Maanantaina Marek, neljän hengen aurinkosähköasennuksia tekevän yrityksen omistaja, lähetti neljä tarjousta. Perjantaina hän palasi yhteyteen vain kahden asiakkaan kanssa; kolmannelta hän kuuli myöhemmin, että tämä oli odottanut yhteydenottoa. AI pienyrityksen myynnissä ei korvaa tätä keskustelua, mutta se voi auttaa sinua laatimaan tarjouksen kirjattujen sopimusten pohjalta ja huolehtimaan seuraavasta askeleesta.
AI myynnissä alkaa kirjatusta sopimuksesta
AI auttaa myynnissä silloin, kun sillä on pääsy tietyn asian tosiasioihin. Jos ehdot sovittiin pelkästään puhelimessa, sinun täytyy ensin kirjata ne; malli ei itse osaa niitä palauttaa.
Marekilla on yksi tiedustelu, joka on jakautunut puhelimen, sähköpostin ja pikaviestimen viestien kesken. Hän muistaa, että asiakas kysyi kahdesta asennusvaihtoehdosta, mutta ei kirjannut, kumman tämä valitsi. Pyyntö AI:lta valmiin tarjouksen laatimiseksi ei korjaa tätä aukkoa. Samoin teksti "ota yhteyttä myöhemmin" ei auta, jos siihen ei ole liitetty päivämäärää.
Marek perustaa erillisen viestiketjun jokaista asiakasasiaa varten. Kun hän lähettää tarjouksen, hän kirjaa seuraavan yhteydenoton päivämäärän. Tarjouksen jälkeisessä viestissä hän viittaa siihen, mitä asiakas todella sanoi. Tämä on työskentelytapa, ei mallin ominaisuus. Jos tiimisi sopimukset kiertävät kanavien välillä, aloita lukemalla periaate yhdestä paikasta sopimuksille.
Yksi tehtävä antaa AI-avustajalle materiaalin tarjousta varten
Task Managerissa kirjaat asiakassopimukset tehtävän viestiketjuun, ja AI-avustaja voi niiden pohjalta laatia tarjousluonnoksen. Se lukee viestiketjun sisällön ja siihen liitetyt tiedostot, joihin sinulla on pääsy; tehtävä yhdistää kuvauksen, määräajan, vastuuhenkilöt ja keskustelun.
Kasia työskentelee Myynti-työtilassa. Työtila on tila, joka ryhmittelee työn ja määrittää pääsyn siihen. Maanantaina hän perustaa tehtävän "Tarjous asiakkaalle Nord", kirjaa määräajaksi perjantain klo 10.00 ja asettaa korkean prioriteetin. Kuvaukseen hän kirjaa laajuuden, ja tiimin kanssa käydyssä keskustelussa hän tarkentaa ehtoja. 14 viestin jälkeen hänen ei tarvitse arvailla, koskiko viimeisin muutos hintaa vai määräaikaa.
Kasia klikkaa "AI-avustaja" keskustelun alla ja kysyy: "Mihin jäimme Nordin kanssa? Listaa laajuus, määräaika ja avoimet kysymykset". Kysymys siirtää editorin yksityiseen tilaan; vastauksen, jossa on merkintä "VAIN SINULLE", näkee vain hän. Jos hinta ei ole mainittu viestiketjussa eikä liitteissä, hänen ei pidä pitää mallin vastausta vahvistettuna hinnastona.
Kun joku siirtää tehtävän määräaikaa, muutos tallentuu sen viestiketjuun yhdessä edellisen päivämäärän kanssa. Kortin väri kertoo, onko määräaika tänään, mennyt vai vasta tulossa. AI:lla on siis edessään asian historia, ja sinä voit tarkistaa, mistä vastaus on peräisin. Lisää esimerkkikysymyksiä löydät suunnitelmasta AI:n hyödyntämiseen pienyrityksessä.
