V pondelok Marek, majiteľ štvorčlennej firmy montujúcej fotovoltaické inštalácie, odoslal štyri ponuky. V piatok sa ozval späť len dvom klientom; od tretieho neskôr počul, že čakal na kontakt. AI v predaji malej firmy nenahradí tento rozhovor, no môže vám pomôcť pripraviť ponuku zo zapísaných dohôd a ustrážiť ďalší krok.
AI v predaji začína zapísanou dohodou
AI v predaji pomáha vtedy, keď má prístup k faktom o konkrétnej záležitosti. Ak podmienky padli iba cez telefón, najprv ich musíte zapísať; samotný model ich nedokáže obnoviť.
Marek má jedno zadanie rozdelené medzi telefón, poštu a správy v komunikátore. Pamätá si, že klient sa pýtal na dva varianty inštalácie, ale nezapísal, ktorý si vybral. Žiadosť AI o hotovú ponuku túto medzeru nevyrieši. Podobne nepomôže text „ozvi sa neskôr“, ak pri ňom nie je dátum.
Marek zakladá samostatné vlákno pre každú záležitosť klienta. Keď odosiela ponuku, zapíše dátum ďalšieho kontaktu. V správe po ponuke sa odvoláva na to, čo klient skutočne povedal. Je to spôsob práce, nie funkcia modelu. Ak sa dohody vášho tímu strácajú medzi kanálmi, začnite zásadou jedného miesta pre dohody.
Jedna úloha dáva Asistentovi AI materiál na ponuku
V Task Manageri zapisujete dohody s klientom vo vlákne úlohy a Asistent AI môže na ich základe pripraviť náčrt ponuky. Číta obsah vlákna a pripojené súbory, ku ktorým máte prístup; úloha spája popis, termín, priradené osoby a konverzáciu.
Kasia pracuje v pracovnom priestore Predaj. Pracovný priestor je priestor, ktorý zoskupuje prácu a určuje prístup k nej. V pondelok zakladá úlohu „Ponuka pre klienta Nord“, zadá termín na piatok, 10:00, a vysokú prioritu. V popise zapíše rozsah a v konverzácii s tímom spresnia podmienky. Po 14 správach nemusí hádať, či sa posledná zmena týkala ceny, alebo termínu.
Kasia klikne na „Asistent AI“ pod konverzáciou a spýta sa: „Na čom sme sa dohodli s Nord? Vypíš rozsah, termín a otázky bez odpovede“. Otázka prepne editor do súkromného režimu; odpoveď s označením „LEN PRE VÁS“ vidí iba ona. Ak sa cena v vlákne ani prílohách nespomenula, nemala by odpoveď modelu brať ako schválený cenník.
Keď niekto presunie termín úlohy, zmena sa spolu s predchádzajúcim dátumom zapíše do jej vlákna. Farba karty ukáže, či je termín dnes, uplynul, alebo ešte len príde. AI má teda pred sebou históriu záležitosti a vy môžete overiť, odkiaľ odpoveď pochádza. Ďalšie príklady otázok nájdete v pláne využitia AI v malej firme.
Náčrt ponuky vzniká z konverzácie, ale schvaľujete ho vy
Asistent AI môže pripraviť obsah ponuky na základe vybraného vlákna a zostaviť ju na stiahnutie ako Word, PDF alebo HTML. Rozsah, cenu a obchodné podmienky si overíte pred odoslaním - náčrt nie je schválenou ponukou.
Kasia žiada: „Priprav Word so zhrnutím tohto vlákna: rozsah, dohodnutý termín a otázky na vyjasnenie“. AI napíše obsah a Task Manager zostaví súbor a zobrazí tlačidlo na stiahnutie. Excel alebo CSV vyžaduje tabuľkové dáta.
Potom Kasia zostaví krátky mail: „Posielam dohodnutý rozsah. Môžeme prebrať zvyšnú otázku vo štvrtok?“. Funkcia „Vylepšiť text“ upraví jazyk v editore pri zachovaní odsekov a zoznamov. Nepridáva nové fakty a predchádzajúcu verziu môžete obnoviť. Je to úprava textu, nie rozhodnutie o tom, čo sľúbiť klientovi.
Asistent AI môže tiež pripraviť odoslanie mailu, no vždy vyžaduje vaše potvrdenie. Využíva osobnú schránku pripojenú v module Pošta, dostupnom vo variante Pro; bez nej oznámi, že správu neodošle. Náčrt a tlačidlo odoslania sú dve odlišné etapy.
