. I regeln anger du arbetsyta, person och förfallodatum av typen +N dagar; programmet väljer inte dessa utifrån meddelandets innehåll.
Kan AI inom försäljning ersätta mitt CRM-system?
Task Manager ersätter inte ett CRM-system om du behöver en säljtratt, affärsmöjligheternas stadier eller intäktsprognoser. Däremot kan du hantera kundärenden som uppgifter med en konversation, en ansvarig person och ett förfallodatum i arbetsytan Försäljning.
Källor
Task Manager-teamet - vi skriver om teamarbete, AI i företag och struktur i uppgifter med exempel från Task Manager, ett program som installeras på din egen server. Task Manager har utvecklats sedan 2013 av Blue Creation Group (Piotr Łącz) och används bland annat av Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna och Polpharma - se vad kunderna tycker. Vi kontrollerar texterna mot dokumentationen och den aktuella versionen av programmet.