Tarjousluonnos syntyy keskustelusta, mutta sinä hyväksyt sen
AI-avustaja voi laatia tarjouksen sisällön osoitetun viestiketjun perusteella ja koota sen ladattavaksi Word-, PDF- tai HTML-muotoon. Tarkistat laajuuden, hinnan ja kaupalliset ehdot ennen lähettämistä - luonnos ei ole vahvistettu tarjous.
Kasia pyytää: "Laadi Word-tiedosto, joka tiivistää tämän viestiketjun: laajuus, sovittu määräaika ja selvitettävät kysymykset". AI kirjoittaa sisällön, ja Task Manager kokoaa tiedoston ja näyttää latauspainikkeen. Excel-taulukko tai CSV vaatii taulukkomuotoista dataa.
Sitten Kasia laatii lyhyen sähköpostin: "Lähetän sovitun laajuuden. Voimmeko käsitellä jäljellä olevan kysymyksen torstaina?". Toiminto "Kaunista teksti" korjaa kieltä editorissa säilyttäen kappaleet ja listat. Se ei lisää uusia tosiasioita, ja edellisen version voi palauttaa. Tämä on tekstin muokkausta, ei päätöstä siitä, mitä asiakkaalle luvataan.
AI-avustaja voi myös valmistella sähköpostin lähetyksen, mutta se vaatii aina sinun vahvistuksesi. Se käyttää Sähköposti-moduulissa yhdistettyä henkilökohtaista postilaatikkoasi, joka on käytettävissä Pro-versiossa; ilman sitä se ilmoittaa, ettei lähetä viestiä. Luonnos ja lähetyspainike ovat kaksi eri vaihetta.
Task Managerissa ei ole myyntisuppiloa, mahdollisuuksien vaiheita eikä tulosennustetta. Jos tarvitset niitä, käytä erillistä CRM:ää; Myynti-työtilan tehtävät voivat toimia sopimusten ja määräaikojen valvontaan, mutta ne eivät korvaa myyntiraportointia.
Follow-up valvoo määräaikaa vain, jos tallennat sen
Voit kiinnittää seurantamuistutuksen tehtävän määräaikaan. Kun muutat määräaikaa, muistutus siirtyy sen mukana; kun määräaika umpeutuu tai poistat sen, muistutus peruuntuu.
Oletetaan, että Kasia lähettää tarjouksen maanantaina ja suunnittelee seuraavan yhteydenoton perjantaiksi klo 10.00. Tehtävässä hän kysyy AI-avustajalta: ”Muistuta minua päivä ennen tämän tehtävän määräaikaa”. Vasta ”Kyllä, tee se” -painikkeen klikkaamisen jälkeen muistutus tallennetaan. Pelkkä lause AI:n vastauksessa ei riitä - tallennettujen muistutusten listan näet komennolla ”näytä muistutukseni”. Aktiivisia muistutuksia voi olla jopa 50.
Keskiviikkona asiakas siirtää puhelun seuraavalle viikolle. Kasia muuttaa tehtävän määräaikaa, ja kiinnitetty muistutus siirtyy mukana. Jos tehtävällä ei ole määräaikaa, AI-avustaja ehdottaa tavallista muistutusta tiettyyn päivään ja kellonaikaan.
Ilmoitus näkyy avoinna olevassa sovelluksessa. Jos haluat myös sähköpostin sovelluksen ollessa suljettuna, ylläpitäjän on asetettava CRON - palvelimella ajettava toistuva tehtävä; ilman sitä sovellus varoittaa sinua muistutusta asettaessasi. Erillinen esimerkki AI-agentin toiminnasta, kun vastausta ei tule näyttää laajemman skenaarion viestiketjussa.
Pro-versiossa saapuva sähköposti voi luoda tehtävän
Task Managerin Pro-versiossa saapuva tiedustelu voi muuttua suoraan tehtäväksi, jolla on vastuuhenkilö ja määräaika. Tämän mahdollistavat Sähköposti- ja Automaatiot-moduulit. Määrität säännön GDY - JEŚLI - WYKONAJ: mikä tapahtuma sen käynnistää, mitkä sähköpostit se päästää läpi ja mitä silloin tapahtuu.