Task Manager nemá predajný lievik, etapy obchodnej príležitosti ani prognózu príjmov. Ak ich potrebujete, používajte samostatný CRM; úlohy v pracovnom priestore Predaj môžu slúžiť na stráženie dohôd a termínov, ale nenahrádzajú reportovanie predaja.
Follow-up stráži termín len vtedy, keď si ho zapíšete
Pripomienku follow-upu môžete pripnúť k termínu úlohy. Keď tento termín zmeníte, pripomienka sa posunie spolu s ním; keď termín uplynie alebo ho odstránite, pripomienka sa zruší.
Povedzme, že Kasia pošle ponuku v pondelok a plánuje ďalší kontakt na piatok o 10:00. V úlohe sa pýta Asistenta AI: „Pripomeň mi deň pred termínom tejto úlohy“. Pripomienka sa uloží až po kliknutí na „Áno, vykonaj“. Samotná veta v odpovedi AI nestačí - zoznam uložených položiek zistíte príkazom „zobraz moje pripomienky“. Môžete mať až 50 aktívnych pripomienok.
V stredu klient odkladá rozhovor na budúci týždeň. Kasia zmení termín úlohy a pripnutá pripomienka ide spolu s ním. Ak úloha nemá termín, Asistent AI navrhne obyčajnú pripomienku na konkrétny dátum a čas.
Oznámenie sa zobrazí v otvorenej aplikácii. Ak počítate aj s e-mailom pri zatvorenej aplikácii, administrátor musí nastaviť CRON - cyklickú úlohu spúšťanú na serveri; bez neho vás aplikácia pri nastavovaní pripomienky upozorní. Samostatný príklad fungovania Agenta AI pri absencii odpovede ukazuje zložitejší scenár vo vlákne.
V Pro môže prichádzajúci e-mail založiť úlohu
Vo variante Pro Task Managera sa prichádzajúci dopyt môže rovno stať úlohou s priradenou osobou a termínom. Umožňujú to moduly Pošta a Automatizácie. Nastavíte pravidlo KEĎ - AK - VYKONAJ: čo ho spúšťa, ktoré e-maily prepúšťa a čo sa má potom stať.
Vo štvrtok príde na schránku Kasie žiadosť o cenovú ponuku. Recept môže vyzerať takto: KEĎ príde nový e-mail na zvolenú schránku, AK predmet obsahuje cenov, dopyt, VYKONAJ - vytvor úlohu v pracovnom priestore Predaj, priraď Kasiu a nastav termín o dva dni. Čiarka medzi fragmentmi slov tu znamená alternatívu; fragment cenov sedí na rôzne tvary slova. V predmete a popise úlohy môžete použiť premenné {{mail.temat}}, {{mail.tresc}} a {{mail.nadawca}}, ktoré čerpajú údaje z prijatej správy.
Namiesto filtra podľa predmetu môžete použiť podmienku „AI vyhodnotí (vlastná podmienka)“ a opýtať sa, či je správa žiadosťou o ponuku. Model vidí okrem iného odosielateľa, predmet, úryvok obsahu a názvy príloh, ale nenahliada do obsahu súborov. Pri neistote odpovie „nie“. Jednoduchý filter môžete skombinovať s vyhodnotením AI, aby ste obmedzili počet správ posielaných modelu. Obe podmienky sa potom musia zhodovať.
Úloha vytvorená z e-mailu je spojená s poštovým vláknom. Je to skratka k pôvodnej korešpondencii, nie jej sprístupnenie celému tímu. Ak obsah e-mailu vložíte do popisu úlohy, tento popis uvidia osoby s prístupom k úlohe - rozhodnite teda, čo im chcete sprístupniť.
Automatizácia nenačíta termín realizácie z obsahu e-mailu ani nevyberie obchodníka na základe jeho obsahu. Termín nastavíte ako +N dní a osobu určíte v recepte. Pred uložením použite „Testovať“: uvidíte, čo by pravidlo urobilo pri zodpovedajúcich udalostiach, bez vytvárania úloh a odosielania správ. História spustení uchováva 30 dní aj dôvody preskočenia e-mailov.
Ak vám dopyty prichádzajú z formulára, pozrite si aj príklad spracovania leadov z formulára. Tam AI pripraví poznámku o dopyte; tu má pravidlo predovšetkým zabezpečiť, aby mail dostal vlastníka a termín.
Platíte za licenciu a vlastné použitie AI, nie mesačne za každého obchodníka
Task Manager má trvalú licenciu platenú jednorazovo za zvolený počet staníc, bez predplatného na používateľa. AI vyžaduje váš API kľúč a je zúčtovávané priamo u zvoleného poskytovateľa modelu, bez prirážky Task Managera.
| Príklad výberu | Počet osôb | Cena licencie |
|---|---|---|
| Standard Starter | do 8 | 690 zł |
| Pro Classic | do 20 | 3 990 zł |
V oboch variantoch je Asistent AI na prácu s úlohami a chatmi. Pro navyše pridáva napríklad Poštu a Automatizácie potrebné pre scenár s e-mailom; ak zatiaľ chcete len písať návrhy a strážiť termíny pri úlohách, môžete začať so Standardom. Porovnanie variantov Standard a Pro vám pomôže tieto potreby oddeliť.
Cena licencie zahŕňa 12 mesiacov aktualizácií. Po tomto období je ďalší prístup k novým verziám voliteľný - pre Pro Classic stojí 1 197 zł. K účtu si pripočítajte vlastný hosting a prípadné použitie AI u OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude alebo xAI Grok. Program funguje aj bez AI.
Task Manager si inštalujete na vlastnom serveri; stačí bežný zdieľaný hosting spĺňajúci požiadavky aplikácie. Dáta aplikácie sú na vašom serveri, no keď sa pýtate Asistenta AI, obsah zvoleného zdroja sa odošle externému poskytovateľovi modelu. Pri ponukách obsahujúcich údaje klientov vyberajte zdroje s rozvahou.
Zajtra začnite jednou otvorenou ponukou
Zajtra si vyberte jednu ponuku, pri ktorej čakáte na odpoveď, a založte úlohu s dátumom ďalšieho kontaktu. Doplňte známe dohody, požiadajte Asistenta AI o návrh správy a o pripomienku deň pred termínom - a skontrolujte, či ste potvrdili jej uloženie.
Ak vediete malý tím, chcete mať dáta aplikácie na vlastnom serveri a neplatiť predplatné za každé pracovné miesto, pozrite si tento postup v Demo.
Najčastejšie otázky
Napíše mi AI ponuku za mňa?
Asistent AI pripraví náčrt z dostupného obsahu vlákna úlohy alebo chatu a môže ho zostaviť do súboru Word, PDF alebo HTML. Cenu, rozsah a podmienky si overíte sami pred odoslaním.
Odošle Asistent AI mail klientovi sám?
Nie, mail pripravený Asistentom AI vždy vyžaduje vaše potvrdenie. Odoslanie využíva vašu pripojenú schránku v module Pošta, dostupnom vo variante Pro; samostatnou cestou je recept Automatizácií, ktorý si sami zapíšete a ktorý odošle e-mail výlučne z vašej schránky.
Ako nastaviť follow-up, aby sa posúval spolu s termínom?
Požiadajte Asistenta AI o pripomienku pripnutú k termínu úlohy, napríklad „deň pred termínom“, a potvrďte ju tlačidlom „Áno, vykonaj“. Po zmene termínu úlohy sa pripomienka posunie spolu s ním.
Môže mail so žiadosťou o ponuku automaticky založiť úlohu?
Áno, vo variante Pro môže recept Automatizácií vytvoriť úlohu po príchode e-mailu, ktorý spĺňa nastavené podmienky. V recepte určíte pracovný priestor, osobu a termín typu +N dní; program ich nevyberá z obsahu správy.
Nahradí mi AI v predaji CRM?
Task Manager nenahradí CRM, ak potrebujete predajný lievik, etapy obchodnej príležitosti alebo prognózu príjmov. Môžete však viesť záležitosti klientov ako úlohy s konverzáciou, zodpovednou osobou a termínom v pracovnom priestore Predaj.
Zdroje
Tím Task Managera - píšeme o tímovej práci, AI vo firme a poriadku v úlohách na príkladoch z Task Managera, programu inštalovaného na vlastnom serveri. Task Manager vyvíja od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používajú ho okrem iných Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna a Polpharma - pozrite si hodnotenia zákazníkov. Texty overujeme podľa dokumentácie a aktuálnej verzie programu.