Torstaina Kasian postilaatikkoon saapuu tarjouspyyntö. Automaatiosääntö voi näyttää tältä: GDY saapuu uusi sähköposti valittuun postilaatikkoon, JEŚLI aihe sisältää wycen, zapytani, WYKONAJ - luo tehtävä työtilaan Myynti, osoita se Kasialle ja aseta määräaika kahden päivän päähän. Pilkku sananosien välissä tarkoittaa tässä vaihtoehtoa; osa wycen vastaa sanan eri taivutusmuotoja. Tehtävän otsikossa ja kuvauksessa voit käyttää muuttujia {{mail.temat}}, {{mail.tresc}} ja {{mail.nadawca}}, jotka hakevat tiedot vastaanotetusta viestistä.
Aiheen mukaisen suodattimen sijaan voit käyttää ehtoa ”AI arvioi (oma ehto)” ja kysyä, onko viesti tarjouspyyntö. Malli näkee muun muassa lähettäjän, aiheen, osan sisällöstä ja liitetiedostojen nimet, mutta ei katso tiedostojen sisään. Epävarmassa tilanteessa se vastaa ”ei”. Voit yhdistää yksinkertaisen suodattimen AI-arviointiin, jotta mallille ohjattavien viestien määrä pienenee. Tällöin molempien ehtojen on täytyttävä.
Sähköpostista luotu tehtävä on sidottu sähköpostiviestiketjuun. Tämä on pikakuvake alkuperäiseen kirjeenvaihtoon, ei sen jakaminen koko tiimille. Jos kirjoitat sähköpostin sisällön tehtävän kuvaukseen, sen näkevät kaikki, joilla on pääsy tehtävään - mieti siis, mitä haluat heille näyttää.
Automaatio ei lue toteutuksen määräaikaa sähköpostin sisällöstä eikä valitse myyjää sen perusteella. Määräajan asetat muodossa +N päivää, ja vastuuhenkilön määrität säännössä. Käytä ennen tallentamista ”Testaa”-toimintoa: näet, mitä sääntö tekisi sopivien tapahtumien kohdalla, luomatta tehtäviä tai lähettämättä viestejä. Ajohistoria säilyttää 30 päivän ajan myös syyt, miksi sähköposteja on ohitettu.
Jos yhteydenotot tulevat lomakkeesta, katso myös esimerkki lomakkeelta tulevien liidien käsittelystä. Siellä AI laatii muistiinpanon yhteydenotosta; tässä sääntö huolehtii ennen kaikkea siitä, että sähköposti saa vastuuhenkilön ja määräajan.
Maksat lisenssistä ja omasta AI-käytöstä, et jokaisesta myyjästä joka kuukausi
Task Managerilla on pysyvä lisenssi, joka maksetaan kerran valitun käyttäjämäärän mukaan, ilman käyttäjäkohtaista tilausta. AI vaatii oman API-avaimesi, ja se laskutetaan suoraan valitsemasi mallin tarjoajan toimesta ilman Task Managerin välityspalkkiota.
| Esimerkkivalinta | Henkilöiden määrä | Lisenssin hinta |
|---|---|---|
| Standard Starter | enintään 8 | 690 zł |
| Pro Classic | enintään 20 | 3 990 zł |
Molemmissa versioissa on AI-avustaja tehtävien ja keskustelujen tueksi. Pro lisää muun muassa Sähköpostin ja Automaatiot, joita tarvitaan sähköpostiskenaariossa; jos haluat toistaiseksi vain kirjoittaa luonnoksia ja seurata tehtävien määräaikoja, voit aloittaa Standardista. Standard- ja Pro-versioiden vertailu auttaa sinua erottamaan nämä tarpeet toisistaan.
Lisenssin hintaan sisältyy 12 kuukauden päivitykset. Tämän jälkeen pääsy uusiin versioihin on valinnainen - Pro Classicille se maksaa 1 197 zł. Lisää laskuun oma hosting sekä mahdollinen AI-käyttö OpenAI:lla, Google Geminillä, Anthropic Claudella tai xAI Grokilla. Ohjelma toimii myös ilman AI:ta.
Task Manager asennetaan omalle palvelimellesi; tavallinen jaettu hosting, joka täyttää sovelluksen vaatimukset, riittää. Sovelluksen tiedot ovat omalla palvelimellasi, mutta kun kysyt AI-avustajalta, valitun lähteen sisältö siirtyy ulkopuoliselle mallin tarjoajalle. Kun kyse on asiakastietoja sisältävistä tarjouksista, valitse lähteet harkiten.
Aloita huomenna yhdestä avoimesta tarjouksesta
Valitse huomenna yksi tarjous, jonka vastausta odotat, ja luo tehtävä, jolla on seuraavan yhteydenoton päivämäärä. Lisää tunnetut sopimukset, pyydä AI-avustajalta viestiluonnos sekä muistutus päivä ennen määräaikaa - ja tarkista, että vahvistit sen tallentamisen.
Jos vedät pientä tiimiä, haluat pitää sovelluksen tiedot omalla palvelimellasi etkä maksaa tilausmaksua jokaisesta käyttäjästä, tutustu tähän kulkuun Demossa.
Usein kysytyt kysymykset
Kirjoittaako AI tarjouksen puolestani?
AI-avustaja laatii luonnoksen tehtävän tai keskustelun viestiketjussa olevan sisällön perusteella ja voi koota sen Word-, PDF- tai HTML-tiedostoksi. Tarkistat hinnan, laajuuden ja ehdot itse ennen lähettämistä.
Lähettääkö AI-avustaja sähköpostin asiakkaalle itse?
Ei, AI-avustajan laatima sähköposti vaatii aina sinun vahvistuksesi. Lähetys käyttää Sähköposti-moduulissa yhdistettyä postilaatikkoasi, joka on käytettävissä Pro-versiossa; erillinen tapa on Automaatioiden automaatiosääntö, jonka tallennat itse ja joka lähettää sähköpostin vain omasta postilaatikostasi.
Miten asettaa follow-up niin, että se siirtyy määräajan mukana?
Pyydä AI-avustajalta tehtävän määräaikaan kiinnitetty muistutus, esimerkiksi "päivä ennen määräaikaa", ja vahvista se painikkeella "Kyllä, tee se". Kun tehtävän määräaikaa muutetaan, muistutus siirtyy sen mukana.
Voiko tarjouspyyntösähköposti luoda tehtävän automaattisesti?
Kyllä, Pro-versiossa Automaatioiden sääntö voi luoda tehtävän, kun saapuu asetetut ehdot täyttävä sähköposti. Säännössä määrität työtilan, vastuuhenkilön ja määräajan tyyppiä +N päivää; ohjelma ei valitse niitä viestin sisällön perusteella.
Korvaako AI myynnissä minulta CRM:n?
Task Manager ei korvaa CRM:ää, jos tarvitset myyntisuppiloa, mahdollisuuksien vaiheita tai tulosennustetta. Voit sen sijaan käsitellä asiakasasioita tehtävinä, joissa on keskustelu, vastuuhenkilö ja määräaika Myynti-työtilassa.
Lähteet
Task Manager -tiimi - kirjoitamme tiimityöstä, tekoälyn hyödyntämisestä yrityksissä ja tehtävien järjestämisestä käyttäen esimerkkejä Task Managerista, omalle palvelimelle asennettavasta ohjelmistosta. Blue Creation Group (Piotr Łącz) on kehittänyt Task Manageria vuodesta 2013 lähtien, ja sitä käyttävät muun muassa Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna ja Polpharma - katso asiakkaiden kokemuksia. Tarkistamme tekstit käyttöohjeiden ja ohjelmiston ajantasaisen version perusteella.
